Електронні трудові книжки: які дані зберігаються в реєстрі

Закон України №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», який передбачає перехід на електронні трудові книжки, набув чинності у 2021 році. Згідно з ним, на оцифрування паперових документів відводиться п'ять років, що спливають 10 червня 2026 року.

Перехід на електронні трудові книжки

Для формування електронної трудової книжки потрібно передати до Пенсійного фонду оцифровані копії трудової книжки та, за потреби, інших документів, що підтверджують страховий стаж:

• документи про здобуття освіти;
• свідоцтво про народження дитини (для жінок);
• військовий квиток.

У разі втрати трудової книжки можна надати довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

Зробити це може як роботодавець, так і сам працівник.

У Федерації профспілок України пояснили, що саме включають відомості про трудову діяльність працівника, які зберігаються у складі персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. 

Так, ідеться про такі складові:

• відомості, що дають змогу ідентифікувати особу:
  • унікальний номер персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
  • прізвище, ім’я, по батькові (на момент подання відомостей до Пенсійного фонду);
  • дата народження;
  • РНОКПП (номер облікової картки платника податків) — крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті;
  • стать;
  • унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі та серія, номер і назва документа, з якого взяті відомості до персональної облікової картки застрахованої особи;
  • місце проживання;
  • засоби зв’язку (телефон, адреса електронної пошти);
• відомості про періоди трудової діяльності:
  • податковий номер юридичної особи (РНОКПП фізособи) та назва страхувальника;
  • рік, за який внесено відомості;
  • період трудових відносин;
  • професійна назва роботи;
  • назва посади із зазначенням структурного підрозділу;
  • відомості про прийняття на роботу, присвоєння/зміну/позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, проходження стажування, переведення на іншу роботу, підстави звільнення;
  • інформація про основне місце роботи;
  • освіта;
• дані про особливі умови праці, що дають право на пільги із загальнообов’язкового державного соціального страхування:
  • номер списків (розділ, підрозділ) виробництв, робіт, професій, посад і показників;
  • результати атестації умов праці із зазначенням номера і дати розпорядчого акта;
  • повна/неповна зайнятість;
  • кількість відпрацьованих працівником календарних днів (годин) за відповідний місяць, зокрема в особливих умовах праці, що дають право на пільги;
• інформація про судимість за вчинення злочину та про позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю;
• інформація про підтвердження набутого особою за межами України стажу роботи для застосування накопичення періодів стажу роботи відповідно до міжнародних договорів, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

Зверніть увагу: періоди роботи після 2004 року автоматично зберігаються в державному реєстрі, а попередні — зараховуються на підставі паперових документів.

Корисні поради:

• Як сканувати трудові книжки й передати до ПФУ

Отже, стаж не втратиться, якщо документи не будуть оцифровані. Проте формування електронної трудової книжки спростить доступ до інформації для підтвердження стажу.

За інформацією Федерації професійних спілок України