Порядок надання скан-копій трудових книжок роботодавцями від Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області
Процедура передавання скан-копій трудових книжок працівників складається із чотирьох простих кроків:
Крок 1. Увійдіть на вебпортал ПФУ:
- у правому верхньому куті натисніть кнопку «Вхід»;
- оберіть спосіб входу. Роботодавці, як юридичні особи, так і ФОПи, обирають «Юридична особа»;
- із списку АЦСК оберіть свого надавача послуг Кваліфікованого електронного підпису, укажіть шлях до ключа та введіть пароль до нього;
- натисніть кнопку «Увійти з ЕЦП».
Крок 2. Внесіть відомості про роботодавця:
- у розділі «Комунікації з ПФУ» знайдіть пункт «Відомості про трудову діяльність робітника»;
- перед внесенням скан-копій система видає коротку інструкцію;
- натиснувши на кнопку «Продовжити», переходьте безпосередньо до розділу завантаження.
Як провести аудит трудових книжок перед скануванням для ПФУ
Крок 3. Додайте відомості про працівника та завантажте документи:
- заповніть форму на свого працівника;
- додайте скан-копії трудової книжки;
- натисніть кнопку «Додати файл» та оберіть заздалегідь підготовлені скан-копії трудової книжки, скановану копію згоди на обробку персональних даних працівника.
Крок 4. Відправте відомості до ПФУ
Натискайте «Відправити до ПФУ», і копія трудової книжки буде передана Пенсійному фонду.
За інформацією ГУ ПФУ у Вінницькій області
Фіксувати в трудовій книжці нагородження і заохочення зобов’язує пункт 2.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58). Що і як писати — визначає підрозділ «г» розділу 2 Інструкції № 58.
Під час оформлення на роботу всі працівники зобов’язані подавати на підприємство трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (витяг з електронної трудової книжки).
Коли фізична особа — підприємець починає використовувати найману працю, він автоматично стає роботодавцем. Саме з цього моменту виникає безліч запитань. Чи має ФОП заповнювати трудові книжки працівників у 2025 році? Що робити, якщо підприємець не має печатки? Чи оформлює ФОП трудову книжку особі, яка працевлаштовується вперше?
Виявили, що трудової немає? З’ясуйте в працівника, чи не видавали йому трудову книжку та не зафіксували цей факт
З часом, внаслідок значної кількості записів, до трудової книжки нові записи вносити нікуди. У такому разі трудову книжку доповнюємо вкладишем.
