Видача трудової книжки в день звільнення передбачена чинним законодавством. Бувають випадки, коли працівник відсутній на роботі в день звільнення або втратив свою трудову книжку, чи бажає отримати її на руки, щоб подати відомості до Пенсійного фонду, які дії працівника та роботодавця? Відповіді на ці та інші запитання отримаєте в статті
Видача трудової книжки при звільненні працівника проводиться в у день його звільнення.
Чинним законодавством передбачено, що роботодавець зобов’язаний у день звільнення, крім інших необхідних процедур, на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника (ст. 47 КЗпП).
Якщо видача трудової книжки при звільненні затримується з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день, коли проводиться видача трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у порядку, встановленому пунктом 2.10 Інструкції № 58.
Видача працівнику трудової книжки відбувається лише якщо працівник звільняється (п. 3 постанови КМУ від 27.04.1993 № 301). Працівник має поставити підпис про отримання трудової книжки:
в особовій картці (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656);
у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (п 7.1. Інструкції № 58).
Розписка про отримання трудової книжки не вимагається. Поширена практика, коли кадровик просить у працівника, який звільняється, розписку про те, що той отримав трудову книжку. Таку розписку просять і в разі, якщо роботодавець затримав трудову з власної вини і видає її через деякий час після звільнення. У розписці працівник зазвичай пише, що отримав трудову книжку певною датою і не має претензій до роботодавця. Утім, розписка не створює жодних правових наслідків.
Розглянемо ситуацію, якщо працівник сам не приходить за трудовою книжкою. Для уникнення претензій з боку працівника, роботодавцю потрібно в день звільнення здійснити заходи, що дозволяють підприємству згодом довести законність своїх дій. Справа в тім, що в разі затримки видання трудової книжки з вини роботодавця працівник має право звернутися до суду (це питання вирішується в судовому порядку). Потрібно скласти акт про неотримання трудової книжки — зразок готується в довільній формі. Такий акт підписується працівниками підприємства.
Бажано надсилати таке повідомлення рекомендованим листом «з повідомленням про вручення». Більше того, варто скористатись послугою «Укрпошти», що передбачає вручення рекомендованого повідомлення особисто адресату («вручити особисто»). За таких умов, у разі виникнення трудового спору, у роботодавця буде додатковий доказ щодо відсутності його вини у затримці видачі працівнику трудової книжки.
Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника.
Якщо письмової згоди на пересилання трудової книжки поштою роботодавець не отримав, або рекомендований лист повернувся (працівник відмовився від отримання листа або змінив місце проживання і не надав відповідної інформації), то слід керуватися пунктом 6.2 Інструкції № 58, відповідно до якого трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у кадровій службі підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі.
Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.
Чи можна за заявами працівників видати їм трудові книжки на руки для оформлення пенсії
З 10.06.2021 в Україні запроваджено електронний облік трудової діяльності (Закон України від 05.02.2021р. № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»).
Цим Законом передбачається внесення змін, зокрема, до ст. 48 КЗпП, якою наразі передбачається, що облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07. 2010 № 2464-VI. Але, при цьому ведення паперових трудових книжок не скасовується.
Працівники, прийняті після 10.06.2021, можуть самі зберігати свої трудові книжки.
Трудові книжки прийнятих до 10.06.2021 зберігає роботодавець.
Видача трудових книжок на вимогу працівника наразі законодавством не передбачена. А от видача трудових книжок для оформлення пенсії на руки працівникам за їх заявами, тобто самостійне подання відомостей по трудовим книжкам в ПФУ, скоріш за все, проводиться у разі:
якщо працівники прийняті на роботу до 10.06.2021 і трудові книжки знаходяться у роботодавця;
ПФУ ще не вніс відсутні відомості про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
У період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці (ст. 7 Закону № 2136)
Роботодавець не зобов’язаний видавати працівникам трудові книжки, проте відсутні підстави відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Коли видача трудової книжки для оформлення пенсії відбулась на вимогу працівника, працедавець знімає з себе відповідальність за збереження трудової книжки (роз’яснення Державної служби України з питань праці від 17.06.2021).
За інформацією Мін’юсту, алгоритм видачі трудової книжки працівнику такий:
працівник звертається до роботодавця з заявою на видачу трудової книжки на руки, в якій просить видати йому трудову книжку з обґрунтуванням необхідності такої видачі;
роботодавець заводить додатковий журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок (довільної форми), де працівник розписується в отриманні та поверненні трудової книжки.
Скористайтеся практичними порадами від експерта, як організувати роботу, щоб якнайшвидше передати відомості про трудову діяльність на вебпортал ПФУ. Адже тепер інформація про страховий стаж для лікарняних береться звідти
Заява про видачу трудової книжки на руки готується в довільній формі. Також зразок заява про видачу трудової книжки може зберігатися в кадровій службі разом із зразками інших заяв.
Враховуючи практичний досвід та те, що роз’яснення Держпраці носять рекомендаційний характер, видача копії трудової книжки на вимогу працівника, що належним чином засвідчена адміністрацією підприємства, для подання її органам ПФУ є оптимальним варіантом вирішення питання. А кадровик підприємства може особисто пред’явити оригінал трудової книжки посадовій особі ПФУ, яка в його присутності звірить оригінал документа із засвідченою копією або сканкопією на вебпорталі ПФУ.
Як видати дублікат трудової книжки
Як здійснюється оформлення та видача дублікатів трудової книжки, докладно регламентує Інструкція № 58.
Дублікат оформлюють обов’язково якщо трудова книжка стала непридатною або її загубили. А на прохання працівника — якщо запис про звільнення або переведення визнано недійсним або доступ до трудової книжки унеможливлений через надзвичайну ситуацію або проведення АТО.
Часто з проханням про дублікат звертаються особи, що працевлаштовуються. Говорять, що трудову книжку загубили. Оформити дублікат трудової книжки у цьому випадку неправомірно. Це мають зробити за останнім місцем роботи (п. 5.1 Інструкції № 58). Якщо кандидат стверджує, що підприємство ліквідоване, нехай звертається на передостаннє місце роботи.
Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» в правому верхньому кутку першої сторінки (п.5.1 Інструкції № 58).
Видача дубліката трудової книжки здійснюється на підставі заяви працівника на ім’я керівника підприємства, в якій він просить оформити дублікат, зазначає строк, в який зобов’язується подати документи про роботу в минулому.
Після оформлення дублікату трудової книжки, його видають під підпис в Книзі обліку руху трудових книжок.
До Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них вносять відомості про оформлений дублікат. У графі 12 «Дата і підстава видачі трудової книжки» вказуються реквізити заяви. Колишній працівник має підтвердити, що отримав трудову книжку, поставивши підпис у графі 13 цієї Книги обліку.
Під час видачі дублікату трудової книжки необхідно повернути особі документи, що підтверджують стаж роботи.
Чи може особа на підставі довіреності отримати трудову книжку працівника, який звільнився
Якщо працівник не може з’явитися особисто на підприємство для того щоб була проведена видача трудової книжки в разі звільнення і через певні обставини (наприклад, перебування за кордоном) і не бажає (чи не має змоги) отримати трудову книжку шляхом пересилання поштою, він може реалізувати свої права та обов’язки через представництво, тобто має право довірити одержання трудової книжки третій особі. Для отримання трудової книжки довіреність має бути посвідчена нотаріально, з метою надання їй юридичної вірогідності.
Отже, довіреній особі може бути проведена видача трудової книжки по довіреності, якщо така довіреність буде оформлена належним чином.
У Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них можна зазначити, що трудову книжку видано на підставі довіреності, вказавши прізвище та ініціали отримувача і реквізити довіреності.
Кому вручити трудову книжку, якщо працівник помер?
У разі смерті працівника (або за наявності судового рішення про визнання особи безвісти зниклою чи про оголошення особи померлою) видача трудової книжки померлого працівника може здійснюватися безпосередньо на руки його найближчим родичам під розписку або надіслана поштою за їхньою вимогою (п. 4.3 Інструкції № 58).
Видача трудової книжки під розписку має містити дані та інформацію про родича померлого працівника:
прізвище, ім’я, по батькові;
адреса,
паспортні дані,
дата отримання трудової книжки із записом прізвища, ім’я, по батькові померлого працівника,
особистий підпис.
Як звільнити працівника, якщо внаслідок бойових дій відсутні кадрові документи
