Нова система діє для всіх підприємств, а також ФОП. Держустановам варто враховувати норми ДСТУ при оформленні документів
Зразки документів за ДСТУ 4163:2020
З 1 вересня набув чинності новий стандарт, який регулює порядок оформлення організаційно-розпорядчих документів – ДСТУ 4163:2020. Він замінив ДСТУ 4163–2003, за яким складали документи ще з 2003 року. Нова система діє для всіх підприємств, а також ФОП (з урахуванням ст. 51 ЦК).
Найпоширеніші документи за ДСТУ
Зміни нового положення ДСТУ стосуються як паперових, так і електронних документів.
Скачати ДСТУ 4163:2020
Документ складається з реквізитів. Різні документи містять різні реквізити, але вимоги до їхнього оформлення — єдині. Усього стандарт називає 32 реквізити. Реквізитами є:
- дата,
- реєстраційний номер,
- гриф затвердження,
- текст,
- підпис,
- відбиток печатки тощо.
Держстандарт регулює їхнє розміщення та наповнення.
Як із 01.09.2021 оформляти документи за ДСТУ 4163:2020
Основні вимоги до оформлення документів, які встановлені ДСТУ 4163:2020
- Для друкування текстів документів потрібно використовувати шрифт Times New Roman розміром 12-14 друкарських пунктів. Для реквізиту «Назва виду документу» можна використовувати шрифт розміром 14-16 друкарських пунктів. Текст документів на аркушах паперу формату А4 ДСТУ рекомендує друкувати через 1—1,5 міжрядкових інтервали.
|
- Пунктом 7.7 ДСТУ 4163:2020 визначені нові розміри відступів від лівого поля документів. Для: абзаців у тексті – 10 мм (замість 12,5 мм); реквізиту «Адресат» – 90 мм ( замість 92 мм); реквізиту «Гриф затвердження документа» та «Гриф обмеження доступу до документа» – 100 мм (замість 104 мм).
- Однією з істотних змін стало розшифрування підпису, який друкують на рівні останнього рядка найменування посади. Тепер у розшифруванні підпису повинні бути не ініціали і прізвище особи, яка підписує документ, а зазначається її «Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ». При цьому ПРІЗВИЩЕ потрібно прописувати великими літерами.
|
- Пунктом 5.27 ДСТУ 4163:2020 визначено, що у відомостях про виконавця документа варто зазначати як прізвище, так і власне ім’я виконавця документа та номер його службового телефону.
- У всіх реквізитах, де зазначається прізвище особи, тепер варто вказувати й ім’я, а не ініціали (наприклад, у реквізитах «відомості про виконавця документа», «відмітка про засвідчення копії» тощо).
- Зміни відбулись і в оформленні найменування підприємств. Наразі назви підприємств, організацій та установ треба зазначати великими літерами. Наприклад, ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ В ВІННИЦЬКІЙ ОБЛАСТІ або ДЕРЖАВНА КАЗНАЧЕЙСЬКА СЛУЖБА УКРАЇНИ.
- Також, не можна замінювати найменування юридичної особи зображенням емблеми або торговельної марки (знак для товарів і послуг), навіть якщо найменування повністю відтворено в зображенні. Цей реквізит використовують лише разом із найменуванням юридичної особи.
- Новим ДСТУ уточнено використання печатки на документах. Печатку проставляють таким чином, щоб вона охоплювала останні кілька літер посади особи, яка підписує документ. Проставляти печатку на підписі не можна. Крім того, якщо на документі є спеціально відведене місце, то печатку проставляють саме там.
- Відбиток печатки в усіх реквізитах електронного документа, до складу яких він входить, замінюють електронною печаткою, що створюється відповідно до вимог законів України про електронні документи та електронний документообіг та
Закону «Про електронні довірчі послуги». |
- Пунктами 5.10 та 5.11 ДСТУ 4163:2020 передбачено особливості оформлення реквізитів «Дата» та «Реєстраційний індекс». У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства допустимо проставляти як дату реєстрації, так і реєстраційний індекс документа у складі штрих-коду або QR-коду, що створюється засобами цієї системи, згідно з постановою КМУ.
- Штрих-код проставляють у центрі нижнього поля першої сторінки документа, QR-код (21 мм × 21 мм) — у нижньому лівому куті першої сторінки документа.
- Держстандарт регулює порядок оформлення адресатів листів. Зокрема, якщо документ адресований фізичній особі, то, за ДСТУ, спочатку зазначають власне ім’я та прізвище адресату в давальному відмінку, потім – поштову адресу.
|
- Пунктом 5.32 ДСТУ 4163:2020 окремо врегульовані положення щодо створення примірника електронного документа.
- Так, відмітку про наявність примірника документа з паперовим (електронним) носієм інформації проставляють згідно з постановою КМУ (
Деякі питання документування управлінської діяльності ) та наказом Мін'юсту (Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання). - Також, у разі створення примірника електронного документа з паперовим носієм інформації на ньому проставляють штрих-код або QR-код, що містить: скорочене найменування юридичної особи, дату реєстрації, реєстраційний індекс.
|
Таким чином, держустановам варто враховувати норми ДСТУ 4163:2020 при оформленні документації. Водночас важливо, що для відповідних суб’єктів при роботі із документами обов’язковим також є дотримання вимог Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» та вимог власних інструкцій з діловодства.
За матеріалами 7АСС
Одне з найпопулярніших запитань, що надходять до нашої редакції
Надомна та дистанційна робота 2025 року не втрачає своєї актуальності через дію воєнного стану в країні. Щоб легко орієнтуватися надомна чи дистанційна робота та оформляти їх правильно, дізнайтеся, що спільного мають ці два види віддаленої роботи та чим саме вони відрізняються.
Ефективна діяльність кадрової служби залежить від чіткого планування. Саме тому план роботи відділу кадрів на 2026 рік є обов’язковим документом, який допомагає систематизувати всі напрямки роботи, своєчасно виконувати завдання та уникати хаотичності у веденні кадрових процесів
У сфері трудових правовідносин судова практика відіграє важливу роль для формування стабільного правозастосування, захисту прав працівників і роботодавців, а також для тлумачення норм трудового законодавства. В умовах постійного оновлення правової бази України актуальним є ґрунтовний аналіз судової практики у трудових спорах. Яка практика розгляду судами трудових спорів — читайте у статті.
Виникли проблеми з тим, як розрахувати кількість відпускних днів? Шукаєте розрахунок днів невикористаної відпустки при звільненні онлайн? Переймаєтесь як розрахувати кількість днів відпустки за фактично відпрацьований час та як порахувати кількість днів невикористаної відпустки? Рішення усіх питань — наш калькулятор відпусток онлайн.
Страховий стаж — це один із ключових факторів, який впливає на право людини на пенсійне забезпечення, соціальні виплати та інші пільги. Тому перед роботодавцями та працівниками постає низка питань щодо його врегулювання. Що входить до страхового стажу для пенсії? Як зараховується стаж та чи зараховується навчання в трудовий стаж? Відповіді на ці та інші питання про трудовий стаж для виходу на пенсію — у статті.
Підпишіться на 
