Как избежать двойной и тотальной регистрации, избавиться от «многоэтажных» номеров, не всегда знают даже опытные делопроизводители. В статье - правила, которые помогут справиться с этими проблемами.
✍ Цель регистрации документов
Обеспечение учета, контроля за исполнением, оперативного использования имеющейся в документах информации
Служебный документ, полученный предприятием или созданный им, в частности, для внутреннего пользования, считается внесенным в документационный фонд учреждения с момента его регистрации (п. 1 гл. 3 разд. ІІІ Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5).
Регистрация документов заключается в ведении записи учетных данных о документе по установленной регистрационной форме, которым фиксируется факт создания, отправления или получения документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью в указанных формах необходимых сведений о документе.
При регистрации документов в организации необходимо соблюдать следующие ключевые правила:
- документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания;
- документы регистрируются по документопотоками - входящие, исходящие, внутренние;
- документы регистрируются только один раз —
- входящие — в день поступления или не позднее следующего рабочего дня (если документ поступил в нерабочее время);
- создаваемые — в день подписания или утверждения;
- в случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный индекс на документе не проставляется;
- документы регистрируются по группам в зависимости от названия вида, автора и содержания документов.
Журналы регистрации: заведите два и более
Если приказы, записки, договоры, протоколы, заявления регистрируете в отдельных журналах, то с письмами иначе.
Делите письма на входящие и исходящие и заводите для них отдельные журналы. Чтобы учитывать входящие и исходящие письма, нужна разная информация. Чтобы регистрировать входящие письма, нужно больше информации.
Примерный перечень сведений в журналах регистрации входящих и исходящих писем
Входящие документы | Исходящие документы |
- Дата поступления
- регистрационный номер
- Дата регистрации отправителем
- исходящий номер
- В ответ на ...
- контрагент
- приложения
- Должностное лицо — адресат
- Исполнитель по резолюции
- срок выполнения
- Отметка о контроле
- В дело № ...
| - Дата регистрации документа
- регистрационный номер
- В ответ на ...
- адресат
- Исполнитель (автор)
- Должностное лицо, подписавшее документ
- приложения
- Канал отправления
- В дело № ...
|
✍ Регистрационный номер документа
Цифровой или буквенный индекс, который присваивается документу при регистрации. По этому индексу документ найдете в журнале регистрации
Среди входящих и исходящих писем выделите письма одной разновидности, например:
- обращения граждан и ответы на них,
- коммерческие предложения с перепиской,
- заявки контрагентов с ответами и тому подобное.
Когда их будет становиться все больше — пользоваться журналами регистрации входящих и исходящих писем будет неудобно. Придется перелистывать экраны таблицы в поисках писем других категорий.
Олександр Денисенко член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України, Київ
Виконайте вісім кроків, щоб передати до архіву особові картки П-2. Адже відділ кадрів щороку готує до архівного зберігання особові картки звільнених працівників після того, як закінчився строк їх зберігання в поточному діловодстві.
Регистрируйте превалирующую категорию документов отдельно. Заведите дополнительные журналы входящей и исходящей корреспонденции выбранного вида, например:
- «Журнал регистрации входящих обращений граждан»,
- «Журнал регистрации ответов на обращения граждан».
Добавьте дополнительный индекс в регистрационные номера в новом журнале.
Закрываем бумажные журналы регистрации
РАЗВЕРНУТЬ
Регистрируйте один документ лишь раз
Входящие письма
Одно письмо могут прислать на предприятие несколько раз и по разным каналам. Например, по электронной почте поступила сканкопия письма. Вы ее зарегистрировали, отдали в работу. А через несколько дней оригинал этого письма поступил по почте.
Если зарегистрируете оригинал письма с новой датой, дадите новый входящий номер и новое старое письмо пришлете, он повторит путь первого документа - сканкопии. Вы зря потратите время на повторную регистрацию, а ваш шеф - на повторное рассмотрение и воспоминания о том, где он уже видел эту информацию и кому поручил работу с ней.
Докладные записки
Часто двойную регистрацию проходят служебные записки. Секретари различных структурных подразделений относятся к ним как к письмам и присваивают входящие и исходящие номера. В конце концов одна записка зарегистрирована в юротделе как СЗ-345исх, а в отделе продаж — как СЗ-204вх.
✍ Докладная записка
Внутренний документ, причем внутренний не для подразделения, а для предприятия. И весь маршрут от создания до исполнения он проходит с одним номером
Приказы
Гораздо реже раза регистрируют приказы, которые «спускают» для выполнения, и другие внутренние документы. Например, один номер приказа присвоили при регистрации, а секретарь подразделения, когда получил документ, присваивает ему новый номер. Это неправильно: предприятие одно приказ один и номер у него тоже должен быть один.
Його величність Наказ
Уберите сложную систему нумерации
Добавляйте к номеру информацию, только если это оправдано.
Оптимальный индекс - это порядковый номер документа по журналу регистрации. Если первый номер документа в журнале 00001, то в нем запланировано 99999 записей. Нули не дают никакой практической пользы. Номера 11 и 0000011 ничем не отличаются.
Индекс дополните цифровыми или буквенными кодами. Так, при регистрации служебных писем с порядковым номером документа добавьте индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости - код документа по тематическому классификатору, код корреспондента, должностного лица.
Перечень документов, которые не нужно регистрировать в качестве входящих
Примерный перечень документов:
- Графики, наряды, заявки, разнарядки.
- Сведение и информация, присланные для сведения.
- Учебные планы, программы (копии).
- Рекламные сообщения, плакаты, программы совещаний, конференций.
- Прейскуранты (копии).
- Нормы расхода материалов.
- Поздравительные письма и приглашения.
- Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
- Научные отчеты по темам.
- Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.
- Формы статистической отчетности.
- Договоры.
Если документы из примерного перечня поступающие на предприятие с сопроводительным письмом, регистрируйте его как входящую корреспонденцию. Если письма нет, просто передайте его исполнителям.
У статті — вимоги до виготовлення й засвідчення витягів зі службових документів. Витяг виготовляють, якщо немає потреби копіювати документ повністю. Скористайтеся зразками витягів зі зведених наказів і протоколу
Не регистрируйте документы задним числом
Одна из основных целей делопроизводства — доказательность деятельности. И главная опасность регистрации задним числом в том, что документ теряет доказательность. В судебных инстанциях придется предъявлять не только документ с дробным номером, но и учетную форму, в которой среди последовательной нумерации бросаются в глаза номера через дробь. Например, приказом № 14/1 в качестве доказательства судья вряд ли поверит.
