Особові справи в обов’язковому порядку ведуть на працівників певних категорій та працівників-сумісників. На інших працівників — особові справи ведуться за можливості.
Категорії працівників, для яких документи особової справи ведуть в обов’язковому порядку, визначаємо відповідно до нормативно-правового акта, положення якого поширюються на організації усіх форм власності, — Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).
Так, особові справи працівників в обов’язковому порядку ведуть на керівників організацій, службовців, професіоналів, фахівців і працівників-сумісників (ст. 493, 495 Переліку № 578/5).
Визначити належність працівника до однієї із класифікаційних категорій нескладно, якщо орієнтуватися на класифікацію посад згідно з Класифікатором професій (КП).
Професії керівників, менеджерів (управителів) передбачено першим розділом КП (код професії починається з цифри 1).
Код професії, що належить до категорії «Професіонали», починається з цифри 2.
Коди професій фахівців починаються з цифри 3, а службовців — з цифри 4.
Код професії за КП — рекомендована графа штатного розпису.
Отже, визначити, чи оформлювати на працівника особову справу, можна за штатним розписом: якщо код професії починається з цифр 1, 2, 3, 4, особова справа має бути сформована.
Також особові справи в обов’язковому порядку ведуть для працівників (незалежно від класифікаційної категорії), які:
- є відомими політичними діячами;
- є членами творчих спілок;
- мають найвищі ступені відзнаки, почесні звання;
- мають наукові ступені й вчені звання;
- є науковими працівниками, які не мають наукових ступенів і вчених звань (ст. 493 Переліку № 578/5).
А як щодо працівників інших категорій (код за КП починається з цифр 5, 6, 7, 8, 9 — це працівники сфери торгівлі та послуг, кваліфіковані робітники сільського та лісового господарств, риборозведення та рибальства, кваліфіковані робітники з інструментом, робітники з обслуговування, експлуатації технологічного устаткування та машин, представники найпростіших професій)? Для них основним джерелом відомостей стають особові картки (нагадаємо, що особові картки за типовою формою № П-2 ведуть на всіх без винятку працівників організації в обов’язковому порядку).
Чи вести особові справи працівників, професії яких належать до робітничих чи найпростіших, організація вирішує самостійно. Але практика кадрового діловодства доводить, що доцільно організувати ведення особової справи на матеріально відповідальних осіб незалежно від категорії, до якої належать їх професії (посади).
У державних установах та органах місцевого самоврядування особові справи ведуть на всіх працівників, які обіймають посади державних службовців або є посадовими особами місцевого самоврядування.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
