До архіву передають зведену справу карток П-2. Картки в ній розміщують за алфавітом, вилучають металеві скріплення, що використовували в поточному діловодстві.
Товщина справи не повинна перевищувати 40 мм. Якщо виходить більше — справу поділяють на томи.
Аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті лицьового боку картки простим м’яким олівцем.
Можна нумерувати аркуші й механічним нумератором. Але застосовувати чорнила, пасту, кольорові олівці для нумерації аркушів заборонено.
Якщо справа з особовими картками сформована у кілька томів, то нумерують кожний том окремо.
Якщо упродовж роботи працівника особову картку доповнювали додатковими сторінками (картками) для продовження записів, то ці додаткові аркуші також нумеруються.
До зведеної справи особових карток складають внутрішній опис — на окремому аркуші.
В описі — по суті змісті справи — мають бути порядковий номер кожної картки; прізвище, ініціали працівників; номери аркушів справи, на яких розташовано документ.
До внутрішнього опису додається підсумковий запис, у якому цифрами та словами зазначають кількість карток.
Внутрішній опис документів у справі також нумерується, але окремо від самих карток.
Кількість аркушів у справі з картками та інші особливості вказують у засвідчувальному написі. Його оформлюють на окремому аркуші. Аркуш виготовляють на комп’ютері, розміщують наприкінці справи після всіх карток.
У засвідчувальному написі цифрами та словами зазначають кількість аркушів у справі та окремо, через знак «+» (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.
У засвідчувальному написі фіксують окремі особливості нумерації аркушів, зокрема літерні чи пропущені номери аркушів.
Хоча процес нумерації вимагає особливої уваги, інколи трапляються помилки: номер аркуша може бути випадково пропущено, наприклад 98, 99, 101, або під час нумерації один і той самий номер може бути надано двом аркушам, що йдуть поспіль. У такому разі до номера, що повторюється, додається літера «а».
Відтак справу оправляють у тверду палітурку із безкислотного картону. Розмір обкладинки 230 × 320 мм.
Після цього оформлюють обкладинку справи.
На обкладинці справи (зразок) зазначають:
- код за ЄДРПОУ;
- повне найменування підприємства;
- номери справи та тому (якщо справа складається з кількох томів);
- заголовок справи;
- рік, за який до справи уміщено особові картки;
- кількість аркушів справи;
- строк зберігання справи (75 років).
Номер справи — це номер, визначений у номенклатурі справ на відповідний рік. Якщо за один рік з особовими картками сформовано дві і більше справ, зазначають номери томів: том 1, том 2 і т. д.
Написи на обкладинці роблять світлостійким чорнилом або пастою.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
