Зазвичай резолюція ставиться безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту (а не під кутом). Проте, якщо на основному документі немає вільного місця, резолюцію можна складати на окремому аркуші або спеціальному бланку для резолюції.
Резолюція складається з таких основних елементів:
- прізвище (прізвища) виконавця у давальному відмінку та ініціали;
- зміст доручення;
- строк виконання;
- особистий підпис керівника;
- дата складання резолюції.
Умовно можна виділити два типи резолюцій:
- резолюція-підтвердження — складають, якщо документ не потребує дій з боку працівників;
- резолюція-розгляд — складають, якщо документ потребує вжиття заходів або передаватиметься працівникам на розгляд.
Як і більшість розпорядчих документів, резолюція має бути чіткою, лаконічно та конкретною. Важливо, щоб резолюція мала адресата. Керівник може самостійно прийняти остаточне рішення або вказати працівника, який прийме остаточне рішення.
Якщо резолюція стосується стандартних ситуацій і типових строків виконання, складати її можна за спрощеною формою, вказуючи лише виконавця, підпис та дату.
У випадку, якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то відповідальною за виконання документа й організацію роботи інших співвиконавців є особа, зазначена першою.
Як зберігати резолюції
Резолюції на бланках необхідно зберігати разом із основним документом, прикріплюючи резолюцію поверх цього документа.
Прикріплювати бланки резолюції до справ варто за допомогою канцелярських скріпок. Оскільки під час експертизи цінності документів у діловодстві металеві скріплення вилучаються, а це може пошкодити матеріальну основу документа.
Водночас резолюції на бланках та документи тимчасового строку зберігання можна скріплювати канцелярськими скобами.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
