Наказом Мін’юсту від 19.07.2016 № 1962/5 визначено Порядок передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів на постійне зберігання (далі — Порядок), яким установлено процедуру та єдинi вимоги щодо передавання таких документiв.
Дія цього Порядку поширюється, зокрема на юридичних осіб незалежно від форми власності та фізичних осіб, які виготовляють або володіють аудіовізуальними документами Національного архівного фонду, що підлягають передаванню до архіву.
Аудіовізуальні документи юрособи мають передавати на зберігання до архіву на підставі договору, а фізособи — на підставі заяви, договору дарування, договору купівлі-продажу, заповіту, рішення суду (у разі визнання документів безхазяйними).
Додатками 1 та 2 Порядку визначено форми актів, за якими необхідно оформлювати передавання аудіовізуальних документів від юрособи чи фізособи. Крім того, приймання аудіовізуальних документів від юросіб здійснюється в упорядкованому стані ще й за описами справ постійного зберігання (їх форми, наведено в додатках 3-10 Порядку).
Аудіовізуальні документи приймаються разом із супровідною текстовою та технічною документацією у паперовій та електронній формі.
Від редакції
Детальніше про оформлення та зберігання фото- та відеодокументів — у експертних статтях:
Оформлюємо альбом фотодокументів
(Довідник секретаря та офіс-менеджера, № 4/2015)
Анотування фотодокументів
(Довідник секретаря та офіс-менеджера, № 6/2015)
