Відповідь
Взірцева колекція кадровика:
Перелік документів особової справи (далі — Перелік) та порядок її формування регламентують пункти 12-13 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила). Ці Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами незалежно від форм власності.
⇛ Які документи мають бути в особовій справі ⇚
Оскільки даний Перелік передбачає наявність в особовій справі копій наказів про прийняття та переведення на іншу роботу, то й в особовій справі працівника комерційного підприємства вони мають бути.
Усі особові справи включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковують не за номенклатурою, а за спеціальною обліковою формою — Журналом (або Книгою) обліку особових справ. Форму Журналу обліку особових справ підприємство визначає самостійно
Служба управління персоналом державного органу приділяє чимало часу роботі з особовими справами державних службовців. Щоб заощадити час кадровикам, ми підготували перелік документів та порядок ведення особових справ держслужбовців.
Основними обліковими документами особової справи працівника є внутрішній опис документів особової справи, особовий листок з обліку кадрів та доповнення до особового листка з обліку кадрів. Однак законодавчо унормовано лише форму внутрішнього опису. Зокрема, форму доповнення до особового листка з обліку кадрів підприємство розробляє самостійно.
Особовий листок по обліку кадрів — обов’язкова складова особової справи працівника. Зразок заповнення особового листка з обліку кадрів не має затвердженої законом типової форми. Саме тому у кадровиків виникають питання: що таке особовий листок з обліку кадрів, який бланк доповнення до особового листка з обліку кадрів, хто заповнює особовий листок з обліку кадрів. Щоб не витрачати час, скористайтеся бланком та зразком заповнення.
Вічне запитання з кадрової практики: чи долучати до особової справи згоду на обробку персональних даних… Відповідь — ні! Дізнайтесь: які документи можна і потрібно формувати до особової справи працівника, а чого у жодному разі там не має бути.
