Зміна облікових даних працівника: експерти підкажуть, як зберігати документи

⭐ Дізнавайтеся про зміни першими. Додайте «Кадровик-01» в улюблені Google, щоб не пропустити найсвіжіші новини та роз'яснення

Ми вже відібрали головне для вас
Автор
член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України, експерт з питань діловодства архівної справи, Київ
Автор
аналітик Експертус Кадри Цифрового видавництва Експертус, юрист із трудового права, сертифікований експерт із військового обліку, Київ
Пояснення надали член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України Олександр Денисенко та аналітик Експертус Кадри, юрист із трудового права, сертифікований експерт із військового обліку Юлія Видиборець

Зміна облікових даних працівника: експерти підкажуть, як зберігати документиСтрок зберігання повідомлення про зміну облікових даних  визначають з урахуванням особливостей формування справ у номенклатурі.

Скільки зберігати повідомлення про зміну облікових даних

Роботодавці подають повідомлення до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (далі — ТЦК), органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки (п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487).

Повідомлення — документ без адресної частини, його належить відправляти із супровідним листом (п. 10 гл. 1 розд. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Тож строк зберігання визначаємо як для листа, оскільки повідомлення – додаток до листа. Як правило, до номенклатури вносять справу «Листування з ТЦК», де об’єднують листування з усіх питань і встановлюють найдовших строк зберігання для такого типу документів — 3 роки.

Зміна облікових даних працівника: експерти підкажуть, як зберігати документиБільше про нормативні вимоги до зберігання документів

Якщо обсяг листування з питань персонального військового обліку значний, справи можуть бути розділені. За таких умов справу належить зберігати 1 рік. Однак, якщо стан військового обліку на підприємстві перевіряють не щороку, а раз на чотири роки, доцільно, щоб експертна комісія підприємства встановила триваліший строк зберігання справи.

Зміна облікових даних працівника: експерти підкажуть, як зберігати документиЯк не знищити передчасно справу про листування з ТЦК?

додаток

ШІ для кадровика: практичне застосування, робочі лайфхаки і де ховаються пастки

Статті за темою

Усі статті за темою

Посадова інструкція інспектора з військового обліку

В умовах воєнного стану в Україні актуальність належного ведення військового обліку значно зросла. Відповідальність за цей напрям роботи на підприємстві або в установі несе спеціально призначена особа — інспектор з військового обліку. Інспектор з військового обліку повинен мати чітку посадову інструкцію, яка регламентуватиме його обов’язки, права та відповідальність. Посадова інструкція відповідального за військовий облік на підприємстві — у статті, залишилось тільки скачати.
81313

Відповідальність за порушення військового обліку на підприємстві

Державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації незалежно від форми власності та підпорядкування зобов’язані вести військовий облік працівників. Порушення правил військового обліку — досить поширена проблема на сьогодні. Розглянемо, яка відповідальність за порушення у сфері військового обліку передбачена законодавством та які особливості притягнення до відповідальності за порушення ведення військового обліку.
26812

Військовий облік

Ведення військового обліку — обов'язкова умова діяльності підприємства будь-якої форми власності. Порядок військового обліку до цього часу викликає низку питань у зв’язку з динамічністю законодавства у цій сфері. Матеріал стане вашим путівником під час організації військового обліку на підприємстві з нуля, адже містить усі головні, як законодавчі, так і практичні положення про військовий облік для ведення обліку військовозобов'язаних
69579

Відомість до ТЦК про наявність і технічний стан транспортних засобів і техніки, а також про громадян, які працюють на підприємстві, в установі та організації на таких транспортних засобах і техніці

Керівники підприємств мають подавати до ТЦК за місцем знаходження щороку до 20 червня та 20 грудня інформацію про наявність транспортних засобів і техніки, їх технічний стан, а також про громадян, які працюють на підприємствах на таких транспортних засобах і техніці.
79343

Виклик до ТЦК: порядок оформлення на підприємстві

Оповіщати про виклик до територіального центру комплектування та соціальної підтримки працівника – обов’язок більшості підприємств. Розкажемо, який порядок оформлення виклику до ТЦК, зокрема — як скласти лист до ТЦК щодо результатів оповіщення про виклик працівників та наказ про оповіщення працівників щодо їх виклику до ТЦК
59194

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді