Порядку «поновлення» особової справи після поновлення працівника за рішенням суду нормативними актами не визначено. Як це буде реалізовано — має вирішити сама організація.
На практиці жодних змін чи закреслень у внутрішньому описі, завершеному підсумковим записом, не вносять. Натомість додають до особової справи додатковий внутрішній опис і пояснювальну записку до нього. У додатковому внутрішньому описі вказують, що до особової справи долучено копію наказу про поновлення на роботі (нумерацію записів у внутрішньому описі доцільно продовжити: перший номер у додатковому внутрішньому описі — наступний порядковий номер після номера останнього запису у внутрішньому описі, завершеному підсумковим записом). У пояснювальній записці у довільній формі викладають, чому саме оформлено додатковий внутрішній опис (приміром, після звільнення працівника особову справу завершено у поточному діловодстві, внутрішній опис закрито підсумковим записом; працівника поновлено на роботі рішенням …. суду від … №… ; у зв’язку з поновленням працівника і відновленням дії укладеного раніше трудового договору ведення особової справи продовжено, оформлено додатковий внутрішній опис особової справи…).
Внутрішній опис відображає включення документів до справи і містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Внутрішній опис заповнює кадровик при первинному оформленні особової справи
З листа до редакції: «Декілька років тому ми дозволили жінці-лаборанту працювати у вільний від основної роботи час за внутрішнім сумісництвом у тій же лабораторії прибиральником виробничих приміщень. За таку роботу ми доплачували їй 50% окладу прибиральника. Зараз ця працівниця вирішила відмовитися від роботи прибиральника. Який слід видати наказ? Оскільки раніше було видано наказ про дозвіл працювати за сумісництвом, то тепер маємо написати «не дозволяємо надалі працювати»? Чи як правильно?»
Особова справа працівника, за умови додержання правил її ведення, містить повну інформацію про трудову діяльність та персональні дані цього працівника, тому слід організувати належне зберігання особових справ на підприємстві. Як правильно зберігати особові справи, читайте у статті
Особова справа — це сукупність документів, в яких відображені відомості про трудову діяльність особи та її біографічні дані. Зокрема, про освіту, військову службу, сімейний стан, державні відзнаки та інше. Законодавство регламентує правила формування особової справи працівника. Правила ведення особових справ та поради експертів вбережуть вас від помилок і зайвої роботи.
Усі особові справи включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковують не за номенклатурою, а за спеціальною обліковою формою — Журналом (або Книгою) обліку особових справ. Форму Журналу обліку особових справ підприємство визначає самостійно
