Порядок формування документів у справи

1

Вміщуйте у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі

2

Групуйте у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ

3

Вміщуйте у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів

4

Не допускайте включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню

5

Групуйте окремо у справи документи постійного (тривалого понад 10 років) і тимчасового зберігання

6

Стежте за тим, аби за обсягом справа не перевищувала 250 аркушів (30–40 мм завтовшки)

7

Розміщуйте документи у середині справи так, щоб вони за своїм змістом послідовно висвітлювали певні питання. При цьому документи розміщують у хронологічному порядку або за алфавітом авторів чи кореспондентів, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші в логічній послідовності

8

Не забувайте, що положення, правила, інструкції, методичні рекомендації тощо, затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), є додатками до них. Вони вміщуються в справи разом із цими документами, що зберігаються в службі діловодства, а в кадровій службі зберігатимуть, у разі потреби, їх копії. Однак, якщо ці документи затверджені керівником організації як самостійні документи (положення про службу кадрів, посадові інструкції, до яких застосовано гриф затвердження), їх групують в окремі справи

9

Дотримуйтесь правил групування наказів у справи залежно від їх видів та строків зберігання. Накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань групують у різні справи. Накази з кадрових питань згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, групують відповідно до їх видів та строків їх зберігання.

Якщо в організації створюється незначна кількість кадрових наказів, їх можна формувати за строками їх зберігання, наприклад запровадити дві справи:

1) накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (до справи включаються всі види наказів, що мають строк зберігання 75 років),

2) накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання (до справи включаються всі види наказів, що мають строк зберігання 5 років).

Якщо в організації створюється значна кількість кадрових наказів (більше трьох томів) доцільно виокремлювати, залежно від їх кількості, певні види наказів, наприклад:

1) накази про надання щорічних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням (строк зберігання — 5 років);

2) накази про короткострокові відрядження (строк зберігання — 5 років);

3) накази про довгострокові відрядження та пов’язані з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці (строк зберігання — 75 років);

4) накази з питань трудової діяльності працівників (строк зберігання — 75 років);

5) накази щодо нарахування премій, матеріальної допомоги, надбавок, доплат (строк зберігання — 75 років);

6) накази про допуск та дозвіл до державної таємниці (строк зберігання — 75 років).

Кожна організація самостійно приймає рішення про доцільність формування наказів за їх видами. Однак, слід суворо дотримуватися архівного правила — у справі не можуть бути накази з різними строками зберігання

10

Формуйте в окрему справу документи до наказів з особового складу (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки, копії довідок), що не увійшли до складу особових справ

11

Не забувайте, що документи засідань колегіальних органів (комісій, рад, колегій тощо) групують у дві справи:

1) протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

2) документи з організації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступають, тощо).

Протоколи засідань групують у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизують за датами та номерами протоколів, а в середині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання

12

Пам’ятайте, що доручення органів вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групують у справи або за напрямами діяльності організації (наприклад, з кадрових питань), або за авторами ініціативних документів (наприклад, доручення Кабінету Міністрів України). Невелику кількість таких документів дозволяється формувати в одну справу. У середині кожної справи згадані документи систематизують за датами доручень

13

Групуйте у справи затверджені плани та звіти окремо від проектів цих документів

14

Групуйте листування у справи за змістом та кореспондентською ознакою, систематизуйте у хронологічній послідовності: документ-відповідь має йти за документом-запитом. Листування з установами вищого рівня рекомендується групувати за конкретними питаннями. У разі поновлення листування за певним питанням документи включаються до справи поточного року із зазначенням індексу справи за минулий рік, в якій зберігаються попередні документи з цього питання

15

Дотримуйте порядку формування особових справ.

Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в організації. Документи в особових справах розміщуються в хронологічній послідовності в міру їх поповнення. Особова справ містить такі види документів: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів (анкета); автобіографія; документи про освіту (копії); характеристики або рекомендаційні листи; витяги з розпорядчих документів або копії (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника; документи про атестацію або встановлення кваліфікації; доповнення до особового листка з обліку кадрів та інші документи.

Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців, затверджений наказом Нацдержслужби від 22.03.2016 № 64