Как регистрировать документы

Служебный документ, полученный предприятием или созданный им, в частности, для внутреннего пользования, считается внесенным в документационный фонд учреждения с момента его регистрации (п. 1 гл. 3 разд. ІІІ Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5).

Регистрация документов заключается в ведении записи учетных данных о документе по установленной регистрационной форме, которым фиксируется факт создания, отправления или получения документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью в указанных формах необходимых сведений о документе.

При регистрации документов в организации необходимо соблюдать следующие ключевые правила:

• документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания;
• документы регистрируются по документопотоками - входящие, исходящие, внутренние;
• документы регистрируются только один раз —

1. 1. входящие — в день поступления или не позднее следующего рабочего дня (если документ поступил в нерабочее время);
   2. создаваемые — в день подписания или утверждения;

• в случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный индекс на документе не проставляется;
• документы регистрируются по группам в зависимости от названия вида, автора и содержания документов.

Журналы регистрации: заведите два и более

Для ведения учета корреспонденции обычно применяется журнальчик входной документации. Он может быть как бумажным, так и электронным. Если приказы, записки, договоры, протоколы, заявления регистрируете в отдельных журналах, то с письмами иначе.

Делите письма на входящие и исходящие и заводите для них отдельные журналы. Чтобы учитывать входящие и исходящие письма, нужна разная информация. Чтобы регистрировать входящие письма, нужно больше информации.

Примерный перечень сведений в журналах регистрации входящих и исходящих писем

Журнал регистрации входящей корреспонденции: образец

Чтобы лучше понять, как выглядит правильная регистрация, рассмотрим журнал регистрации входящей корреспонденции.

Среди входящих и исходящих писем выделите письма одной разновидности, например:

• обращения граждан и ответы на них,
• коммерческие предложения с перепиской,
• заявки контрагентов с ответами и тому подобное.

Когда их будет становиться все больше — пользоваться журналами регистрации входящих и исходящих писем будет неудобно. Придется перелистывать экраны таблицы в поисках писем других категорий.

Як підготувати особові картки П-2 до архівного зберігання

Олександр Денисенко член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України, Київ

Вісім кроків, щоб передати до архіву особові картки П-2. Адже відділ кадрів щороку готує до архівного зберігання особові картки звільнених працівників після того, як закінчився строк їх зберігання в поточному діловодстві

Алгоритм від експерта

Регистрируйте превалирующую категорию документов отдельно. Заведите дополнительные журналы входящей и исходящей корреспонденции выбранного вида, например:

• «Журнал регистрации входящих обращений граждан»,
• «Журнал регистрации ответов на обращения граждан».

Добавьте дополнительный индекс в регистрационные номера в новом журнале.

Сейчас все большее число учреждений переходит на электронный документооборот. Однако принципы того, как регистрировать документы остаются неизменными — фиксируется информация о документе, его движении и ответственных лицах.

Закрываем бумажные журналы регистрации

РАЗВЕРНУТЬ

Регистрируйте один документ лишь раз

Входящие письма

Одно письмо могут прислать на предприятие несколько раз и по разным каналам. Например, по электронной почте поступила сканкопия письма. Вы ее зарегистрировали, отдали в работу. А через несколько дней оригинал этого письма поступил по почте.

Если зарегистрируете оригинал письма с новой датой, дадите новый входящий номер и новое старое письмо пришлете, он повторит путь первого документа - сканкопии. Вы зря потратите время на повторную регистрацию, а ваш шеф - на повторное рассмотрение и воспоминания о том, где он уже видел эту информацию и кому поручил работу с ней.

Докладные записки

Часто двойную регистрацию проходят служебные записки. Секретари различных структурных подразделений относятся к ним как к письмам и присваивают входящие и исходящие номера. В конце концов одна записка зарегистрирована в юротделе как СЗ-345исх, а в отделе продаж — как СЗ-204вх.

Приказы

Гораздо реже раза регистрируют приказы, которые «спускают» для выполнения, и другие внутренние документы. Например, один номер приказа присвоили при регистрации, а секретарь подразделения, когда получил документ, присваивает ему новый номер. Это неправильно: предприятие одно приказ один и номер у него тоже должен быть один.

Як складати накази

Уберите сложную систему нумерации

Добавляйте к номеру информацию, только если это оправдано.

Оптимальный индекс - это порядковый номер документа по журналу регистрации. Если первый номер документа в журнале 00001, то в нем запланировано 99999 записей. Нули не дают никакой практической пользы. Номера 11 и 0000011 ничем не отличаются.

Индекс дополните цифровыми или буквенными кодами. Так, при регистрации служебных писем с порядковым номером документа добавьте индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости - код документа по тематическому классификатору, код корреспондента, должностного лица.

Перечень документов, которые не нужно регистрировать в качестве входящих

Примерный перечень документов:

1. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
2. Сведение и информация, присланные для сведения.
3. Учебные планы, программы (копии).
4. Рекламные сообщения, плакаты, программы совещаний, конференций.
5. Прейскуранты (копии).
6. Нормы расхода материалов.
7. Поздравительные письма и приглашения.
8. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
9. Научные отчеты по темам.
10. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.
11. Формы статистической отчетности.
12. Договоры.

Если документы из примерного перечня поступающие на предприятие с сопроводительным письмом, регистрируйте его как входящую корреспонденцию. Если письма нет, просто передайте его исполнителям.

Як оформлювати витяги з документів

Ірина Матійко експерт із трудового законодавства Експертус Кадри

Керуйтеся базовими правилами та зразками, щоб виготовити витяг із документа

До зразків

Не регистрируйте документы задним числом

Одна из основных целей делопроизводства — доказательность деятельности. И главная опасность регистрации задним числом в том, что документ теряет доказательность. В судебных инстанциях придется предъявлять не только документ с дробным номером, но и учетную форму, в которой среди последовательной нумерации бросаются в глаза номера через дробь. Например, приказом № 14/1 в качестве доказательства судья вряд ли поверит.