Важный элемент во время проведения переговоров — угощения ваших гостей. Заранее необходимо узнать их пожелания и предпочтения. Эту информацию можно уточнить у секретаря или личного ассистента компании, которую представляет ваш гость.
Не забудьте уточнить, есть ли какие-то запреты на то или иное блюдо/напиток в силу конфессиональных или национальных традиций, может, кто-то является вегетарианцем, у кого-то может быть аллергия на определенные продукты. Это и будет протокольная подготовка переговоров.
Вода — это жизнь! Не забывайте подать ее на стол переговоров. Лучше подавать негазированную воду в стеклянных бутылках, рядок с которыми кладут ключ для открывания. Также на подносе необходимо ставить вверх дном фужеры/стаканы для воды.
Подавать угощения нужно в таком порядке: сначала угощение или чашку с напитком подают председателю прибывшей делегации, затем — главе вашей делегации, затем — гостям и только в последнюю очередь — своим сотрудникам, пришедшим на переговоры.
При подаче кофе или чая, обратите внимания на то, чтобы чашка и блюдце были из хорошего сервиза и обязательно одинаковыми для всех участников переговоров. Чашка с чаем должна быть заполнена на3/5, чайная ложка находится либо за чашкой ручкой вправо, либо перпендикулярно по отношению к ручке чашки (тоже справа). Чашечки для кофе обычно меньше, чем чайные, и стенки их более толстые. Если подается кофе «эспрессо», ложечки должны быть небольшие, или «капуччино», то к нему подают одноименные ложечки или чайные.
Существует несколько форматов угощения гостей во время переговоров — подача угощения на стол переговоров и кофе-брейк.
Согласно традиции, участникам переговоров подают угощение на стол, за которым они сидят. Это чай и кофе, кусковой сахар в сахарнице, к нему — щипчики, нарезанный лимон на отдельном блюдце — к нему двузубая вилочка, конфеты либо в коробке, либо в вазочке (в обертке), сухое печенье.
Порядок подачи напитков на стол переговоров таков: если чашку с напитком персона берет с подноса сама, то ее подают с левой стороны, если кофеледи или секретарь ставит чашки на стол самостоятельно, то с правой стороны. Убирают использованную посуду с левой стороны от персоны.
Сегодня во время переговоров принят и другой формат угощения: кофе-пауза, кофе-брейк. Во время такого мероприятия участники переговоров встают из-за столов и подходят к столикам вне зала переговоров. Но чаще угощение стоит на стойках в этом же помещении, куда его приносят в определенный момент по договоренности с руководителем или в соответствии с планом — через определенное время.
Во время кофе-паузы или кофе-брейка предлагаются: кофе из кофемашины либо растворимый, пакетированный чай разных видов (черный, зеленый и т. п.), сахар, канапе, бутерброды, пирожки, пирожные.
Не забывайте подготовить емкость для мусора, куда можно будет выбросить использованные пакетики от чая, остатки пищи и пр.
Если на переговоры прибудут гости, которые окажутся курильщиками, им необходимо показать специальное место для курения. Гостям можно объяснить, где находиться это место, или провести их туда.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
