Порядку «поновлення» особової справи після поновлення працівника за рішенням суду нормативними актами не визначено. Як це буде реалізовано — має вирішити сама організація.
На практиці жодних змін чи закреслень у внутрішньому описі, завершеному підсумковим записом, не вносять. Натомість додають до особової справи додатковий внутрішній опис і пояснювальну записку до нього. У додатковому внутрішньому описі вказують, що до особової справи долучено копію наказу про поновлення на роботі (нумерацію записів у внутрішньому описі доцільно продовжити: перший номер у додатковому внутрішньому описі — наступний порядковий номер після номера останнього запису у внутрішньому описі, завершеному підсумковим записом). У пояснювальній записці у довільній формі викладають, чому саме оформлено додатковий внутрішній опис (приміром, після звільнення працівника особову справу завершено у поточному діловодстві, внутрішній опис закрито підсумковим записом; працівника поновлено на роботі рішенням …. суду від … №… ; у зв’язку з поновленням працівника і відновленням дії укладеного раніше трудового договору ведення особової справи продовжено, оформлено додатковий внутрішній опис особової справи…).
Особова справа — це сукупність документів, в яких відображені відомості про трудову діяльність особи та її біографічні дані. Зокрема, про освіту, військову службу, сімейний стан, державні відзнаки та інше. Законодавство регламентує правила формування особової справи працівника. Правила ведення особових справ та поради експертів вбережуть вас від помилок і зайвої роботи.
Усі особові справи включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковують не за номенклатурою, а за спеціальною обліковою формою — Журналом (або Книгою) обліку особових справ. Форму Журналу обліку особових справ підприємство визначає самостійно
Служба управління персоналом державного органу приділяє чимало часу роботі з особовими справами державних службовців. Щоб заощадити час кадровикам, ми підготували перелік документів та порядок ведення особових справ держслужбовців.
Основними обліковими документами особової справи працівника є внутрішній опис документів особової справи, особовий листок з обліку кадрів та доповнення до особового листка з обліку кадрів. Однак законодавчо унормовано лише форму внутрішнього опису. Зокрема, форму доповнення до особового листка з обліку кадрів підприємство розробляє самостійно.
Особовий листок по обліку кадрів — обов’язкова складова особової справи працівника. Зразок заповнення особового листка з обліку кадрів не має затвердженої законом типової форми. Саме тому у кадровиків виникають питання: що таке особовий листок з обліку кадрів, який бланк доповнення до особового листка з обліку кадрів, хто заповнює особовий листок з обліку кадрів. Щоб не витрачати час, скористайтеся бланком та зразком заповнення.
