Сумлінне ставлення до роботи з документами — запорука успішної діяльності компанії. Оскільки бездоганне оформлення документів стане візитівкою компанії, що надалі складатиме таке саме враження партнерів про її діяльність.
Насамперед варто подбати про організацію діловодства. Виокремлюють три форми організації діловодства:
- централізована — передбачає, що усі операції з опрацювання документів здійснюються в службі діловодства. У невеликих компаніях їх виконує секретар. Інтелектуальна робота зі створення проектів документів провадиться в структурних підрозділах;
- децентралізована — передбачає, що кожен структурний підрозділ самостійно організовує діловодство, виконує весь комплекс технічних операцій з опрацювання документів. Відповідно, у підрозділах передбачають наявність фахівців із діловодства;
- змішана — передбачає часткову централізацію та розподіл обов’язків з опрацювання документів між службою діловодства та структурними підрозділами.
Найпоширенішою є змішана форма організації діловодства. Тому працівники підрозділів повинні мати хоча б базові знання у сфері роботи з документами. І чим вища посада, тим ширшою має бути відповідна компетенція.
Організацію роботи з документами в структурному підрозділі можна доручити окремим працівникам. Однак відповідальність за систематизацію та збереженість документів несе керівник підрозділу.
Служба діловодства має подбати про інформаційне забезпечення. Для зручності та комфортної роботи з документами варто розробити зразки та шаблони (з усіма нормативними вимогами до них) найпоширеніших документів. Ці документи мають бути у вільному доступі для усіх працівників.
Важливо також надати працівникам доступ до актуальної версії інструкції з діловодства та інших нормативно-правових актів, що регламентують діловодство та архівну справу.
Якщо компанія має можливість, добре було б створити корпоративний портал, на якому можна розміщувати необхідні документи та обмінюватися актуальною інформацією.
Інформувати працівників про вимоги до роботи з документами можна у формі інструктажів нових працівників. Можливість та порядок проведення інструктажів варто узгодити зі службою персоналу.
Рекомендуємо розробити пам’ятку з тезами вступного інструктажу, а також із відомостями про те, де можна отримати актуальну версію інструкції з діловодства, шаблони, зразки та бланки документів.
Приклад оформлення пам’ятки з питань організації діловодства для нових працівників та багато інших прикладів — у е-журналі «Кадровик-01»
Секретар чи працівник служби діловодства має здійснювати контроль за веденням діловодства. Зокрема виокремлюють три основні форми контролю:
- контроль за додержанням вимог до оформлення документів;
- контроль за виконанням доручень;
- контроль за станом діловодства в підрозділах;
Створення документів — не єдиний аспект документної роботи підрозділів. Заходи з контролю, навчання та оптимізації необхідні й в інших напрямах.
Адміністративна, офісна діяльність потребує сумлінного ставлення до роботи з документами від усіх працівників. На жаль, далеко не всі усвідомлюють це або мають належні знання й досвід. Завдання секретаря, служби діловодства — допомогти колегам, підготувавши відповідне нормативно-методичне забезпечення. Контроль за діловодними процесами та вжиття коригувальних заходів закріплять успіх.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
