Номенклатура справ — обов’язкова облікова форма відділу кадрів. Створюють її усі підприємства — і державні, і акціонерні, і ТОВ і т. д.
Номенклатура справ 2019 має форму документ-таблиці, що містить:
- перелік заголовків справ, які формує та зберігає відділ;
- строки зберігання справ.
Номенклатура справ на 2019 рік від експертів журналу «Кадровик-01» — це орієнтир для вас. Звісно, не усі справи будуть у вашій номенклатурі, натомість будуть інші справи, зумовлені специфікою підприємства.
Зразок номенклатури справ 2019
Індекс справи
Кожній справі в номенклатурі відповідає певний індекс. Складові індексу:
індекс відділу кадрів за штатним розписом або класифікатором підрозділів
+
порядковий номер справи в межах підрозділу
➤ Особові справи із 2018 року ведемо по-новому
Правила складання номенклатури справ 2019
Правила складання номенклатури справ єдині для усіх підрозділів. Містить їх глава 1 розділу IV «Систематизація та зберігання документів у діловодстві» Правил № 1000/5. Проте для відділу кадрів є відмінності. Трудові книжки, особові справи, особові картки, письмові трудові договори зазначайте в номенклатурі:
- за видами;
- під окремими індексами для кожного виду.
Якщо ви «новачок» у кадровій справі і номенклатура справ на 2019 рік буде для вас першою, будьте уважні до особливих позначок у номенклатурі справ.
Позначка в номенклатурі | Що означає |
Доки не мине потреба | Такий строк вказуйте в номенклатурі для справ, сформованих із тиражованих копій документів — незалежно від строку зберігання оригіналів. Не робіть посилання на статтю відповідного переліку документів із зазначенням строків зберігання (п. 13 розд. 1 глави IV Правил № 1000/5) |
ЕПК | Рішення про внесення до НАФ, тобто про встановлення строку зберігання «Постійно», або про знищення документів для організацій — джерел формування НАФ ухвалюють експертно-перевірні комісії державного архіву (п. 2.8 Переліку № 578/5) |
ЕК | Строк зберігання визначає експертна комісія підприємства |
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
