Прес-реліз це основний документ для взаємодії підприємства із засобами масової інформації. Головною підставою для складання прес-релізу є ознайомлення якомога ширшої аудиторії через ЗМІ із значимою для організації подією.
Подія, яку варто висвітлити у ЗМІ, має відповідати таким критеріям:
- викликає інтерес у широкого кола людей;
- походить із джерел, що заслуговують на увагу;
- стосується нещодавніх подій або тих, що відбудуться незабаром;
- пов’язана з певним відкриттям, із захистом інтересів громадян.
До написання прес-релізу немає єдиних конкретних вимог, оскільки різні теми вимагатимуть і різного підходу до їх викладу. Наприклад, інформація про створення підприємства відрізнятиметься від відкриття у медицині нових ліків, оскільки останнє вимагатиме конкретики і достовірності.
Отже, складаючи прес-реліз, важливо бути добре обізнаним та поінформованим із предметом викладу.
Виділяють такі етапи складання прес-релізу:
1. Вибір потенційної аудиторії та головної мети — врахування специфіки видання та викладу актуальної, суспільно значимої інформації.
2. Робота над текстом та оформлення — анонс певної події, важлива й актуальна оперативна інформація про діяльність організації, її продукцію, послуги тощо.
3. Тиражування. Із цією метою зазвичай послуговуються електронною поштою. Для того щоб прес-реліз зацікавив адресата, необхідно забезпечити відповідність електронного листа правилам етикету — перевірити наявність заголовків, прийнятний обсяг документа, перевірка на віруси тощо.
Готуючи прес-реліз, необхідно структуровано та чітко викладати інформацію. Практикою вироблено чітку структуру прес-релізу. Виокремлюють такі основні реквізити прес-релізу:
- емблема організації;
- найменування організації;
- дата документа (дата видання);
- місце складення;
- назва виду документа — ПРЕС-РЕЛІЗ;
- заголовок — має бути інтригуючим у формі запитання, твердження;
- текст.
До відома!
Приклад оформлення прес-релізу та інших довідково-інформаційних документів — у е-журналі «Кадровик-01»
Текст прес-релізу має містити відомості про зміст події, її організаторів, місце та час проведення, причини та значення події. Складаючи текст, можна користуватися таким планом, відповідаючи на запитання:
- що?
- хто?
- де?
- коли?
- чому?
За обсягом прес-реліз не має бути більшим однієї сторінки формату А4. Якщо цей обсяг перевищено, бажано розділити його на підзаголови, виділивши головні пункти.
Не бажано в прес-релізі використовувати абревіатури та скорочення, окрім загальновживаних.
У прес-релізі варто розкривати лише один інформаційний привід. Оскільки декілька інформаційних приводів заважають читачеві зосередитися на головному.
Дбайте про якість прес-релізу, адже з його допомогою формуватиметься сприятливе інформаційне середовище для подальшої ефективної роботи.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
