Документація, необхідна для потреб оборони України, поставлення на виробництво, експлуатацію та ремонт продукції оборонного, мобілізаційного і господарського призначення, для проведення будівельних (відбудовчих), аварійно-рятувальних та аварійно-відновлювальних робіт під час ліквідування надзвичайних ситуацій та в особливий період, а також у сфері збереження інформації про культурні цінності, обов’язково включається до страхового фонду документації України (ст. 2 Закону України «Про страховий фонд документації України» від 22.03.2001 № 2332-III).
Страховий фонд документації України — упорядкований банк документів, зафіксованих на мікрографічній плівці чи інших компактних носіях інформації, які прийняті на державний облік і довгострокове надійне зберігання.
Контролює створення, наповнення і збереження документів страхового фонду Державна архівна служба.
Державна архівна служба перевірятиме підприємства, які створюють документи, що мають бути внесені до страхового фонду:
- з високим ступенем ризику — не частіше разу на 2 роки;
- із середнім ступенем ризику — не частіше разу на 3 роки;
- з незначним ступенем ризику — не частіше разу на 5 років.
Кого та як часто перевірятимуть
| Ступінь ризику | Хто належить | Частота перевірки |
| Висока | Підприємства, установи, організації, які: мають стратегічне значення для економіки і безпеки держави; | не частіше разу на 2 роки |
| є виконавцями державного оборонного замовлення; відносяться до паливно-енергетичного комплексу України (виробники електричної та теплової енергії, продуктів переробки нафти і газу, підприємства, що здійснюють видобуток вугілля, торфу, нафти і газу, постачання і транспортування нафти, газу та продуктів їх переробки, постачальники електричної та теплової енергії тощо); використовують землі залізничного, автомобільного транспорту і дорожнього господарства, морського, річкового, авіаційного, трубопровідного транспорту та міського електротранспорту; забезпечують роботу хвостосховищ, шламонакопичувачів і накопичувачів токсичних відходів; використовують водні об’єкти загальнодержавного значення для задоволення потреб населення, промисловості, сільського господарства, транспорту та інших галузей господарства, включаючи забір води, скидання стічних вод та інші види використання вод (водних об’єктів); провадять діяльність на об’єкті будівництва, віднесеному до значного класу наслідків (відповідальності) — СС3; забезпечують зберігання страхового фонду документації; провадять діяльність на території та/або у приміщеннях пам’ятки культурної спадщини національного значення, що належать їм на праві власності, володіння, користування; мають у власності, володінні, користуванні унікальні культурні цінності (предмети колекції, зібрання, фонди), які визнані об’єктами національного культурного надбання та включені до Державного реєстру національного культурного надбання; допустили протягом року порушення вимог законодавства у сфері створення, формування, ведення і використання страхового фонду документації | ||
| Середній | здійснюють виробництво, постачання теплової енергії та транспортування теплової енергії місцевими (розподільними) тепловими мережами, передачу електричної енергії місцевими (локальними) електромережами та постачання природного газу; використовують водні об’єкти місцевого значення для задоволення потреб населення, промисловості, сільського господарства, транспорту та інших галузей господарства, включаючи забір води, скидання стічних вод та інші види використання вод (водних об’єктів); відносяться до залізничного, морського, річкового, автомобільного, авіаційного, трубопровідного транспорту, а також міського електротранспорту та відомчого транспорту; відносяться до сфери питної води, питного водопостачання та водовідведення; мають у власності або у користуванні хоча б один об’єкт підвищеної небезпеки; провадять діяльність на об’єкті будівництва, віднесеному до середнього класу наслідків (відповідальності) — СС2; здійснюють виготовлення документів страхового фонду документації; провадять діяльність на території та/або у приміщеннях пам’ятки культурної спадщини місцевого значення, що належить їм на праві власності, володіння, користування. | не частіше разу на 3 роки |
| Незначний | суб’єкти системи страхового фонду документації, що не віднесені до суб’єктів господарювання з високим та середнім ступенем ризику | не частіше разу на 5 років |
