Інформацію про працівника вносять до особової картки на підставі оригіналів особистих документів, наданих при укладанні трудового договору.
Заповнення розділу І «Загальні відомості»
Так, на підставі паспорта заповнюють пункти 1-3, 12 розділу І «Загальні відомості» особової картки (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, громадянство, місце проживання за державною реєстрацією, паспортні дані). Пункти 4-5 (відомості про освіту) заповнюємо на підставі документів про освіту, а пункти 6-8 — на підставі трудової книжки. Відомості до пункту 9 вносимо на підставі пенсійного посвідчення.
Окремі відомості можуть бути внесені до особової картки зі слів працівника (наприклад, відомості про фактичне місце проживання, контактний телефон). Також зі слів працівника можна зазначити відомості про родинний стан і членів родини, але лише в тому разі, якщо працівник не претендує на пільги, що пов’язані з сімейним станом та наявністю дітей, яких віднесено до певних («пільгових») категорій.
Інформація, що зазначається в пунктах 10-12 розділу І «Загальні відомості» особової картки, з часом може змінюватися. Для зручності внесення виправлень в ці відомості відповідні записи ліпше робити олівцем.
Розділ ІІ «Відомості про військовий облік»
Розділ ІІ «Відомості про військовий облік» заповнюють в особових картках лише тих працівників, які є військовозобов’язаними або призовниками, на підставі військово-облікових документів, наданих працівниками. Це:
- військовий квиток або тимчасове посвідчення, яке видають замість військового квитка — для військовозобов’язаних;
- посвідчення про приписку до призовної дільниці — для призовників.
Розділ ІІІ «Професійна освіта на виробництві (за рахунок організації-роботодавця)»
Інформацію до Розділу ІІІ «Професійна освіта на виробництві (за рахунок організації-роботодавця)» вносять на підставі документів про професійне навчання працівників (формальне та неформальне).
Відповідно до статті 6 Закону України «Про професійний розвиток працівників» від 12.01.2012 № 4312-VI та пункту 2.1 Положення про професійне навчання працівників на виробництві, затвердженого наказом Мінпраці та Міносвіти України від 26.03.2001 № 127/151 роботодавець може здійснювати формальне та неформальне професійне навчання працівників.
За результатами неформального навчання видається довідка, в якій зазначаються професія (спеціальність), за якою здійснювалось навчання, напрям підвищення кваліфікації, строки навчання.
Результати неформального навчання за робітничими професіями підтверджуються у визначеному законодавством порядку (Порядок підтвердження результатів неформального професійного навчання осіб за робітничими професіями затверджено постановою КМУ від 15.05.2013 № 340).
Розділ ІV «Призначення і переведення»
Розділ ІV «Призначення і переведення» (зворотний бік особової картки) заповнюють відповідно до наказу про прийняття на роботу. У графі «Дата» зазначаємо дату прийняття на роботу. У графі «Професія, посада» вказуємо назву професії та її код відповідно до Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій». У разі переведення працівника на іншу посаду вказуємо необхідні відомості з посиланням на наказ про переведення, а у графі «Дата» вказуємо дату переведення.
Зміна назви посади працівника, наприклад, у зв’язку з приведенням назв посад у штатному розписі у відповідність до Класифікатора професій, також має бути відображена в особовій картці.
Не забуваймо, що відповідно до пункту 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під підпис в особовій картці з кожним записом, що заносять до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення.
Із записами про прийняття і переведення необхідно ознайомити працівника у відповідній графі розділу «Призначення і переведення». А ось відомості про звільнення до цього розділу вносити не потрібно. Для цього в особовій картці передбачено окрему графу «Дата і причина звільнення (підстава)».
Після внесення запису про звільнення працівник кадрової служби зазначає в спеціальній графі свою посаду, ініціали, прізвище, поставити підпис.
У графі «Додаткові відомості», розміщеній на зворотному боці картки, доцільно зазначити, чи належить працівник до певних особливих категорій (інваліди, «чорнобильці», одинокі матері та ін.), вказати документи, що підтверджують певний статус, дають право на пільги (найменування документа, його серія, номер, дата видачі). Утім, якщо на підприємстві запроваджено окремий облік працівників особливих категорій, то відомості про документи, що підтверджують право на пільги, можна зазначати не в особовій картці, а у відповідних облікових формах.
Останню графу особової картки — «Підпис працівника» — заповнюють лише при звільненні. Підписом в цій графі працівник засвідчує факт ознайомлення із записом про звільнення.
Утім, відповідно до пункту 7.1 Інструкції № 58, у разі одержання трудової книжки у зв’язку із звільненням працівник також повинен розписатися в особовій картці. Формами особової картки, що діяли раніше, було передбачено окреме ознайомлення працівника під підпис із записом про звільнення і засвідчення факту одержання трудової книжки із зазначенням дати одержання, що відповідало вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників.
У типовій формі № П-2 немає графи для засвідчення факту одержання трудової книжки. Однак, на думку експертів, ознайомлення з датою і причиною звільнення не засвідчує, що трудову книжку одержано у день звільнення, як це передбачено статтею 47 Кодексу законів про працю України. Тож, в особових картках, де немає графи про одержання трудової книжки, доцільно зазначати відповідну інформацію.
Якщо працівник не згоден зі звільненням і відмовився від отримання трудової книжки, доречно зробити запис про це на нижньому березі зворотного боку особової картки (нижче графи, передбаченої для підпису працівника) із посиланням на дату і номер акта про відмову від ознайомлення з наказом про звільнення і отримання трудової книжки.
У разі якщо трудовий договір припинено у зв’язку зі смертю працівника, зазначення відомостей про звільнення і отримання трудової книжки матиме певні особливості.
Особову картку померлого працівника розміщують у відділенні картотеки, де зберігають особові картки працівників, звільнених в поточному календарному році.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
