Оцифрували трудову книжку? Не передавайте сканкопії до ПФУ, поки не проведете таку перевірку

Відведений на оцифрування трудових книжок термін спливає 10 червня 2026 року. Втім, у Пенсійному  фонді закликали роботодавців уникати поспіху і ретельно перевіряти документи перед скануванням.

Як вносити зміни і виправлення в трудові книжки

Наприклад, записи у трудових слід перевірити на відповідність вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників. Також у ПФУ надали поради щодо перевірки окремих елементів трудових книжок

Перевірка першої сторінки:

• правильність написання прізвища, ім’я та по батькові (мають бути вказані повністю, без заміни ініціалами) та дату народження — вони мають збігатися з даними у паспорті;
• оформлення записів про зміну працівником ПІБ або дати народження (за наявності), завірені підписом або печаткою — попередній запис має бути закреслений однією рискою, а поряд вносять нові дані з посиланням на документ з реквізитами, номером і датою видачі;
• наявність підписів власника трудової книжки та особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві; 
• наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому трудову заповнювали вперше.

Перевірка розділу «Відомості про роботу»:

• наявність у записах про прийняття на роботу та звільнення дати початку роботи, повного найменування підприємства, назви посади, номерів і дат наказів про прийняття чи звільнення;
• наявність запису про перейменування (із зазначенням розпорядчого акту з датою та номером) окремим рядком — у разі зміни назви підприємства;
• відповідність записів про звільнення чи переведення формулюванням чинного законодавства (з посиланням на статтю закону);
• наявність печатки, що засвідчує записи.

Надамо також деякі поради що виправлення помилок у разі їх виявлення.

Так, ПІБ або дату народження можна виправити за останнім місцем роботи на підставі відповідних документів. Якщо ж ідеться про неправильні або неточні записи про роботу (нагородження, заохочення тощо), то виправлення вносять там, де було зроблено запис. Це робить власник або уповноважений орган (у разі ліквідації підприємства — правонаступник або архів).

У Пенсійному фонді також застерегли роботодавців від закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів у розділах «Відомості про  роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення».

За інформацією Головного управління Пенсійного фонду України в Закарпатській області