Номенклатура справ — обов’язковий для всіх підприємств, установ, організацій (далі — організація) систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ. Наявність номенклатур справ у кожній організації прямо передбачена законодавством.
Наприкінці року номенклатура справ організації обов’язково закривається (п. 20 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5). Перед цим закривають номенклатури справ підрозділів.
Закриттю номенклатури справ має передувати перевірка справ за такими напрямами:
- наявність справ, заголовки яких передбачено затвердженою номенклатурою справ;
- наявність додатково сформованих справ, не передбачених номенклатурою;
- відповідність справ вимозі щодо максимального обсягу.
Перевірка в підрозділах наявності справ, передбачених номенклатурою
Трапляється, передбачена номенклатурою справа з певних причин так і не була створена. У цьому разі наприкінці року в графі 5 «Примітка» номенклатури справ роблять запис: Справа не заводилася.
Виявлення та фіксація в номенклатурах додатково сформованих справ
Заголовки додатково сформованих справ, не передбачених затвердженою номенклатурою, вносять:
- до робочих примірників номенклатур — зведеної, структурних підрозділів;
- від руки;
- послуговуючись резервними номерами, передбаченими на етапі створення номенклатури справ.
Нагадаємо: номенклатури справ створюють у кількох примірниках, з-поміж яких є робочі й недоторкані. Організації, що належать до джерел формування Національного архівного фонду (НАФ), створюють номенклатури справ у чотирьох примірниках: перший (недоторканний) зберігається у службі діловодства, другий — використовується службою діловодства як робочий, третій — передається до архіву організації для здійснення контролю за формуванням справ у підрозділах, четвертий — надсилається до відповідної державної архівної установи. Організації, що не є джерелами формування НАФ, складають зведену номенклатуру справ установи у трьох примірниках (за відсутності органу вищого рівня). Номенклатури справ підрозділів складають у двох примірниках, один із яких передають службі діловодства (пп. 17, 18 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).
При нестачі резервних номерів записи про додатково сформовані справи оформлюють на окремих аркушах, які долучають до робочих примірників номенклатур.
Внесення додаткових записів до робочого примірника затвердженої номенклатури справ слід обов’язково погодити з керівником служби діловодства, який підписував зведену номенклатуру справ перед її направленням директору організації для затвердження.
Перевірка відповідності створених справ вимозі щодо максимального обсягу справи
За обсягом справа постійного або тривалого (понад 10 років) строку зберігання не має перевищувати 250 аркушів чи 40 мм завтовшки (п. 2 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5).
Справи, обсяг яких перевищує нормативний показник, розділяють на томи.
Відтак працівники, відповідальні за діловодство в структурних підрозділах, заповнюють графу 3 «Кількість справ (томів, частин)» відповідних номенклатур. Наприклад:
Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
03-05 | Накази директора товариства з кадрових питань тривалого строку зберігання | 2 | 75 р. ст. 16-б | |
... | ... | ... | ... | |
03-26 | Особові картки працівників (у т. ч. тимчасових і сумісників; типова форма № П-2), звільнених у 2015 році | 3 | 75 р. ст. 499 | |
... | ... | ... | ... | |
03-37 | Листування з навчальними закладами про умови оплати за навчання | 1 | 3 р. ст. 524 | |
03-38 | Журнали реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання | 1 | 75 р. ст. 121-б | |
... | ... | ... | ... |
Визначення загальної кількості справ у підрозділі та оформлення підсумкового запису в номенклатурі справ структурного підрозділу
Після перевірки справ, заведених у структурному підрозділі протягом діловодного року, підраховують їх загальну кількість, спираючись на дані графи 3 номенклатури. Відтак оформляють підсумковий запис номенклатури справ структурного підрозділу.
Зразок оформлення підсумкового запису номенклатури справ структурного підрозділу
*Цю графу заповнюють, якщо організація є джерелом формування Національного архівного фонду.
***Цей рядок заповнюють, якщо організація є джерелом формування Національного архівного фонду і під час її діяльності створюються документи постійного строку зберігання.
Підсумкові дані про категорії та кількість справ у структурному підрозділі передають до служби діловодства організації.
Узагальнення даних структурних підрозділів та унесення підсумкового запису до зведеної номенклатури справ
Отримавши дані структурних підрозділів, служба діловодства:
- вносить уточнення до зведеної номенклатури справ;
- заповнює графу 3 зведеної номенклатури справ;
- складає підсумковий запис до зведеної номенклатури справ.
Зразок оформлення підсумкового запису зведеної номенклатури справ
Підсумкові дані зі зведеної номенклатури справ передають до архівного підрозділу організації — для планування роботи з приймання в архів документів структурних підрозділів.
Зберігання закритої номенклатури справ
Закриту номенклатуру справ структурного підрозділу зберігають у цьому ж підрозділі протягом трьох років після заміни її новою, але за умови передавання справ в архів організації (ст. 112-в Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5; далі — Перелік № 578/5).
Закриту зведену номенклатуру справ організації зберігають 5 років у службі діловодства, яка відповідала за створення цього документа, після заміни новою та за умови складання зведених описів справ (ст. 112-а Переліку № 578/5).
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
