Номенклатура справ на 2019 рік: правила складання та зразок

15 листопада! Номенклатура справ на наступний рік має бути розроблена! Кожен фахівець, відповідальний за її складання, закарбував це правило у пам’яті. Заощадьте свій час, — скористайтеся примірним зразком від експертів та правилами складання номенклатури справ на 2019 рік.

Номенклатура справ 2022

Як оформляти документи за ДСТУ 4163:2020

Номенклатура справ — обов’язкова облікова форма відділу кадрів. Створюють її усі підприємства — і державні, і акціонерні, і ТОВ і т. д.

Номенклатура справ 2019 має форму документ-таблиці, що містить:

  • перелік заголовків справ, які формує та зберігає відділ;
  • строки зберігання справ.

До відома!

Типова форма номенклатури справ підрозділу внормована в Додатку 11 до Правил № 1000/5. За потреби — скачайте її форму.

Закриття номенклатури справ

Номенклатура справ на 2019 рік від експертів журналу «Кадровик-01» — це орієнтир для вас. Звісно, не усі справи будуть у вашій номенклатурі, натомість будуть інші справи, зумовлені специфікою підприємства.

Зразок номенклатури справ 2019

Номенклатура справ 2019СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Номенклатура справ на 2019 рік: правила складання та зразок

Увага!

Обов’язкові справи у номенклатурі справ на 2019 рік виділені кольором.


⚡ ТОП-5 консультацій ⚡


Як оформити підсумковий запис до номенклатури справ кадрової служби за поточний рік?

Номенклатура справ на 2019 рік: правила складання та зразок
Ірина Іванченкошеф-редактор системи «Експертус Кадри», журналів «Кадровик-01» та «Довідник секретаря та офіс-менеджера»
Після формування справ у томи, оформіть підсумковий запис до номенклатури справ служби за поточний рік.

Індекс справи

Кожній справі в номенклатурі відповідає певний індекс. Складові індексу:

індекс відділу кадрів за штатним розписом або класифікатором підрозділів

+

порядковий номер справи в межах підрозділу

Приклад

05-10, де 05 — індекс відділу кадрів за класифікатором підрозділів підприємства, а 10 — порядковий номер справи. Або: 04.1-08, де 04.1 — індекс відділу кадрів у складі Адміністративного управління, а 08 — порядковий номер справи.

Особові справи із 2018 року ведемо по-новому

Правила складання номенклатури справ 2019

Правила складання номенклатури справ єдині для усіх підрозділів. Містить їх глава 1 розділу IV «Систематизація та зберігання документів у діловодстві» Правил № 1000/5. Проте для відділу кадрів є відмінності. Трудові книжки, особові справи, особові картки, письмові трудові договори зазначайте в номенклатурі:

  • за видами;
  • під окремими індексами для кожного виду.

Приклад

  • 05-33 «Трудові книжки працівників»;
  • 05-30 «Особові картки працівників».

Якщо ви «новачок» у кадровій справі і номенклатура справ на 2019 рік буде для вас першою, будьте уважні до особливих позначок у номенклатурі справ.

Позначка в номенклатурі

Що означає

Доки не мине потреба

Такий строк вказуйте в номенклатурі для справ, сформованих із тиражованих копій документів — незалежно від строку зберігання оригіналів. Не робіть посилання на статтю відповідного переліку документів із зазначенням строків зберігання (п. 13 розд. 1 глави IV Правил № 1000/5)

ЕПК

Рішення про внесення до НАФ, тобто про встановлення строку зберігання «Постійно», або про знищення документів для організацій — джерел формування НАФ ухвалюють експертно-перевірні комісії державного архіву (п. 2.8 Переліку № 578/5)

ЕК

Строк зберігання визначає експертна комісія підприємства


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"

зміст

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на вебінар «10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві», який відбудеться 7 березня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — обов’язки відповідального за ведення військового обліку, оповіщення про виклик до ТЦК працівників, які відсутні через відрядження, відпустку, хворобу, призупинення трудового договору. Також відповіді на важливі питання: як вести списки персонального військового обліку: сумісники, працівники, яким виповнилося 27 років, працівники, які відмовляються надати інформацію, як роботодавцям реагувати на вимоги ТЦК та СП, який документ підтверджує, що працівник був у ТЦК, чи вимагати його від працівника.

Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді