Як уникнути подвійної і тотальної реєстрації, позбутися «багатоповерхових» номерів, не завжди знають навіть досвідчені діловоди. У статті — правила, які допоможуть упоратися із цими проблемами.
Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа, шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.
Під час реєстрації документів в організації необхідно дотримуватися таких ключових правил:
документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення;
документи реєструються за документопотоками — вхідні, вихідні, внутрішні;
документи реєструються лише один раз —
вхідні — у день надходження або не пізніше наступного робочого дня (якщо документ надійшов у неробочий час);
створювані — у день підписання або затвердження;
у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється;
документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів.
Журнали реєстрації: заведіть два і більше
Якщо накази, записки, договори, протоколи, заяви реєструєте в окремих журналах, то з листами інакше.
Поділяйте листи на вхідні та вихідні й заводьте для них окремі журнали. Щоб обліковувати вхідні та вихідні листи, потрібна різна інформація. Щоб реєструвати вхідні листи, потрібно більше інформації.
Примірний перелік відомостей у журналах реєстрації вхідних та вихідних листів
Вхідні документи
Вихідні документи
Дата надходження
Реєстраційний номер
Дата реєстрації відправником
Вихідний номер
У відповідь на...
Контрагент
Додатки
Посадова особа — адресат
Виконавець за резолюцією
Строк виконання
Відмітка про контроль
У справу №...
Дата реєстрації документа
Реєстраційний номер
У відповідь на...
Адресат
Виконавець (автор)
Посадова особа, яка підписала документ
Додатки
Канал відправлення
У справу №...
✍ Реєстраційний номер документа
Цифровий або буквений індекс, який присвоюють документу під час реєстрації. За цим індексом документ знайдете в журналі реєстрації
Серед вхідних і вихідних листів виокремте листи одного різновиду, наприклад:
звернення громадян та відповіді на них,
комерційні пропозиції з листуванням,
заявки контрагентів із відповідями тощо.
Їх ставатиме все більше — і користуватися журналами реєстрації вхідних і вихідних листів буде незручно. Доведеться перегортати екрани таблиці в пошуках листів інших категорій.
Олександр Денисенко член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України, Київ
Виконайте вісім кроків, щоб передати до архіву особові картки П-2. Адже відділ кадрів щороку готує до архівного зберігання особові картки звільнених працівників після того, як закінчився строк їх зберігання в поточному діловодстві.
Один лист можуть надіслати на підприємство кілька разів і різними каналами. Наприклад, електронною поштою надійшла скан-копія листа. Ви її зареєстрували, віддали в роботу. А за кілька днів оригінал цього листа надійшов звичайною поштою.
Якщо зареєструєте оригінал листа з новою датою, дасте новий вхідний номер і новий старий лист надішлете, він повторить шлях першого документа — скан-копії. Ви даремно витратите час на повторну реєстрацію, а ваш шеф — на повторний розгляд і спогади про те, де він уже бачив цю інформацію і кому доручив роботу з нею.
Часто подвійну реєстрацію проходять службові записки. Секретарі різних структурних підрозділів ставляться до них як до листів і присвоюють вхідні та вихідні номери. Зрештою одна записка зареєстрована в юрвідділі як СЗ-345вих, а у відділі продажу — як СЗ-204вх.
✍ Доповідна записка
Внутрішній документ, причому внутрішній не для підрозділу, а для підприємства. І весь маршрут від створення до виконання вона проходить з одним реєстраційним номером
Накази
Набагато рідше двічі реєструють накази, які «спускають» для виконання, та інші внутрішні документи. Наприклад, один номер наказу присвоїли при реєстрації, а секретар підрозділу, коли отримав документ, присвоює йому новий номер. Це неправильно: підприємство одне, наказ один і номер у нього теж має бути один.
Додавайте до номера інформацію, лише якщо це виправдано.
Оптимальний індекс — це порядковий номер документа за журналом реєстрації. Якщо перший номер документа в журналі 00001, то в ньому заплановано 99999 записів. Нулі не дають жодної практичної користі. Номери 11 та 0000011 нічим не відрізняються.
Індекс доповніть цифровими або літерними кодами. Так, при реєстрації службових листів до порядкового номера документа додайте індекс справи за номенклатурою справ, а за потреби — код документа за тематичним класифікатором, код кореспондента, посадової особи.
Перелік документів, які не потрібно реєструвати як вхідні
Примірний перелік документів:
Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
Зведення та інформація, надіслані до відома.
Навчальні плани, програми (копії).
Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
Прейскуранти (копії).
Норми витрати матеріалів.
Вітальні листи і запрошення.
Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
Наукові звіти за темами.
Місячні, квартальні, піврічні звіти.
Форми статистичної звітності.
Договори.
Якщо документи з примірного переліку надходять на підприємство із супровідним листом, реєструйте його як вхідну кореспонденцію. Якщо листа немає, просто передайте виконавцям.
Ірина Матійко експерт із трудового законодавства Експертус Кадри
У статті — вимоги до виготовлення й засвідчення витягів зі службових документів. Витяг виготовляють, якщо немає потреби копіювати документ повністю. Скористайтеся зразками витягів зі зведених наказів і протоколу
Одна з основних цілей діловодства — доказовість діяльності. І головна небезпека реєстрації заднім числом у тому, що документ утрачає доказовість. У судових інстанціях доведеться пред’являти не тільки документ із дробовим номером, а й облікову форму, в якій серед послідовної нумерації впадають в око номери через дріб. Наприклад, наказу № 14/1 як доказу суддя навряд чи повірить.
