Держпраці надає роз’яснення стосовно порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок роботодавцем.
Як зберігати та видавати трудові книжки
Згідно з пунктами 3, 4 постанови Кабміну "Про трудові книжки працівників" від 27.04.1993 № 301, трудові книжки повинні зберігатися на підприємствах, в установах і організаціях, у представництвах іноземних суб’єктів господарювання, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.
Працівник має поставити підпис про отримання трудової книжки в:
- особовій картці (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656);
- Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Підстава — пункт 7.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58.
Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб’єкта господарювання.
Посадові особи за порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
"Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі" від 05.02.2021 р. № 1217-IX передбачає нові правила обліку трудової діяльності працівника з 10.06.2021 р. — запроваджує електронний облік трудової діяльності.
Після того як ПФ завершить роботи щодо внесення відомостей про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового держсоцстрахування, трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Це має бути виконано протягом п’яти років (до 10.06.2026 р.).
Роботодавець на порталі електронних послуг ПФ вносить дані в розділі "Відомості про трудові відносини робітника" про найманого працівника та завантажує скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, що також підтверджують стаж:
- документи про набуття освіти,
- свідоцтво про народження дитини (для жінок),
- військовий квиток тощо.
Після того, як роботодавець надасть необхідні дані та ПФ завантажить документи, буде здійснена перевірка та в разі відсутності зауважень паперова версія стане непотрібною і буде зберігатися у працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.
З 10.06.2021 р. трудова діяльність працівника обліковується в електронній формі, трудова книжка зберігається у працівника, а роботодавець зобов’язаний вносити записи до трудової книжки лише на вимогу працівника (ст. 48 КЗпП).
Немає підстав для видачі працівникам трудових книжок, які зберігаються у роботодавця. З іншого боку, відсутні підстави відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Бажано оформити таку вимогу у вигляді письмової заяви.
Кожна ВПО може повідомити роботодавцю про бажання отримати трудову книжку шляхом надання письмової заяви. Роботодавці, як правило, ставляться з порозумінням до бажання працівників в цей складний час мати на руках трудову книжку.
Держпраці нагадує про можливість отримати консультаційну підтримку, а також відповіді на найактуальніші питання застосування трудового законодавства, зокрема і у воєнний час на порталі pratsia.in.ua, який діє в межах проекту започаткованому Держпраці.
За матеріалами Східного міжрегіонального управління Держпраці
