Відповідь
У разі поновлення на роботі не потрібно заводити нову особову справу. Працівник не вважається звільненим. Трудові відносини реалізуються у межах укладеного трудового договору.
Отже, заповнювати заново особовий листок з обліку кадрів працівник не повинен.
Порядку «поновлення» особової справи після поновлення працівника за рішенням суду нормативними актами не визначено. Як це буде реалізовано — має вирішити сама організація.
На практиці жодних змін чи закреслень у внутрішньому описі, завершеному підсумковим записом, не вносять. Натомість додають до особової справи додатковий внутрішній опис і пояснювальну записку до нього. У додатковому внутрішньому описі вказують, що до особової справи долучено копію наказу про поновлення на роботі (нумерацію записів у внутрішньому описі доцільно продовжити: перший номер у додатковому внутрішньому описі — наступний порядковий номер після номера останнього запису у внутрішньому описі, завершеному підсумковим записом). У пояснювальній записці у довільній формі викладають, чому саме оформлено додатковий внутрішній опис (приміром, після звільнення працівника особову справу завершено у поточному діловодстві, внутрішній опис закрито підсумковим записом; працівника поновлено на роботі рішенням …. суду від … №… ; у зв’язку з поновленням працівника і відновленням дії укладеного раніше трудового договору ведення особової справи продовжено, оформлено додатковий внутрішній опис особової справи…).
Усі особові справи включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковують не за номенклатурою, а за спеціальною обліковою формою — Журналом (або Книгою) обліку особових справ. Форму Журналу обліку особових справ підприємство визначає самостійно
Служба управління персоналом державного органу приділяє чимало часу роботі з особовими справами державних службовців. Щоб заощадити час кадровикам, ми підготували перелік документів та порядок ведення особових справ держслужбовців.
Основними обліковими документами особової справи працівника є внутрішній опис документів особової справи, особовий листок з обліку кадрів та доповнення до особового листка з обліку кадрів. Однак законодавчо унормовано лише форму внутрішнього опису. Зокрема, форму доповнення до особового листка з обліку кадрів підприємство розробляє самостійно.
Особовий листок по обліку кадрів — обов’язкова складова особової справи працівника. Зразок заповнення особового листка з обліку кадрів не має затвердженої законом типової форми. Саме тому у кадровиків виникають питання: що таке особовий листок з обліку кадрів, який бланк доповнення до особового листка з обліку кадрів, хто заповнює особовий листок з обліку кадрів. Щоб не витрачати час, скористайтеся бланком та зразком заповнення.
Вічне запитання з кадрової практики: чи долучати до особової справи згоду на обробку персональних даних… Відповідь — ні! Дізнайтесь: які документи можна і потрібно формувати до особової справи працівника, а чого у жодному разі там не має бути.
