Выдача трудовой книжки в день увольнения предусмотрена действующим законодательством. Бывают ли случаи, когда работник отсутствует на работе в день увольнения или потерял свою трудовую книжку, желает ли получить ее на руки, чтобы подать сведения в Пенсионный фонд, какие действия работника и работодателя? Ответы на эти и другие вопросы получите в статье
Выдача трудовой книжки при увольнении работника производится в день его увольнения.
Действующим законодательством предусмотрено, что работодатель обязан в день увольнения, кроме других необходимых процедур, по требованию работника внести надлежащие записи об увольнении в трудовую книжку, хранящуюся у работника (ст. 47 КЗоТ).
Если выдача трудовой книжки при увольнении задерживается по вине собственника или уполномоченного им органа, работнику уплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в таком случае считается день, когда производится выдача трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном пунктом 2.10 Инструкции № 58.
Выдача работнику трудовой книжки производится, только если работник увольняется (п. 3 постановления КМУ от 27.04.1993 № 301). Работник должен поставить подпись о получении трудовой книжки:
в личной карточке (типичная форма № П-2, утвержденная приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656);
в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (п 7.1. Инструкции № 58).
Расписка о получении трудовой книжки не требуется. Распространена практика, когда кадровик просит у увольняемого работника расписку о том, что тот получил трудовую книжку. Такую расписку просят и в случае, если работодатель задержал трудовую по своей вине и выдает ее спустя некоторое время после увольнения. В расписке работник обычно пишет, что получил трудовую книжку определенной датой и не имеет претензий к работодателю. Впрочем, расписка не создает никаких правовых последствий.
Рассмотрим ситуацию, если работник сам не приходит за трудовой книжкой. Чтобы избежать претензий со стороны работника, работодателю нужно в день увольнения осуществить меры, позволяющие предприятию впоследствии доказать законность своих действий. Дело в том, что в случае задержки издания трудовой книжки по вине работодателя работник вправе обратиться в суд (этот вопрос решается в судебном порядке). Нужно составить акт о неполучении трудовой книги — образец готовится в произвольной форме. Такой акт подписывается работниками компании.
Желательно отправлять такое сообщение заказным письмом «с уведомлением о вручении». Более того, следует воспользоваться услугой «Укрпочты», предусматривающей вручение заказного сообщения лично адресату («вручить лично»). В таких условиях, в случае возникновения трудового спора, у работодателя будет дополнительное доказательство отсутствия его вины в задержке выдачи работнику трудовой книжки.
Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.
Если письменного согласия на пересылку трудовой книжки по почте работодатель не получил, или заказное письмо вернулось (работник отказался от получения письма или изменил место жительства и не предоставил соответствующую информацию), то следует руководствоваться пунктом 6.2 Инструкции № 58, согласно которому трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе предприятия отдельно от других трудовых книжек работников, находящихся на работе.
После этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока их можно уничтожить в установленном порядке.
Можно ли по заявлениям работников выдать им трудовые книжки на руки для оформления пенсии
С 10.06.2021 в Украине введен электронный учет трудовой деятельности (Закон Украины от 05.02.2021г. № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины об учете трудовой деятельности работника в электронной форме»).
Этим Законом предусматривается внесение изменений, в частности, в ст. 48 КЗоТ, которой предполагается, что учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07. 2010 № 2464-VI. Но при этом ведение бумажных трудовых книжек не отменяется.
Сотрудники, принятые после 10.06.2021, могут сами хранить свои трудовые книжки.
Трудовые книжки принятых до 10.06.2021 хранит работодатель.
Выдача трудовых книжек по требованию работника законодательством не предусмотрена. А вот выдача трудовых книжек для оформления пенсии на руки работникам по их заявлениям, то есть самостоятельное представление сведений по трудовым книжкам в ПФУ, скорее всего, производится в случае:
если работники приняты на работу до 10.06.2021 и трудовые книжки находятся у работодателя;
ПФУ еще не внес отсутствия сведений о трудовой деятельности работников в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования;
В период действия военного положения порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений, оформления и ведения трудовых книжек и архивного хранения соответствующих документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно, при обеспечении ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета затрат на оплату труда (ст. 7 Закона № 2136)
Работодатель не обязан выдавать работникам трудовые книжки, однако отсутствуют основания отказать работнику в выдаче такой трудовой книжки по его требованию. Когда выдача трудовой книжки для оформления пенсии состоялась по требованию работника, работодатель снимает с себя ответственность за сохранение трудовой книжки (разъяснение Государственной службы Украины по труду от 17.06.2021).
По информации Минюста, алгоритм выдачи трудовой книжки работнику таков:
работник обращается к работодателю с заявлением на выдачу трудовой книжки на руки, в котором просит выдать ему трудовую книжку с обоснованием необходимости такой выдачи;
работодатель заводит дополнительный журнал учета временно выданных трудовых книжек (произвольной формы), где работник расписывается в получении и возвращении трудовой книжки.
Воспользуйтесь практическими советами от эксперта, как организовать работу, чтобы поскорее передать сведения о трудовой деятельности на вебпортал ПФУ. Ведь теперь информация о страховом стаже для больничных берется оттуда
Заявление о выдаче трудовой книжки на руки готовится в произвольной форме. Также образец заявления о выдаче трудовой книжки может храниться в кадровой службе вместе с образцами других заявлений.
Учитывая практический опыт и то, что разъяснения Гоструда носят рекомендательный характер, выдача копии трудовой книжки по требованию работника, надлежащим образом удостоверенная администрацией предприятия, для представления ее органам ПФУ является оптимальным вариантом решения вопроса. А кадровик предприятия может лично предъявить оригинал трудовой книжки должностному лицу ПФУ, которое в его присутствии сверит оригинал документа с заверенной копией или сканкопией на вебпортале ПФУ.
Как выдать дубликат трудовой книжки
Как осуществляется оформление и выдача дубликатов трудовой книжки, подробно регламентирует Инструкция № 58.
Дубликат оформляют обязательно, если трудовая книжка оказалась непригодной или ее потеряли. А по просьбе работника — если запись об увольнении или переводе признана недействительной или доступ к трудовой книжке невозможен из-за чрезвычайной ситуации или проведения АТО.
Часто с просьбой о дубликате обращаются трудоустраивающиеся лица. Говорят, что трудовую книжку потеряли. Оформить дубликат трудовой книжки в данном случае неправомерно. Это должно быть сделано по последнему месту работы (п. 5.1 Инструкции № 58). Если кандидат утверждает, что предприятие ликвидировано, пусть обращается на предпоследнее место работы.
Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш в нее), обязано немедленно заявить об этом владельцу или уполномоченному им органу по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае усложнения в другие сроки, собственник или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш в нее (новые образцы) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы (п.5.1 Инструкции № 58 ).
Выдача дубликата трудовой книжки осуществляется на основании заявления работника на имя руководителя предприятия, в котором он просит оформить дубликат, указывает срок, в который обязуется подать документы о работе в прошлом.
После оформления дубликата трудовой книжки его выдают под подпись в Книге учета движения трудовых книжек.
В Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносят сведения об оформленном дубликате. В графе 12 «Дата и основание выдачи трудовой книжки» указываются реквизиты заявления. Бывший работник должен подтвердить, что получил трудовую книжку, поставив подпись в графе 13 настоящей книги учета.
При выдаче дубликата трудовой книжки необходимо вернуть лицу документы, подтверждающие стаж работы.
Может ли лицо на основании доверенности получить трудовую книжку уволившегося работника
Если работник не может явиться лично на предприятие для того, чтобы была произведена выдача трудовой книжки, в случае увольнения и в силу определенных обстоятельств (например, пребывания за границей) и не желает (не имеет ли возможности) получить трудовую книжку путем пересылки по почте, он может реализовать свои права и обязанности через представительство, то есть вправе доверить получение трудовой книжки третьему лицу. Для получения трудовой книги доверенность должна быть удостоверена нотариально с целью придания ей юридической вероятности.
Следовательно, доверенному лицу может быть произведена выдача трудовой книжки по доверенности, если такая доверенность будет оформлена надлежащим образом.
В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним можно отметить, что трудовая книжка выдана на основании доверенности, указав фамилию и инициалы получателя и реквизиты доверенности.
Кому вручить трудовую книжку, если работник умер?
В случае смерти работника (или при наличии судебного решения о признании лица без вести пропавшим или об объявлении лица умершим) выдача трудовой книжки умершего работника может производиться непосредственно на руки его ближайшим родственникам под расписку или по почте по их требованию (п. 4.3 Инструкции № 58).
Выдача трудовой книжки под расписку должна содержать данные и информацию о родственнике умершего работника:
фамилия, имя, отчество;
адрес,
паспортные данные,
дата получения трудовой книжки с записью фамилии, имени, отчества умершего работника,
личная подпись.
працівника, якщо внаслідок бойових дій відсутні кадрові документи
