Водночас кадрові процеси потребують значних ресурсів компанії, але їхній реальний вплив на фінансові результати часто залишається «невидимим» для бізнесу. Це підтверджують результати опитування сервісу «Вчасно.Кадри» серед 157 компаній різних сфер.
Де витрачається найбільше часу та ресурсів
Найбільше часу HR-відділи витрачають на оформлення відпусток — 52% та прийомі нових співробітників — 48%. Менш ресурсозатратними процесами вважають: лікарняні (26%), відрядження (24%), звільнення (22%).
Ці дані свідчать, що щоденна операційна робота забирає значні ресурси HR-команд і безпосередньо впливає на загальну ефективність бізнесу. Окрім цього, це впливає й на працівників. За аналітикою сервісу «Вчасно.Кадри», у середньому на одного співробітника за рік припадає 8 кадрових процесів, кожен із яких може включати від 2 до 19 документів. Зменшується фокус на цікавих задачах, а час витрачається на погодження та підписання документів.
Окрім витрат часу, кадрові процеси створюють додаткові фінансові навантаження. 55% компаній зазначають, що найбільші витрати йдуть на папір та відправку, 42% — на внесення змін через помилки або втрату оригіналів, а 20% — на постійне збільшення штату для роботи з документами.
Водночас 43% керівників не бачать прямого зв’язку між кадровими процесами та фінансовими результатами компанії. Ще 44% розуміють потенційні переваги цифровізації, але не мають конкретних розрахунків економії. І лише 13% можуть чітко продемонструвати, як автоматизація впливає на витрати та ефективність.
Готовність співробітників та HR до змін
Одним із головних викликів цифрових змін сьогодні — людський фактор. Адже трансформація завжди починається з людей. 35% HR-фахівців вважають, що працівники позитивно сприймуть перехід на електронні процеси. 32% очікують супротив через незвичність нових інструментів або використання КЕП. 21% відзначають, що співробітники консервативні та надають перевагу «паперовому» формату.
Щодо самих HR-фахівців, то опитування показує що 30% повністю готові до цифровізації, 36% частково готові, але бояться втратити контроль. 16% поки не готові через складність впровадження. А 15% віддають перевагу звичному формату.
Фактично 70% кадрових спеціалістів мають внутрішні бар’єри щодо повноцінного переходу на цифрові інструменти. Це свідчить про наявність суттєвого опору у сприйнятті електронних HR-процесів. Причини — не лише технічні. Йдеться про психологічну готовність до змін, рівень цифрової культури в компанії та відсутність чіткого розуміння, яку саме проблему вирішує автоматизація. Часто HR-фахівці не бачать швидкого результату або бояться, що нова система ускладнить роботу замість того, щоб її спростити.
«Цифровізація кадрових процесів — це не про втрату контролю чи додаткові виклики у роботі. Коли всі документи систематизовані та доступні у кілька кліків, HR-фахівець бачить повну картину своєї зони відповідальності й отримує більше впливу на управлінські рішення. Цифровізація перестає сприйматися як ризик, коли бізнес розуміє переваги таких змін, а HR-команда має чіткий план впровадження та вимірюваний результат. Тоді вона стає інструментом посилення ролі кадрового спеціаліста, а сам фахівець — партнером бізнесу»,
— коментує Ірина Шеремета, керівниця сервісу «Вчасно.Кадри».
Джерело:
«Вчасно.Кадри» — сервіс з автоматизації кадрового обліку, що входить до екосистеми цифрових сервісів для бізнесу «Вчасно».
Опитування проведене сервісом «Вчасно.Кадри» серед 157 компаній, переважно середнього та великого бізнесу. ТОП‑3 галузі респондентів: 46% — торгівля, 14% — промисловість, 8% — ІТ.
Результати були представлені під час RAU HR Conference 2026 і показують, як HR‑фахівці ставляться до цифровізації та з якими бар’єрами стикаються під час впровадження електронних процесів.
