Нарада — це вид ділової взаємодії людей, пов’язаних між собою формальними і неформальними стосунками в організаційній структурі, в процесі якого виробляється групове рішення і розподіляється відповідальність за нього між учасниками взаємодії.
Слово «нарада» утворилося від дієслова «радитися», тобто спільно обговорювати. Отже, нарадою називають засідання, на якому обговорюються різноманітні питання, дії, заходи. Як правило, нарада проводиться з оперативних питань.
Залежно від управлінських функцій наради можна розподілити на кілька типів: нарада з планування, нарада з питань мотивації персоналу, нарада щодо внутрішньої організації компанії, наради з питань контролю за діяльністю співробітників, наради, пов’язані зі специфікою роботи організації.
Проблемні наради проводяться з метою вироблення найкращого рішення в найкоротший термін. Інструктивні — для передання зверху вниз за схемою управління рішень, інструкцій розпоряджень. Інформаційно-довідкові — для надання інформації, яка потребує роз’яснення або є надзвичайно важливою. Оперативні (диспетчерські) — присвячені поточним завданням чи плануванням роботи на найближчі дні.
Що така ефективна ділова нарада?
Оскільки в прийнятті рішень шляхом скликання наради беруть участь досить багато осіб, такий вид управлінської діяльності є досить дорогим. Вартість наради складається із заробітку всіх учасників, заробітку працівників, які готують і обслуговують нараду, відрядних витрат, витрат на приміщення і мультимедійні засоби, канцелярське приладдя, роздрукування і тиражування матеріалів, поштових витрат, витрат на телефонні переговори тощо. Для того щоб не було боляче за безцільно витрачені кошти, будь-яка нарада має бути ефективною та економічно виправданою.
Ефективність наради визначається актуальністю обговорюваних питань, своєчасністю і правильністю ухвалених рішень. Нарада є економічно виправданою, якщо з її допомогою розкривається важлива інформація, розподіляються обов’язки між співробітниками. Варто зазначити, що ділова нарада спонукає працівників активніше впливати на виробничі процеси, брати участь у прийнятті рішень. Нарада також дає можливість кожному учасникові побачити своє завдання у зв’язку із завданнями інших працівників, а отже, більш усвідомлено підійти до своєї роботи.
Важливе значення має якісний і кількісний склад учасників. Як зазначає Л. Зайверт у книзі «Ваш час у ваших руках»: «Навряд чи найдеться інший вид діяльності, при якому витрачалося б стільки часу стількох людей одночасно, як при проведенні нарад».
Отже, нараду необхідно ретельно підготувати, детально опрацювати всі організаційно-технічні питання як щодо її організації, так і його проведенню.
Наради потребують… Регламенту
Порядок проведення нарад можна закріпити у спеціальному організаційному документі — Регламенті проведення нарад. Цей внутрішній локальний акт підприємства можна назвати й інакше. Приміром, Інструкція з підготовки та організації виробничих нарад. Якщо діяти за регламентом, то завдання підготовки і проведення нарад значно спрощується. Сьогодні такі регламентні документи розроблені й розробляються в багатьох компаніях, здебільшого великих.
У Регламенті проведення нарад мають бути визначені:
- цілі нарад і періодичність їх проведення;
- види нарад — виробничі наради, ділова нарада, апаратна нарада;
- принципи формування робочих груп з підготовки до нарад;
- правила складання і затвердження порядку денного, його коригування;
- процедура підготовки робочих матеріалів і документів до нарад, строки їх розсилки;
- складання списків учасників і запрошуваних, а також їх оповіщення;
- процедура реєстрації учасників (за необхідності);
- регламент виступів (тривалість доповідей, час на обговорення);
- документаційне оформлення нарад і способи оповіщення всіх зацікавлених осіб про ухвалені рішення.
Робота з підготовки до наради розпочинається із прийняття керівником рішення про необхідність її проведення, визначення тематики, формулювання основних питань порядку денного, місця, часу і форми проведення.
Роботу з підготовки й обслуговування наради, як правило, виконує помічник керівника або референт. Для підготовки великих нарад може створюватися робоча група. Якщо в підготовці наради бере участь кілька осіб, то на підприємстві видається наказ про проведення наради, в якому визначається склад робочої групи і план її підготовки.
При підготовці до наради радимо референту (помічнику керівника) взяти до уваги рекомендації з менеджменту:
- на службові наради керівник витрачає близько третини робочого часу, тому в кожному випадку треба зважити, чи доцільно проводити нараду (якщо існує альтернатива — краще скористатися нею);
- на нараду варто виносити тільки ті питання, які неможливо вирішити в робочому порядку. При цьому потрібно чітко сформулювати тему наради, яка має бути актуальною й цікавою для учасників;
- всю необхідну інформацію до наради варто підготувати заздалегідь;
- за вирішення кожного питання має відповідати лише одна особа; якщо роботу доручено групі осіб, необхідно призначити відповідального;
- за прийнятими на нараді і записаними у протоколі рішеннями, підсумками наради приймаються рішення, які заносяться до протоколу. на нараді і занесених до протоколу, необхідно зазначити виконавців, конкретні завдання і строки їх виконання.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
