Послідовність формування і склад особових справ визначають на підставі:
- пункту 12 глави 2 розділу IV Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях , затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5);
- статті 493 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).
Зокрема, відповідно до пункту 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 в особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:
- внутрішній опис документів справи;
- заява про прийняття на роботу (контракт);
- направлення або подання;
- особовий листок з обліку кадрів;
- автобіографія;
- документи про освіту (копії);
- витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;
- доповнення до особового листка з обліку кадрів;
- довідки та інші документи.
Копія паспорта та військового квитка
Водночас копія паспорта та копія військового квитка (для військовозобов’язаних) є обов’язковими документами в особовій справі державних службовців (п. 2 розд. ІІ Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Нацдерслужби від 22.03.2016 № 64).
За аналогією копії паспорта та військового квитка можуть долучатися й до особових справ інших працівників. Цей крок обгрунтовуємо необхідністю вирішення різноманітних питань, що повсякчасно трапляються в практиці кадрового адміністрування. Зокрема, стосовно надання пільг, установлення скороченої тривалості робочого часу, надання щорічної основної відпустки більшої тривалості особам молодше 18 років, ведення спеціального обліку працівників, які не досягли 18 років, відкриття банківського рахунка при реалізації карткового зарплатного проекту тощо.
З огляду на практичну цінність копій особистих документів стаття 493 Переліку № 578/5 доповнює перелік пункту 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 складовою «копії особистих документів».
Засвідчення копій документів
Згідно з пунктом 2 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню, утім, той же пункт містить настанову, що у справи слід вміщувати лише оригінали або за їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів.
Чинний і нині Указ Президії Верховної Ради СРСР «Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами й організаціями копій документів, що стосуються прав громадян» від 04.08.1983 № 9779-X забороняє засвідчувати вірність копій паспорта (п. 3 Указу). Утім, ця норма стосується засвідчення копій паспортів (як і інших особистих документів), що видаються за межі організації.
Як відомо, особова справа містить внутрішній опис документів справи, до якого включають і копії особистих документів. Варто пам’ятати: ці копії, як і довідки різного характеру (медичні, з місця проживання тощо), після звільнення працівника під час підготовки особових справ до передавання в архів організації слід вилучати з особових справ як документи з тимчасовим строком зберігання.
Відтак у графі «Примітка» внутрішнього опису роблять запис про вилучення документів з особової справи.
Порядок формування особових справ та право засвідчення копій особистих документів доцільно регламентувати в локальному нормативному акті — в інструкції з діловодства або інструкції з кадрового діловодства.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
