Зберігання трудових книжок під час воєнного стану

Правовий режим воєнного стану не визначає особливих умов зберігання трудових книжок. Зміни у законодавстві щодо цього теж відсутні. Зберігати трудові книжки працівників має підприємство. Роботодавець зобов’язаний видати трудову книжку у випадку звільнення працівника (п. 3 постанови КМУ від 27.04.1993 № 301).
При цьому працівник має поставити підпис про отримання трудової книжки в :

• особовій картці (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656);
• Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Підстава — пункт 7.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58.

Робота відділу кадрів під час воєнного стану — ексклюзивний курс

Важливо! Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладено на керівника підприємства.

Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» встановив нові правила обліку трудової діяльності працівників з 10.06.2021 – електронний облік трудової діяльності.

Після того як ПФУ завершить роботи щодо включення відомостей про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Роботи з оцифрування трудових мають бути виконані до 10.06.2026. Після того як роботодавець подасть необхідні дані та завантажить документи, Пенсійний фонд проводить їх перевірку. У разі відсутності зауважень паперова версія трудової стає непотрібною. Відповідно до ст. 48 КЗпП з 10.06.2021 облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі, трудова книжка зберігається у працівника, а обов’язок роботодавця вносити записи до трудової книжки лише на вимогу працівника.

Робота з трудовими книжками після 10.06.2021

Варіанти дій в умовах воєнного стану

Держпраці у своїх роз’ясненнях від 17.06.2021 зауважила, що «видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавця, підстав немає. Водночас відсутні підстави відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви».

Зверніть увагу! Якщо трудова книжка видана працівнику на його вимогу, працедавець знімає з себе відповідальність за збереження трудової книжки. Видає роботодавець у такий спосіб трудову в інтересах працівника, який може через небезпеку змінити місце проживання, виїхати, влаштуватись за строковим трудовим договором за сумісництвом тощо.

Видавайте трудову в умовах воєнного стану за таким алгоритмом:

1. працівник пише заяву з проханням видати йому трудову книжку з обґрунтуванням необхідності такої видачі;
2. роботодавець заводить додатковий журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок (довільної форми), де працівник розписується в отриманні та поверненні книжки.

Окрім того, відповідно до ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у випадку знаходження підприємства в районі активних бойових дій, роботодавець самостійно вирішує питання зберігання кадрових документів і може приймати рішення про видачу трудових книжок працівникам під підпис. Перелік територіальних громад, що розташовані в районі проведення воєнних (бойових) дій або які перебувають в тимчасовій окупації, оточенні (блокуванні) затверджується наказом Мінреінтеграції.

Пам’ятайте, видача трудової книжки на руки здійснюється з метою її збереження в умовах війни. Роботодавець не може примусово видати трудову книжку на руки проти бажання самого працівника. У разі знищення трудової через бойові дії працівник отримає чимало клопоту щодо відновлення даних при виході на пенсію, а роботодавець навряд чи понесе відповідальність, адже наразі в країні війна, що визнано форс-мажорною обставиною.

Джерело: Безоплатна правова допомога