Найближчим часом тим, хто працює з документами, доведеться опановувати величезну кількість нових норм і правил. Адже Державна архівна служба України разом з Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства активно працює над низкою законодавчих новацій, які незабаром будуть введені в дію.
Про те, що день прийдешній нам готує у діловодній сфері, розповіла журналу «Довідник секретаря та офіс-менеджера» (Цифрове видавництво Експертус) Світлана СЕЛЬЧЕНКОВА, директор департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Державної архівної служби України.
Як зауважила Світлана Сельченкова, з метою впровадження єдиних норм та уніфікованих підходів щодо створення управлінських документів в державних органах, органах місцевого самоврядування, інших установах, організаціях, на підприємствах наразі готуються:
- нова редакція ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»;
- зміни класу 02 «Організаційно-розпорядча документація» Державного класифікатора управлінської документації (ДК 010-98), затвердженого наказом Держстандарту України від 31.12.1998 № 1024;
- нові уніфіковані форми організаційно-розпорядчих документів, що увійдуть до нової редакції Державного класифікатора управлінської документації.
Організацію спеціальних видів діловодства покликані регламентувати та оптимізувати постанови Кабінету Міністрів України, які на сьогодні подано Державною архівною службою України до Міністерства юстиції України:
- «Про затвердження Типової інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших носіїв інформації, які містять службову інформацію» — інструкція встановлює єдині вимоги щодо обліку, зберігання, використання, знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, визначає порядок створення комісії з питань роботи зі службовою інформацією та окреслює основні завдання такої комісії;
- «Про затвердження Типової інструкції з діловодства за запитами на інформацію» — інструкція встановлює загальні вимоги щодо організації діловодства за запитами на інформацію в усіх суб’єктах владних повноважень, а також інших розпорядниках публічної інформації, висвітлює всі етапи проходження запиту в установі та порядок його виконання.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Діловодство за запитами на інформацію та діловодство за документами, що містять службову інформацію, ведуть окремо від загального діловодства
Нормативно-правове регулювання питань діловодства та архівної справи в державних органах, органах місцевого самоврядування, інших установах, підприємствах, організаціях незалежно від форм власності мають забезпечити Правила організації діловодства та архівного зберігання документів в органах державної влади, місцевого самоврядування, підприємствах, установах і організаціях (далі — Правила організації діловодства), що будуть затверджені наказом Міністерства юстиції України на заміну чинних на сьогодні Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16. Нова редакція Правил організації діловодства, на відміну від чинних, міститиме такі розділи:
- «Документування управлінської інформації»;
- «Організація документообігу та виконання документів»;
- «Систематизація та зберігання документів у діловодстві».
Визначний момент: сфера дії Правил організації діловодства охоплює підприємства, установи, організації всіх форм власності. Із їх затвердженням буде встановлено єдині для всіх вимоги щодо створення документів та організації діловодства. На сьогодні чинна нормативно-правова база з регулювання діловодства призначена для органів виконавчої влади (Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 30.11.2011 № 1242), що призводить до випадків нехтування юридичними особами приватної форми власності правилами організації діловодства, створення управлінських документів, до неправомірного знищення службових документів або їх втрат у документаційних фондах.
Понад це нові Правила організації діловодства удосконалюють чинні норми щодо архівного зберігання документів, порядку проведення експертизи цінності документів, використання документів.
На етапі розроблення — Правила роботи з науково-технічною документацією в архівних установах, які мають врегулювати порядок проведення експертизи цінності документів, описування та зберігання науково-технічної документації, що створюється в науко-дослідних та проектно-конструкторських інститутах, а також на виробничих підприємствах. Порядок поводження з цією категорією документації дотепер не було внормовано.
Найактуальнішим на сьогодні є Порядок роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до архівного зберігання, проект якого вже подано на затвердження до Міністерства юстиції України. Зазначений порядок регламентує:
- особливості оформлення реквізитів електронних документів — зображення Державного Герба України, зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування), дат, підписів, резолюцій, позначок про виконання документа, печаток тощо;
- документообіг електронних документів з електронним цифровим підписом;
- вимоги щодо приймання на постійне зберігання електронних документів;
- формати архівного зберігання електронних документів.
Порядок роботи з електронними документами базується на принципі єдності підходів до всіх документів незалежно від форми їх створення (паперова, електронна).
З метою збереження важливої інформації з новітньої історії України до запровадження сталих і надійних технологій архівного зберігання електронних документів зазначеним Порядком передбачено створення документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання в двох формах: електронній і паперовій. Такий підхід є світовою практикою.
Передбачається внесення змін до:
- Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 № 1453;
- Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.
Зміни до Переліку типових документів стосуватимуться статей Переліку, а також строків зберігання деяких видів документів. Розгляд і прийняття змін мають відбутися до кінця поточного року.
Не пропустіть!
Роз’яснення посадових осіб Державної архівної служби України
- про законодавчі зміни у сфері діловодства та архівної справи;
- їх запровадження у діловодну практику підприємств, установ, організацій;
- нові вимоги до оформлення документів;
- створення нових версій локальних нормативних актів
читайте у журналі «Довідник секретаря та офіс-менеджера» у II півріччі 2014 року
