Відповідь
Відповідно до статті 358 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5), для направлень громадян на працевлаштування встановлено строк зберігання один рік. А тому уміщувати направлення до особової справи прийнятого на роботу працівника немає потреби.
Водночас, зважаючи на те, що таких видів документів у більшості організацій, як правило, буде незначна кількість (за винятком центрів зайнятості, де зберігаються корінці направлень), передбачати у номенклатурі справ організації окрему справу для формування направлень не завжди є доцільним. А тому не буде помилкою, коли за невеликого обсягу направлень вони будуть формуватися у справу разом з листуванням про плинність робочої сили та працевлаштування, для якого згідно зі статтею 360 Переліку № 578/5 встановлено трирічний строк зберігання.
Вилучати зі справи направлення для знищення після закінчення їх однорічного строку зберігання не обов’язково. Тобто направлення будуть вилучені для знищення під час проведення експертизи цінності документів після закінчення трирічного строку зберігання, який у номенклатурі справ було встановлено для справи із листуванням про плинність робочої сили та працевлаштування.
Усі особові справи включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковують не за номенклатурою, а за спеціальною обліковою формою — Журналом (або Книгою) обліку особових справ. Форму Журналу обліку особових справ підприємство визначає самостійно
Служба управління персоналом державного органу приділяє чимало часу роботі з особовими справами державних службовців. Щоб заощадити час кадровикам, ми підготували перелік документів та порядок ведення особових справ держслужбовців.
Основними обліковими документами особової справи працівника є внутрішній опис документів особової справи, особовий листок з обліку кадрів та доповнення до особового листка з обліку кадрів. Однак законодавчо унормовано лише форму внутрішнього опису. Зокрема, форму доповнення до особового листка з обліку кадрів підприємство розробляє самостійно.
Особовий листок по обліку кадрів — обов’язкова складова особової справи працівника. Зразок заповнення особового листка з обліку кадрів не має затвердженої законом типової форми. Саме тому у кадровиків виникають питання: що таке особовий листок з обліку кадрів, який бланк доповнення до особового листка з обліку кадрів, хто заповнює особовий листок з обліку кадрів. Щоб не витрачати час, скористайтеся бланком та зразком заповнення.
Вічне запитання з кадрової практики: чи долучати до особової справи згоду на обробку персональних даних… Відповідь — ні! Дізнайтесь: які документи можна і потрібно формувати до особової справи працівника, а чого у жодному разі там не має бути.
