Мін’юст затвердив порядок передавання на постійне зберігання аудiовiзуальних документів
Наказом Мін’юсту від 19.07.2016 № 1962/5 визначено Порядок передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів на постійне зберігання (далі — Порядок), яким установлено процедуру та єдинi вимоги щодо передавання таких документiв.
Дія цього Порядку поширюється, зокрема на юридичних осіб незалежно від форми власності та фізичних осіб, які виготовляють або володіють аудіовізуальними документами Національного архівного фонду, що підлягають передаванню до архіву.
Аудіовізуальні документи юрособи мають передавати на зберігання до архіву на підставі договору, а фізособи — на підставі заяви, договору дарування, договору купівлі-продажу, заповіту, рішення суду (у разі визнання документів безхазяйними).
Додатками 1 та 2 Порядку визначено форми актів, за якими необхідно оформлювати передавання аудіовізуальних документів від юрособи чи фізособи. Крім того, приймання аудіовізуальних документів від юросіб здійснюється в упорядкованому стані ще й за описами справ постійного зберігання (їх форми, наведено в додатках 3-10 Порядку).
Аудіовізуальні документи приймаються разом із супровідною текстовою та технічною документацією у паперовій та електронній формі.
Від редакції
Детальніше про оформлення та зберігання фото- та відеодокументів — у експертних статтях:
Оформлюємо альбом фотодокументів
(Довідник секретаря та офіс-менеджера, № 4/2015)
Анотування фотодокументів
(Довідник секретаря та офіс-менеджера, № 6/2015)
Складання описів справ — завершальний етап роботи з документами у поточному діловодстві. Кожен опис справ є одночасно і обліковим документом, і довідником щодо змісту документів, долучених до справ. Саме за описами справ документи кадрової служби передаються до архіву підприємства.
Журнал реєстрації трудових договорів належить до реєстраційно-облікових форм тривалого строку зберігання — 75 років. Бланк журналу реєстрації трудових договорів на підприємстві та для ФОПа знайдете у статті. Залишається лише скачати.
Завершення діловодного року — це завжди звітність, журнали з діловодства та перевірка ведення документообігу протягом року. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів завжди викликають низку питань: які загальні правила ведення діловодства, як має бути влаштована організація діловодства на підприємстві, де знайти реєстраційні форми діловода? Наші експерти підготували відповіді на ці та інші питання про ведення діловодства на підприємстві.
Організація зберігання документів на підприємстві завжди викликає низку питань. Який перелік строків зберігання документів? Чи існує єдиний термін зберігання кадрових документів? Усе про строк зберігання документів на підприємстві, чіткий перелік типових документів та строки їх зберігання шукайте у статті.
Внесіть вихідні листи в журнал реєстрації. Листи і будь-які інші документи реєструйте, лише коли їх підписали. На допомогу вам шаблон такого журналу
