Организационная структура компании иногда требует подчиняться нескольким руководителям. Помощнику руководителя важно знать, как устроена его компания. Для этого структуру подчинения желательно иметь перед глазами, чтобы в любой момент уточнить, кто и в кого находится в подчинении.
Если у вас несколько начальников — изучите их всех. Вы должны знать не только формальные стороны. Например, кто, кому и в какой степени подчиняется и кто может давать вам указания. Но и неформальные — привычки, слабые и сильные стороны и т. д. Это поможет вам работать, не задавая лишних вопросов.
Одним из распространенных мифов есть то, что человек одновременно может справляться со многими задачами. Учеными было доказано, что при одновременном выполнении нескольких заданий, человек на 60-70 % медленнее справляется, чем при поочередной работе.
Так как же справиться с многозадачностью?
- Прежде всего, нужно выполнять только одно задание в одну единицу времени.
- Если вас прерывают, зафиксируйте момент, на котором вы остановились. Запишите вашу мысль, пометьте место в электронной таблице, где вы прекратили проверку, и т. д. Можно в это время попросить собеседника подождать несколько секунд». После этого переключайтесь на другое дело. Когда вы его закончите, вам не надо будет вспоминать, на чем вы остановились. Так вы избавите себя от стресса, ошибок и потери эффективности.
- Создайте свою систему порядка. И вам не придется в спешке каждый раз искать одно и то же. Часто используемые номера телефонов напечатайте на листе бумаги. Можно их поместить в отдельную группу в записной книжке смартфона. Поддерживайте порядок в телефоне, компьютере и своей сумочке. Это сбережет вам те самые секунды, которых порой не хватает.
- Планируйте свою работу. Однотипные дела по возможности объединяйте в крупные блоки. На то, чтобы сконцентрироваться и войти в рабочее состояние, каждый раз требуется разное время. И состояния вам нужны будут разные.
- Учитесь говорить «нет». Иначе все сотрудники начнут перекладывать на вас свою работу.
Итак, если вам уже дали задания несколько руководителей, и каждое из них «срочное», предлагаем вам действовать по такой схеме:
- Запишите все задания.
- Оцените затраты времени и ресурсов для их выполнения.
- Уточните, действительно ли все дела важные и срочные. Менее срочные дела выполните позже. Не путайте важность со срочностью. Просрочка важного дела влечет неприятные последствия.
- Первым сделайте то дело, которое можно выполнить быстро, — менее чем за две минуты.
- Если вы не успеете все сделать вовремя, узнайте у непосредственного начальника, что выполнять в первую очередь. Как вариант — согласуйте с другими руководителями перенос их заданий. В случае. Если это невозможно, поищите в команде человека, который вам поможет. Но ни в коем случае не скрывайте факт, что не успеваете. Иначе вы подведете всех.
- Не спешите. В спешке результат получается менее качественным.
- Когда аврал закончится, проанализируйте ситуацию. Почему она возникла? Кто виноват? Не возлагали ли вы на себя чужие обязанности? Сделайте выводы на будущее.
- Период затишья используйте для создания «задела» в работе.
И помните, что роботу нужно выполнять своевременно, а не идеально.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
