Кадровий облік працівників за кордоном
Працівник може вважатися таким, що перебуває за кордоном, якщо:
- він фактично виїхав із України та проживає в іншій країні;
- працює дистанційно з-за кордону;
- перебуває там у тривалій відпустці чи відрядженні;
- тимчасово не може повернутися в Україну, але трудові відносини тривають.
При цьому місце перебування не припиняє трудові відносини та не скасовує обов’язків роботодавця. У даному аспекті врахуйте різницю між обліком працівників за кордоном і тимчасово відряджених. Відтак, працівники за кордоном — це співробітники, які тимчасово чи постійно перебувають у іншій країні, працюють дистанційно, перебувають у тривалій відпустці або через інші обставини. Вони залишаються у штаті підприємства на постійній основі, їхній кадровий облік і військовий облік ведеться так само, як і для працівників в Україні, включно з внесенням у «Резерв+» та веденням табеля робочого часу відповідно до погодженого режиму. Працівник за кордоном може змінювати свої персональні дані дистанційно, а кадровик відповідає за правильність відображення статусу, режиму роботи та контактної інформації.
Тимчасово відряджені працівники — це ті, кого на певний термін офіційно направили в інше місто чи країну для виконання службових завдань. Вони залишаються в штаті, але облік ведеться окремо щодо часу та місця виконання роботи, з урахуванням специфіки відрядження: дати початку і закінчення, додаткових витрат, спеціальних завдань. Військовий облік та кадрові документи зазвичай не змінюються, а табель обліку робочого часу коригується відповідно до фактичного перебування у відрядженні. Таким чином, ключова різниця полягає в статусі перебування та тривалості: працівники за кордоном можуть залишатися віддаленими довгостроково або на постійній основі, тоді як відрядження завжди тимчасове, з конкретними цілями та термінами, що визначає особливості обліку та звітності.
Кадровик повинен забезпечувати повний і безперервний кадровий супровід працівника, який перебуває за кордоном, так само як і будь-якого іншого співробітника. Для цього необхідно зберігати всі заяви працівника щодо його статусу перебування за межами України, фіксувати узгоджений режим роботи — дистанційний, відпустку, періоди тимчасової відсутності чи інші варіанти, — а також регулярно оновлювати його контактні дані, щоб роботодавець мав актуальний зв’язок.
Важливо періодично перевіряти відповідність відомостей про працівника, внесених у систему «Резерв+», і за потреби коригувати їх відповідно до заяв та документів. Кадровик також повинен готувати внутрішні довідки керівництву про фактичний статус співробітника і ведення ним обліку, забезпечуючи прозорість кадрових процесів. Ведення табеля обліку робочого часу має здійснюватися відповідно до погодженого режиму роботи працівника, незалежно від того, перебуває він у країні чи за кордоном. Працівник, який працює з-за кордону, залишається повноцінним членом штату, тому має відображатися у табелі, кадрових документах та бланках обліку на загальних підставах.
«Резерв+»: облік працівників за кордоном
Працівники, які перебувають за кордоном, не знімаються з військового обліку автоматично, тому роботодавець і надалі здійснює їхній військовий облік на загальних підставах. Це означає, що такі працівники включаються до списків військовозобов’язаних підприємства, а всі необхідні відомості про них роботодавець подає через систему «Резерв+», дотримуючись встановлених вимог та строків. Окремою важливою функцією є нагадування працівнику про необхідність самостійно оновлювати особисті дані у власному кабінеті в «Резерв+», адже саме працівник відповідає за актуальність своїх персональних відомостей. При цьому перебування за кордоном не перешкоджає виконанню цього обов’язку: працівник має можливість дистанційно змінювати чи доповнювати інформацію у системі, забезпечуючи коректність свого військового обліку та синхронність даних роботодавця й державних реєстрів.
Як внести працівника у Резерв+, якщо він за кордоном
Зверніть увагу, що «Резерв+» дає можливість лише оновлювати дані, але не ставати на військовий облік. Водночас деякі громадяни України можуть не перебувати на військовому обліку. Це стосується, наприклад, чоловіків, яким виповнилося 17 років, коли вони перебували за кордоном або чоловіків, які офіційно пройшли процедуру вибуття за кордон на постійне місце проживання і відповідно знялися з військового обліку.
Після введення своїх даних у людини, яка не стоїть на військовому обліку, може з’явитися статус «у розшуку». Раніше повідомлялося, що таким людям треба повернутися в Україну і звернутися до ТЦК, щоб оновити дані. Однак 7 червня 2024 року Кабмін ухвалив постанову №675 «Про внесення змін до порядків, затверджених постановами Кабінету Міністрів України від 30 грудня 2022 р. № 1487 і від 16 травня 2024 р. № 560», яка це змінила. Зараз на військовий облік можна буде стати через закордонні дипломатичні установи України для чоловіків, які перебувають не в Україні понад три місяці. Тобто чоловіки можуть ставати на облік без особистої присутності у районному територіальному центрі комплектування та соціальної підтримки.
Що ж до військового обліку на підприємстві, то роботодавець усе одно може внести дані працівника, що перебуває за кордоном до системи «Резерв+», оскільки процедура для кадровиків не відрізняється від стандартної. Важливо лише мати актуальні відомості, підтверджені заявою працівника або наданими ним документами.
Роботодавець вносить працівника в «Резерв+» на підставі кадрових документів — наказу про прийняття на роботу, копій військово-облікових документів та інформації, яку працівник оновив або підтвердив. Далі сформуйте картку військовозобов’язаного, додаючи контактні дані, актуальне місце перебування (якщо працівник його задекларував) і подайте інформацію до системи як звичайну реєстрацію. Після внесення працівника, нагадайте йому оновити чи перевірити свої відомості у власному профілі «Резерв+», оскільки саме працівник дистанційно вказує або коригує особисту інформацію — адресу перебування, контакти, дані військово-облікових документів. Таким чином, перебування працівника за кордоном не перешкоджає його реєстрації, адже роботодавець виконує формальні облікові дії, а сам працівник забезпечує актуальність персональних даних у системі.
Чекліст кадровика: таблиця обліку працівників за кордоном
№ | Дія | Пояснення / Коментар |
1 | Уточнити статус працівника | З’ясувати, чи працівник перебуває у відрядженні, працює дистанційно або виїхав самостійно — це впливає на порядок обліку. |
2 | Оновити кадрові документи | Перевірити особову картку, наявність наказу про дистанційну роботу (якщо оформлено), зміни у трудовому договорі та інші кадрові документи. |
3 | Перевірити військовий облік | З’ясувати, чи працівник стоїть на військовому обліку, зафіксувати його поточне місце перебування та статус у «Резерв+». |
4 | Внести дані у систему «Резерв+» | Внести або оновити інформацію про працівників, які перебувають за кордоном, із зазначенням дати виїзду та актуальних контактних даних. |
5 | Повідомити ТЦК (за потреби) | Якщо працівник змінює місце проживання або перебування, повідомити територіальний центр комплектування у встановленому порядку. |
6 | Зберегти підтверджувальні документи | Зберегти копії наказів, заяв працівника, довідок або скріншоти підтвердження внесення даних у «Резерв+» для внутрішнього обліку та перевірок. |
7 | Перевірити актуальність даних перед звітністю | Упевнитися, що всі зміни відображено в системі, щоб уникнути зауважень під час перевірок та формування звітності. |
