Организация командировок руководителя: учитываем все нюансы

Общие основания командировки по Украине

Перед тем, как заняться организацией командировки руководителя, нужно выяснить все детали поездки. А именно такие, как:

• даты приезда и отъезда;

• удобное время прибытия и отправления;

• сопровождение руководителя другими сотрудниками;

• желаемый способ передвижения;

• места проведения встреч во время командировки.

Стоит узнать и о других предпочтениях руководителя, чтобы избежать недоразумений.

Выберите место для проживания руководителя во время командировки

Одним из важных моментов в подготовке руководителя к командировке, — выбор гостиницы, в которой остановиться ваш руководитель. Нужно узнать, в какой гостинице (номерах) привык останавливаться ваш руководитель. Может, у него есть любимый номер, который он постоянно бронирует.

Также необходимо учесть месторасположения выбранного отеля. Удобным вариантом для руководителя будет отель недалеко от делового центра или места встречи. И постарайтесь не экономить на отеле, поскольку удобное месторасположения сэкономит время и нервы вашего руководителя.

Если вы сами не можете определиться с выбором одной гостиницы, забронируйте несколько вариантов. А после того, как руководитель сделает выбор, снимите бронь с остальных.

Еще одним вариантом для проживания руководителя во время командировки есть арендованная квартира.

Но перед тем, как забронировать квартиру, важно почитать отзывы о хозяине, тщательно просмотреть фотографии. Также нужно уточнить, есть ли интернет (вай­-фай). И самое главное — спросите, где в момент приезда руководителя будет хозяин квартиры. Если он уезжает, обязательно возьмите его контактный телефон.

Купите билеты и зарегистрируйте руководителя на рейс

Приобрести билеты можно через сервисы бронирования. Но нужно внимательно прочесть условия оплаты и возврата билетов. Если ваша компания имеет договор с организацией, которая приобретает билеты по вашей заявке, тогда билеты оплачиваются по счетам. Это намного удобнее.

Когда билеты уже имеются, нужно зарегистрировать руководителя на рейс. При этом важно уточнить, где ему удобнее сидеть в самолете. Также не забудьте предупредить шефа о допустимом весе багажа.

Оформите визу

При оформлении визы руководителю, нужно ознакомиться с условиями выдачи виз и необходимым пакетом документов. Также рекомендуем вам позвонить в посольство. Информация на сайте может быть неактуальной.

Курьер, который отвозит документы в посольство, должен знать:

• название компании­партнера;
• цель поездки.

Уточните и график работы посольства. Это особенно важно, если командировка выпадает на новогодние, майские и другие праздники.

Перед подачей документов в посольство, обязательно проверьте загранпаспорт вашего руководителя. Если все страницы проштампованы, оформите ему второй паспорт.

Если вашему руководителю откроют шенгенскую визу, проследите за его временем пребывания в странах, на которые эта виза распространяется.

Для туристической визы можно запросить визовую поддержку у отеля. При заказе номера попросите прислать на электронную почту подтверждение для посольства. Оно выдается только на даты, указанные в брони. Сайты бронирования высылают такие подтверждения автоматически на указанный e­mail.

Для получения деловой визы необходимо приглашение от деловых партнеров или организаторов мероприятия.

Уточните наличия трансфера

За трансфер, в основном, отвечает встречающая сторона. Но стоит уточнить этот момент заранее.

Но если вы в этом не уверены, можете заказать такси или трансфер от гостиницы в аэропорт.

В случае, если ваш руководитель планирует перемещаться по городу, забронируйте автомобиль с водителем, учитывая предпочтения шефа по марке авто. В день приезда или накануне узнайте марку и номер автомобиля, имя водителя и его телефон. Сообщите эту информацию вашему руководителю.

Позаботьтесь об информационной поддержке

Перед командировкой руководителя необходимо оповестить о предстоящих событиях. Для этого подготовьте в полном объеме документы и необходимые материалы. Согласуйте с партнерами расписание встреч и переездов. Помните о возможной разнице во времени и климатических условиях.

Предоставьте руководителю заранее маршрут поездки для ознакомления. Информационные материалы и презентации продублируйте на флешке или диске. Соберите необходимый минимум канцелярских принадлежностей: ручки, блокноты, папки и т. д.

Заранее свяжитесь с принимающей стороной — партнерами или организаторами мероприятия. Вы и руководитель должны быть в курсе всех мероприятий, планируемых в командировке.

Если руководитель едет на переговоры, уточните:

• дату и время их проведения;
• предварительный список участников;
• нужны ли рекламные или информационные материалы;
• особенности дресс­кода (если прием проводится в ресторане).

У вас под рукой должны быть контактные данные принимающей стороны. Должности, фамилии, телефоны лиц, ответственных за мероприятия. Также поделитесь этой информацией с руководителем. Узнайте о людях, с которыми запланированы встречи. Это могут быть сведения из недавнего интервью партнера о его планах на будущее, интересах.

Эта информация важна для руководителя. При общении он найдет несколько точек соприкосновения и добьется лучших результатов.

Помимо рекламных и презентационных материалов вашему руководителю понадобятся:

• визитки на двух языках;
• набор сувенирной продукции с логотипами вашей компании.

Будьте осторожны с подарками. Просмотрите список участвующих во встрече партнеров. Проинформируйте руководителя, если кому­то из партнеров уже дарили тот или иной сувенир. Тогда подберите другой презент.

Бывает, что презентационные материалы для делового мероприятия нужно отправить заранее. Не тяните с отправкой, особенно если это отправка за границу. Современные курьерские службы обещают доставку за два-три дня. Однако вы не можете знать таможенные правила каждой страны. Лучше рассчитывать минимум на неделю.

Контролируйте ситуацию в компании после отправления руководителя в командировку

Все время пребывания шефа в командировке, вам постоянно необходимо иметь под рукой программу командировки. Здесь укажите:

• с сотрудниками каких компаний он встречается;
• время встреч;
• мероприятия, на которых он будет присутствовать.

Контролируйте решение задач, оставленных руководителем перед командировкой. Если шеф поинтересуется, какова ситуация в компании, вы всегда сможете дать ему исчерпывающий ответ.

После возвращения руководителя из командировки, проинформируйте его о возникших проблемах и ходе их решения. Не допускайте утери важных квитанций и чеков. Возьмите у руководителя все документы, подтверждающие командировочные расходы. Они пригодятся, чтобы оформить отчет. А также сделайте копии страниц паспорта с отметками.

После возвращения руководителя, спросите, что ему понравилось, а что нет. Так вы научитесь угадывать его желания и в следующий раз много из перечисленного сделаете сами.