керівник експертної групи «Експертус Кадри» Цифрового видавництва Експертус, Київ
Видача трудової книжки в день звільнення передбачена чинним законодавством. Бувають випадки, коли працівник відсутній на роботі в день звільнення або втратив свою трудову книжку, чи бажає отримати її на руки, щоб подати відомості до Пенсійного фонду, які дії працівника та роботодавця? Відповіді на ці та інші запитання отримаєте в статті
Якщо трудову книжку працівника зберігає роботодавець, при звільненні працівника він видає її у день звільнення.
Роботодавець зобов’язаний у день звільнення, крім інших необхідних процедур, на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника (ст. 47 КЗпП).
Якщо видача трудової книжки при звільненні затримується з вини роботодавця працівнику виплачують середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважають день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видають наказ і вносять запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнають недійсним у порядку, встановленому пунктом 2.10 Інструкції № 58.
Роботодавець видає працівнику трудову книжку, якщо працівник звільняється (п. 3 постанови КМУ від 27.04.1993 № 301). Працівник має поставити підпис про отримання трудової книжки:
в особовій картці (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656);
у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (п 7.1. Інструкції № 58).
Розписку про отримання трудової книжки не вимагають. Поширена практика, коли кадровик просить у працівника, який звільняється, розписку про те, що той отримав трудову книжку. Таку розписку просять і в разі, якщо роботодавець затримав трудову з власної вини і видає її через деякий час після звільнення. У розписці працівник зазвичай пише, що отримав трудову книжку певною датою і не має претензій до роботодавця. Утім, розписка не створює жодних правових наслідків.
Розглянемо ситуацію, якщо працівник сам не приходить за трудовою книжкою. Для уникнення претензій з боку працівника, роботодавцю потрібно в день звільнення здійснити заходи, що дозволяють підприємству згодом довести законність своїх дій. Справа в тім, що в разі затримки видання трудової книжки з вини роботодавця працівник має право звернутися до суду.
Бажано надсилати таке повідомлення рекомендованим листом з описом вкоадення, повідомленням про вручення та відміткою «Вручити особисто». За таких умов, у разі виникнення трудового спору, у роботодавця буде додатковий доказ щодо відсутності його вини у затримці видачі працівнику трудової книжки.
Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника.
Якщо письмової згоди на пересилання трудової книжки поштою роботодавець не отримав, або рекомендований лист повернувся, слід керуватися пунктом 6.2 Інструкції № 58, відповідно до якого трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у кадровій службі підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі.
Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.
Чи можна за заявами працівників видати їм трудові книжки на руки для оформлення пенсії
З 10.06.2021 в Україні запроваджено електронний облік трудової діяльності (Закон № 1217-IX).
Закон № 1217 передбачає, що облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07. 2010 № 2464-VI. Але, при цьому ведення паперових трудових книжок не скасовується.
Працівники, прийняті після 10.06.2021, самі зберігають свої трудові книжки.
ПФУ ще не вніс відсутні відомості про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
ВАЖЛИВО!
У період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці (ч. 1 ст. 7 Закону № 2136)
Скористайтеся практичними порадами від експерта, як організувати роботу, щоб якнайшвидше передати відомості про трудову діяльність на вебпортал ПФУ. Адже тепер інформація про страховий стаж для лікарняних береться звідти
Враховуючи практичний досвід та те, що роз’яснення Держпраці носять рекомендаційний характер, видача копії трудової книжки на вимогу працівника, що належним чином засвідчена адміністрацією підприємства, для подання її органам ПФУ є оптимальним варіантом вирішення питання. А кадровик підприємства може особисто пред’явити оригінал трудової книжки посадовій особі ПФУ, яка в його присутності звірить оригінал документа із засвідченою копією або сканкопією на вебпорталі ПФУ.
Як видати дублікат трудової книжки
Як здійснюється оформлення та видача дублікатів трудової книжки, докладно регламентує Інструкція № 58.
Дублікат оформлюють, якщо трудова книжка стала непридатною або її загубили. А на прохання працівника — якщо запис про звільнення або переведення визнано недійсним.
Часто з проханням про дублікат звертаються особи, що працевлаштовуються. Говорять, що трудову книжку загубили. Оформити дублікат трудової книжки у цьому випадку неправомірно. Це мають зробити за останнім місцем роботи (п. 5.1 Інструкції № 58). Якщо кандидат стверджує, що підприємство ліквідоване, нехай звертається на передостаннє місце роботи.
Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» в правому верхньому кутку першої сторінки (п.5.1 Інструкції № 58).
Дублікат трудової книжки оформлюють на підставі заяви працівника на ім’я керівника підприємства, в якій він просить оформити дублікат, зазначає строк, в який зобов’язується подати документи про роботу в минулому.
Після оформлення дублікату трудової книжки, його видають під підпис в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
До Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них вносять відомості про оформлений дублікат. У графі 12 «Дата і підстава видачі трудової книжки» вказуються реквізити заяви. Колишній працівник має підтвердити, що отримав трудову книжку, поставивши підпис у графі 13 цієї Книги обліку.
Під час видачі дублікату трудової книжки необхідно повернути особі документи, що підтверджують стаж роботи.
Чи може особа на підставі довіреності отримати трудову книжку працівника, який звільнився
Якщо працівник не може з’явитися особисто на підприємство для того щоб була проведена видача трудової книжки в разі звільнення і через певні обставини (наприклад, перебування за кордоном) і не бажає (чи не має змоги) отримати трудову книжку шляхом пересилання поштою, він може реалізувати свої права та обов’язки через представництво, тобто має право довірити одержання трудової книжки третій особі. Для отримання трудової книжки довіреність має бути посвідчена нотаріально.
Отже, довіреній особі можна видати трудову книжку по довіреності, якщо така довіреність буде оформлена належним чином.
У Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них можна зазначити, що трудову книжку видано на підставі довіреності, вказавши прізвище та ініціали отримувача і реквізити довіреності.
Кому вручити трудову книжку, якщо працівник помер?
У разі смерті працівника (або за наявності судового рішення про визнання особи безвісти зниклою чи про оголошення особи померлою) видача трудової книжки померлого працівника може здійснюватися безпосередньо на руки його найближчим родичам під розписку або надіслана поштою за їхньою вимогою (п. 4.3 Інструкції № 58).
Видача трудової книжки під розписку має містити дані та інформацію про родича померлого працівника:
прізвище, ім’я, по батькові;
адреса,
паспортні дані,
дата отримання трудової книжки із записом прізвища, ім’я, по батькові померлого працівника,
особистий підпис.
Як звільнити працівника, якщо внаслідок бойових дій відсутні кадрові документи
