Відповідь
Для повідомлення про початок відпустки чинними переліками не встановлено строку зберігання, тому строки зберігання визначають на підставі їх вивчення експертною комісією (ЕК) організації.
Функцію ЕК щодо визначення строків зберігання документів, які не встановлено діючими переліками документів зі строками зберігання, необхідно обов’язково передбачити у положенні про ЕК організації, яке повинно відповідати Типовому положенню про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженому наказом Мін’юсту від 19.06.2013 № 1227/5 або Рекомендаціям «Укладання положення про експертну комісію об’єднання громадян, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованим на приватній формі власності», схваленим нормативно-методичною комісією Державної архівної служби України (протокол засідання від 26.06.2013 № 2 (залежно від виду (статусу) організації).
Вам стане у пригоді онлайн-сервіс «Строки зберігання документів»
Оскільки строк зберігання справи «Документи (графіки відпусток, листування, довідки-виклики) про використання всіх видів відпусток» 1 рік, що встановлено пп. 515, 516 Переліку документів, що створюються в управлінській діяльності, затвердженого Наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 ), доцільно для повідомлення про початок відпустки також встановити строк зберігання 1 рік.
Складання описів справ — завершальний етап роботи з документами у поточному діловодстві. Кожен опис справ є одночасно і обліковим документом, і довідником щодо змісту документів, долучених до справ. Саме за описами справ документи кадрової служби передаються до архіву підприємства.
Журнал реєстрації трудових договорів належить до реєстраційно-облікових форм тривалого строку зберігання — 75 років. Бланк журналу реєстрації трудових договорів на підприємстві та для ФОПа знайдете у статті. Залишається лише скачати.
Завершення діловодного року — це завжди звітність, журнали з діловодства та перевірка ведення документообігу протягом року. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів завжди викликають низку питань: які загальні правила ведення діловодства, як має бути влаштована організація діловодства на підприємстві, де знайти реєстраційні форми діловода? Наші експерти підготували відповіді на ці та інші питання про ведення діловодства на підприємстві.
У статті описаний порядок передавання документів (справ) до архіву підприємства структурним підрозділом цього підприємства — відділом кадрів
З початком року — нові справи з документами, як потребують належного зберігання. Один зі способів — формувати справи у звичайних теках. Розказуємо, як правильно оформлювати такі теки
