Форму табеля обліку використання робочого часу затверджено наказом Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 № 489 (типова форма № П-5) і введено в дію з 1 січня 2009 року. Форма табеля затверджена як рекомендована для застосування.
Як заповнюється табель
Облік використання робочого часу здійснюється за кожний робочий день (зміну) в табелі обліку робочого часу, який відкривається щомісяця на працівників структурного підрозділу. Кількість відпрацьованого часу слід заповнювати у годинах, за необхідності одночасно табель обліку може заповнюватись і в днях.
Відмітки у табелі про причини неявок на роботу чи про фактично відпрацьований час, про роботу в надурочний час чи інші відхилення від нормальних умов роботи мають здійснюватись лише на підставі документів, оформлених належним чином, наприклад, листка непрацездатності, наказу про надання працівникові дня відпочинку за роботу у вихідний день, наказу про залучення працівника до роботи у вихідний день тощо.
Для відображення використання робочого часу за кожний день у табелі є два рядки: перший — для запису кількості відпрацьованих годин, другий — для відміток причин відхилень від нормальних умов роботи чи неявок.
Умовні позначення відпрацьованого часу та причин неявок наведено на титульному аркуші типової форми № П-5.
Вихідні, святкові та неробочі дні у табелі
Для відображення у табелі вихідних, святкових та неробочих днів можливо використовувати довільні умовні позначення, крім тих, що вже передбачені у типовій формі № П-5.
Робота у вихідні, святкові та неробочі дні відображається за відповідний календарний день та у складі загальної кількості відпрацьованих годин та днів за місяць. Години роботи у вихідні, святкові та неробочі дні позначаються у табелі буквеним кодом «РВ» або цифровим кодом «06».
Зразок заповнення табеля робочого часу за робочий місяць (січень 2017 року)
Цілоденні неявки працівника з різних причин: відображаємо у табелі
Цілоденні неявки працівника з різних причин (наприклад, щорічна відпустка, тимчасова непрацездатність та ін.) у табелі у графі «Відмітки про явки та неявки за числами місяця» відображаються у такому порядку.
Якщо працівник був відсутній на роботі, то у першому рядку за відповідне число місяця проставляється позначка «–», а у другому — з використанням відповідного умовного позначення зазначається причина відсутності.
Тепер заповнюємо графи щодо неявок працівника з різних причин. У відповідній графі зазначаємо кількість днів неявок з тієї чи тієї причини. Далі множимо кількість днів неявок на встановлену колективним договором організації або нормами чинного законодавства тривалість робочого дня (у годинах). Отриману кількість годин неявок з кожної окремої причини зазначаємо у відповідній графі. Підсумовуємо загальну кількість днів і годин неявок окремо, а результати проставляємо у графі «Всього неявок».
Загалом усі графи щодо кількості неявок працівників з різних причин в цілому за місяць є розрахунковими (відповідно до вищезазначеного порядку) і використовуються для визначення фонду робочого часу згідно з графіком роботи організації та контролю ефективності використання робочого часу.
Зразок заповнення табеля робочого часу з урахуванням щорічної основної відпустки працівника за робочий місяць (січень 2017 року)
Відрядження працівника позначаємо у табелі правильно
Робочі дні перебування працівника у службовому відрядженні можуть визначатися таким чином: у першому рядку зазначається кількість відпрацьованих годин згідно з режимом за основним місцем роботи, наприклад «8», а у другому відповідний буквений чи цифровий код — «ВД» чи «07». Кількість робочих днів за період службового відрядження відображається в складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів.
Зразок заповнення табеля робочого часу з урахуванням відрядження працівника за робочий місяць (січень 2017 року)
Неповний робочий час у табелі обліку використання робочого часу
Для працівника, якого прийнято на роботу на умовах трудового договору на неповний робочий день (тиждень) або якого у зв’язку з особистими обставинами за його заявою переведено на такий графік роботи, скорочення тривалості робочого часу є нормальним режимом роботи.
При переведенні працівників на режим неповного робочого часу (дня, тижня) з ініціативи роботодавця (з економічних причин, через простої виробництва, скорочення обсягів робіт тощо), що супроводжується відповідним зменшенням оплати праці, дні та години відсутності на роботі позначаються «НД» та враховуються у складі неявок із зазначених причин за місяць.
Приклад заповнення табеля робочого часу працівника, який працює на умовах неповного робочого часу
Як табелювати працівника, якому встановлено скорочений робочий час або меншу норму тривалості робочого часу
Робота зі скороченою тривалістю робочого часу або меншою нормою тривалості робочого часу для працівників, яким встановлено такий порядок відповідно до законодавства (ст. 51 КЗпП) або колективного договору організації (ст. 50 КЗпП) не є відхиленням. Це — нормальний режим роботи.
Що мається на увазі під «іншими відпустками без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт)»
Причина неявок «інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт)», зазначена в умовних позначеннях табелю обліку робочого часу (буквений код «БЗ»), чинними нормами трудового законодавства не передбачена. Хоча через певні економічні обставини в умовах кризи надання таких відпусток (навіть всупереч законодавству) досить поширилось. Використання цього умовного позначення при заповненні табелю має бути зумовлено ініціативою роботодавця.
Суміщенні професій (посад): як відобразити у табелі
Статтею 105 КЗпП передбачено суміщення професій (посад), тобто виконання працівником поряд з основною роботою додаткової роботи за іншою професією (посадою) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи протягом установленої законодавством тривалості робочого часу.
Для працівників, які суміщають професії (посади), години робочого часу враховуються згідно зі встановленими нормами робочого часу, що передбачені для роботи за основною професією (посадою), тобто виконання роботи за суміщенням професій (посад) не відображається в табелі обліку робочого часу.
На сумісників доречно вести окремий табель
При сумісництві (зокрема, у тій же організації) робота виконується у вільний від основної роботи час. Тривалість часу роботи за сумісництвом відображається у табелі. Для зручності обліку необхідно вести окремий табель на сумісників. При підрахунку відпрацьованого часу по організації кількість відпрацьованих годин за сумісництвом включається до загальної кількості людино-годин відпрацьованих працівником (доцільно застосування табельного номеру).
Яку позначку слід проставляти у табелі у разі звільнення працівника посеред місяця
День звільнення працівника є останнім днем його роботи. Щодо періоду після звільнення і до кінця звітного місяця, то у табелі рекомендуємо зазначати по всьому полю слово «вибув» («вибула»).
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
