Відповідь
Відповідно до статті 358 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5), для направлень громадян на працевлаштування встановлено строк зберігання один рік. А тому уміщувати направлення до особової справи прийнятого на роботу працівника немає потреби.
Водночас, зважаючи на те, що таких видів документів у більшості організацій, як правило, буде незначна кількість (за винятком центрів зайнятості, де зберігаються корінці направлень), передбачати у номенклатурі справ організації окрему справу для формування направлень не завжди є доцільним. А тому не буде помилкою, коли за невеликого обсягу направлень вони будуть формуватися у справу разом з листуванням про плинність робочої сили та працевлаштування, для якого згідно зі статтею 360 Переліку № 578/5 встановлено трирічний строк зберігання.
Вилучати зі справи направлення для знищення після закінчення їх однорічного строку зберігання не обов’язково. Тобто направлення будуть вилучені для знищення під час проведення експертизи цінності документів після закінчення трирічного строку зберігання, який у номенклатурі справ було встановлено для справи із листуванням про плинність робочої сили та працевлаштування.
Вічне запитання з кадрової практики: чи долучати до особової справи згоду на обробку персональних даних… Відповідь — ні! Дізнайтесь: які документи можна і потрібно формувати до особової справи працівника, а чого у жодному разі там не має бути.
Внутрішній опис відображає включення документів до справи і містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Внутрішній опис заповнює кадровик при первинному оформленні особової справи
З листа до редакції: «Декілька років тому ми дозволили жінці-лаборанту працювати у вільний від основної роботи час за внутрішнім сумісництвом у тій же лабораторії прибиральником виробничих приміщень. За таку роботу ми доплачували їй 50% окладу прибиральника. Зараз ця працівниця вирішила відмовитися від роботи прибиральника. Який слід видати наказ? Оскільки раніше було видано наказ про дозвіл працювати за сумісництвом, то тепер маємо написати «не дозволяємо надалі працювати»? Чи як правильно?»
Особова справа працівника, за умови додержання правил її ведення, містить повну інформацію про трудову діяльність та персональні дані цього працівника, тому слід організувати належне зберігання особових справ на підприємстві. Як правильно зберігати особові справи, читайте у статті
Особова справа — це сукупність документів, в яких відображені відомості про трудову діяльність особи та її біографічні дані. Зокрема, про освіту, військову службу, сімейний стан, державні відзнаки та інше. Законодавство регламентує правила формування особової справи працівника. Правила ведення особових справ та поради експертів вбережуть вас від помилок і зайвої роботи.
