В настоящее время единственным нормативным актом, который непосредственно касается табеля учета использования рабочего времени, является приказ Госкомстата Украины от 05.12.2008 № 489 (далее — Приказ № 489), которым утверждено и введено в действие с 1 января 2009 года типовую форму № П-5 «Табель учета использования рабочего времени».
Приказом № 489 определено, что форма № П-5 имеет рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений; при необходимости форма может быть дополнена другими показателями, необходимыми для учета рабочего времени в организации.
Следовательно, на основании типовой формы № П-5 в каждой организации должна быть разработана и утверждена собственная форма табеля, которая будет учитывать специфику работы организации. Впрочем, утверждение формы табеля является недостаточным. Организация также должна определить порядок ведения и оформления табеля учета рабочего времени, сроки и порядок их предоставления бухгалтерской службы организации. Реализовать это на практике можно путем разработки и утверждения отдельного внутреннего нормативного акта организации, например, Положение о табельном учете или Положение об учете использования рабочего времени (далее — Положение).
Форма табеля учета рабочего времени (типовая форма № П-5)
Условные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени
Условные обозначения | Код | |
|---|---|---|
буквенный | цифровой | |
Часы работы | ||
Часы работы, предусмотренные колдоговором | Р | 01 |
Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) в соответствии с законодательством | РС | 02 |
Вечерние часы работы | ВЧ | 03 |
Ночные часы работы | РН | 04 |
Сверхурочные часы работы | НУ | 05 |
Часы работы в выходные и праздничные дни | РВ | 06 |
Командировка | ВД | 07 |
Неявки через отпуск | ||
Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона об отпусках) | В | 08 |
Ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (ст. 7 Закона об отпусках) | Д | 09 |
Ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда (ст. 8 Закона об отпусках) | Д | 09 |
Дополнительный отпуск работникам, которые являются лицами, пострадавшими в результате Чернобыльской катастрофы (ст. 20, 21, 30 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, которые пострадали вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.1991 № 796-XII) | Ч | 10 |
Творческий отпуск (ст. 16 Закона об отпусках) | ТВ | 11 |
Отпуск в связи с обучением в средних учебных заведениях (ст. 13 Закона об отпусках) | Н | 12 |
Отпуск в связи с обучением в профессионально-технических учебных заведениях (ст. 14 Закона об отпусках) | Н | 12 |
Отпуск в связи с обучением в высших учебных заведениях, учебных заведениях последипломного образования и аспирантуре (ст. 15 Закона об отпусках) | Н | 12 |
Отпуск в связи с профсоюзным обучением (ст. 15-1 Закона об отпусках) | Н | 12 |
Отпуск без сохранения заработной платы работникам, допущенным к вступительным экзаменам в высшие учебные заведения (п. 12 ст. 25 Закона об отпусках) | НБ | 13 |
Отпуск без сохранения заработной платы работникам, допущенным к сдаче вступительных экзаменов в аспирантуру с отрывом или без отрыва от производства, а также работникам, которые учатся без отрыва от производства в аспирантуре и успешно выполняют индивидуальный план подготовки (п. 13 ст. 25 Закона об отпусках) | НБ | 13 |
Отпуск без сохранения заработной платы работникам, дети которых в возрасте до 18 лет поступают в учебные заведения, расположенные в другой местности (п. 17 ст. 25 Закона об отпусках) | НБ | 13 |
Отпуск без сохранения заработной платы матери или отцу, который воспитывает детей без матери (в том числе и в случае длительного пребывания матери в лечебном заведении), имеющей двух и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида (п. 1 ст. 25 Закона об отпусках) | ДБ | 14 |
Отпуск без сохранения заработной платы мужчине, жена которого находится в послеродовом отпуске (п. 2 ст. 25 Закона об отпусках) | ДБ | 14 |
Отпуск без сохранения заработной платы ветеранам войны, лицам, которые имеют особые заслуги перед Родиной, и лицам, на которых распространяется действие Закона Украины «О статусе ветеранов войны, гарантии их социальной защиты» от 22.10.1993 № 3551-ХІІ (п. 4 ст. 25 Закона об отпусках) | ДБ | 14 |
Отпуск без сохранения заработной платы лицам, которые имеют особые трудовые заслуги перед Родиной (п. 5 ст. 25 Закона об отпусках) | ДБ | 14 |
Отпуск без сохранения заработной платы пенсионерам по возрасту и инвалидам III группы (п. 6 ст. 25 Закона об отпусках) | ДБ | 14 |
Отпуск без сохранения заработной платы инвалидам I и II групп (п. 7 ст. 25 Закона об отпусках) | ДБ | 14 |
Отпуск без сохранения заработной платы лицам, которые женятся (п. 8 ст. 25 Закона об отпусках) | ДБ | 14 |
Отпуск без сохранения заработной платы работникам в случае смерти родных по крови или по браку (п. 9 ст. 25 Закона об отпусках) | ДБ | 14 |
Отпуск без сохранения заработной платы работникам для ухода за больным родным по крови или по браку, который по заключению медицинского заведения нуждается в постоянном постороннем уходе (п. 10 ст. 25 Закона об отпусках) | ДБ | 14 |
Отпуск без сохранения заработной платы работникам для завершения санаторно-курортного лечения (п. 11 ст. 25 Закона об отпусках) | ДБ | 14 |
Отпуск без сохранения заработной платы совместителям (п. 14 ст. 25 Закона об отпусках) | ДБ | 14 |
Отпуск без сохранения заработной платы ветеранам труда (п. 15 ст. 25 Закона об отпусках) | ДБ | 14 |
Отпуск без сохранения заработной платы работникам, которые не использовали по предыдущему месту работы ежегодный основной и дополнительные отпуска полностью или частично и получили за них денежную компенсацию (п. 16 ст. 25 Закона об отпусках) | ДБ | 14 |
Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, которые имеют детей или совершеннолетнего ребенка — инвалида с детства подгруппы А І группы (ст. 19 Закона об отпусках) | ДО | 15 |
Отпуск в связи с беременностью и родами (ст. 17 Закона об отпусках) | ВП | 16 |
Отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (ст. 18 Закона об отпусках) | ВП | 16 |
Отпуск для ухода за ребенком до достижения им шестилетнего возраста (п. 3 ст. 25 Закона об отпусках) | ДД | 17 |
Отпуск без сохранения заработной платы при согласии сторон (ст. 26 Закона об отпусках) | НА | 18 |
Другие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ) | БЗ | 19 |
Неявки по другим причинам | ||
Неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю) | НД | 20 |
Неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования | НП | 21 |
Прочее неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские, отгул и т.д.) | ІН | 22 |
Простой | П | 23 |
Прогулы | ПР | 24 |
Массовые невыходы на работу (забастовки) | С | 25 |
Оплачиваемая временная нетрудоспособность | ТН | 26 |
Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и пр., подтвержденная справками лечебных учреждений) | НН | 27 |
Неявки по невыясненным причинам | НЗ | 28 |
Прочие виды неявок, предусмотренных коллективными договорами, соглашениями | ІВ | 29 |
Прочие причины неявок | І | 30 |
Типовую форму № П-5 следует адаптировать под нужды организации
Типовую форма табеля № П-5, утвержденную Приказом № 489, целесообразно отредактировать согласно потребностям организации.
ПРИМЕР
Все работники организации работают по графику пятидневной рабочей недели в одну смену. Нужно ли в этом случае включать в табель графы для внесения условных обозначений, отражающих работу в ночное и вечернее время, предусмотренные типовой формой № П-5?Безусловно, нет. Каждая графа табеля должна быть информативной, нет необходимости загромождать табель лишними графами.
ПРИМЕР
Различные подразделения организации работают с различными режимами и графиками. Можно разработать различные формы табеля с учетом графиков работы?Да, можно и даже уместно. Для организации, где структурные подразделения или работники определенных категорий работают с различными режимами и графиками, можно утвердить несколько вариантов расписаний. В этом случае стоит ввести для каждого вида табеля собственный индекс, а в Положении определить, какой именно табель должен использовать каждое структурное подразделение.
Присвоение табельных номеров
Систему присвоения и использования табельных номеров каждая организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет в Положении. Табельные номера могут, например, совпадать с порядковыми номерами в Журнале регистрации принятых работников или присваиваться по системе, разработанной по другим принципам. Некоторые организации как табельные номера используют идентификационные номера лиц, но стоит заметить, что табельными номерами, которые состоят из большого количества цифр, очень сложно пользоваться.
Также, при необходимости, в Положении можно предусмотреть порядок замены табельного номера в случае перевода работника на другую должность или в другое структурное подразделение.
Ответственные за ведение табеля учета рабочего времени
Поручать ведение учета рабочего времени следует лишь лицам, которые имеют возможность регулярного контроля за нахождением работников на работе. Это вызвано тем, что табель должен отражать фактическое использование рабочего времени, а не «плановое» (то есть «запланированное» графиками работы, приказами об отпусках, командировках или «разрешено» листками нетрудоспособности, справками и тому подобное).
Лицами, которые имеют возможность регулярного контроля за нахождением работников на работе, как правило, являются руководители структурных подразделений или их заместители. В крупных организациях функцию ведения табелей в основном выполняют табельщики. Часто эти работники входят в состав кадровой службы, но порядок их работы, рабочие места определяются так, чтобы они имели возможность контролировать приход/уход «контролируемых» работников: на работу или с работы, на перерыв или с перерыва.
Нередко функцию по составлению табелей возлагают на одного из работников кадровой службы (инспектора по кадрам, менеджера по персоналу, начальника отдела кадров). Однако этот вариант уместен лишь в следующих случаях:
- организация имеет небольшую численность персонала и все работники сосредоточены в одном помещении, что дает возможность «табельщику» постоянно контролировать соблюдения работниками трудовой дисциплины;
- в организации внедрена система ежедневного «информирование» о присутствии/отсутствии сотрудников на рабочих местах, опоздания, преждевременное оставление работы (например, соответствующая информация, заверенная личной подписью руководителя подразделения, ежедневно подается лицу, ответственному за учет использования рабочего времени, или при составлении расписаний используются сведения, полученные из системы электронного учета прихода/ухода сотрудников).
В других случаях кадровику достаточно трудно контролировать присутствие сотрудников на рабочих местах, а значит, вполне вероятны ошибки в табелях, и соответственно, в начислении заработной платы.
Заполнение табеля учета рабочего времени
Учет использования рабочего времени осуществляется за каждый рабочий день (смену) в табеле учета рабочего времени, который открывается ежемесячно на работников структурного подразделения. Количество отработанного времени следует заполнять в часах, при необходимости одновременно табель рабочего времени можно заполнять и в днях.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о фактически отработанном времени, о работе в сверхурочное время или другие отклонения от нормальных условий работы должны осуществляться лишь на основании документов, оформленных надлежащим образом, например, листка нетрудоспособности, приказа о предоставлении работнику дня отдыха за работу в выходной день, приказа о привлечении работника к работе в выходной день и прочее.
Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле есть две строчки: первый — для записи количества отработанных часов, второй — для отметок причин отклонений от нормальных условий работы или неявок.
Выходные, праздничные и нерабочие дни в табеле рабочего времени
Для отражения в табеле выходных, праздничных и нерабочих дней возможно использовать произвольные условные обозначения, кроме тех, что уже предусмотрены в типовой форме № П-5.
Работа в выходные, праздничные и нерабочие дни отражается за соответствующий календарный день и в составе общего количества отработанных часов и дней за месяц. Часы работы в выходные, праздничные и нерабочие дни обозначаются в табеле буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «06».
Образец заполнения табеля рабочего времени за рабочий месяц
Внимание! Количество неявок в выходные, праздничные и нерабочие дни до общего количества неявок работников за месяц не включается
Целодневные неявки работника по разным причинам: образец заполнения табеля учета рабочего времени
Целодневные неявки работника по разным причинам (например, ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность и др.) в табеле в графе «Отметки о явке и неявки за числами месяца» отражаются в следующем порядке.
Если работник отсутствовал на работе, то в первой строке по соответствующее число месяца проставляется отметка «–», а во втором — с использованием соответствующего условного обозначения указывается причина отсутствия.
Теперь заполняем графы относительно неявок работника по разным причинам. В соответствующей графе указываем количество дней неявок по той или той причине. Далее умножаем количество дней неявок на установленную коллективным договором организации или нормами действующего законодательства продолжительность рабочего дня (в часах). Полученную количество часов неявок по каждой отдельной причине указываем в соответствующей графе. Суммируем общее количество дней и часов неявок отдельно, а результаты проставляем в графе «Всего неявок».
В общем все графы по количеству неявок работников по различным причинам в целом за месяц является расчетным (согласно вышеуказанного порядка) и используются для определения фонда рабочего времени согласно графику работы организации и контроля эффективности использования рабочего времени.
Образец заполнения табеля рабочего времени с учетом ежегодного основного отпуска работника за рабочий месяц
Заполнения табеля учета рабочего времени, если работник находится в командировке
Рабочие дни пребывания работника в служебной командировке могут определяться следующим образом: в первой строке указывается количество отработанных часов согласно режиму по основному месту работы, например «8», а во втором соответствующий буквенный или цифровой код — «ВД» или «07». Количество рабочих дней за период служебной командировки отражается в составе общего количества отработанных за месяц дней.
Образец заполнения табеля рабочего времени с учетом командировки работника за рабочий месяц
Внимание! Количество часов командировки отражается в графе «Отработано за месяц» в составе общего количества отработанных за месяц часов.
Неполное рабочее время в табеле учета использования рабочего времени
Для работника, который принят на работу на условиях трудового договора на неполный рабочий день (неделю) или которым в связи с личными обстоятельствами по его заявлению перевели на такой график работы, сокращения продолжительности рабочего времени является нормальным режимом работы.
При переводе работников на режим неполного рабочего времени (дня, недели) по инициативе работодателя (по экономическим причинам, из-за простоя производства, сокращение объемов работ), что сопровождается соответствующим уменьшением оплаты труда, дни и часы отсутствия на работе обозначаются «НД» и учитываются в составе неявок по указанным причинам за месяц.
Пример заполнения табеля рабочего времени работника, который работает на условиях неполного рабочего времени
Как табелировать работника, которому установлено сокращенное рабочее время или меньшую норму продолжительности рабочего времени?
Работа с сокращенной продолжительностью рабочего времени или меньшей нормой продолжительности рабочего времени для работников, которым установлен такой порядок согласно законодательству (ст. 51 КЗоТ) или коллективного договора организации (ст. 50 КЗоТ) не является отклонением. Это — нормальный режим работы.
Внимание! Неотработанное время таким работникам компенсируется, а следовательно не отражается в табеле в составе неявок.
Что подразумевается под «другими отпусками без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ)»?
Причина неявок «другие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ), указанная в условных обозначениях табеля учета рабочего времени (буквенный код «БЗ»), действующими нормами трудового законодательства не предусмотрена. Хотя через определенные экономические обстоятельства в условиях кризиса предоставление таких отпусков (даже вопреки законодательству) достаточно распространилось. Использование этого условного обозначения при заполнении табеля должно быть обусловлено инициативой работодателя.
Совмещения профессий (должностей): как отразить в табеле
Статьей 105 КЗоТ предусмотрено совмещение профессий (должностей), то есть выполнение работником наряду с основной работой дополнительной работы по другой профессии (должности) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы в течение установленной законодательством продолжительности рабочего времени.
Для работников, которые совмещают профессии (должности), часы рабочего времени учитываются в соответствии с установленными нормами рабочего времени, которые предусмотрены для работы по основной профессии (должности), то есть выполнение работы по совмещению профессий (должностей) не отражается в табеле учета рабочего времени.
На совместителей уместно вести отдельный табель рабочего времени
При совместительстве (в частности, в той же организации) работа выполняется в свободное от основной работы время. Продолжительность времени работы по совместительству отражается в табеле. Для удобства учета необходимо вести отдельный табель на совместителей. При подсчете отработанного времени по организации количество отработанных часов по совместительству включается в общее количества человеко-часов отработанных работником (целесообразно применение табельного номера).
Какую отметку следует ставить в табеле в случае увольнения работника посреди месяца?
День увольнения работника является последним днем его работы. Относительно периода после увольнения и до конца отчетного месяца, то в табеле рекомендуем указывать по всему полю слово «выбыл» («выбыл»).
