Відповідь
Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації всіх форм власності створюють архівні підрозділи для зберігання документів, завершених у діловодстві.
- організації користування документами зі службовою, виробничою, науковою та іншою метою;
- забезпечення захисту законних прав та інтересів громадян.
Це передбачено Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII.
Архіви, склад яких зумовлений способом запису інформації і видом носіїв, можна виділити в самостійний підрозділ або такий, що є структурною частиною архіву організації. Також потрібно розробити положення про архів на підприємстві.
Роботу архівних підрозділів з 2015 року регламентують Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06. 2015 № 1000/5.
Яка організація роботи архіву на підприємстві? Він може бути самостійним структурним підрозділом, а може входити до складу служби діловодства, що залежить від обсягу документації, яка потребує зберігання.
У невеликих організаціях відповідальність за роботу з архівними документами покладають на одного з працівників служби діловодства.
Залежно від складу документації, що підлягає зберіганню в архіві підприємства, можуть бути сформовані:
- архів управлінської документації;
- науково-технічний архів;
- аудіовізуальний архів;
- архів документації з електронними носіями.
Важливо, що документи з різними носіями інформації зберігають окремо.
До складу архіву управлінської документації входять:
- закінчені в поточному діловодстві документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами;
- документи з кадрових питань працівників організації;
- документи організацій-попередників;
- документи ліквідованих підвідомчих організацій;
- документи особового походження, що надійшли на підставі заяв їх власників;
- друковані видання, що доповнюють архівні документи, необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву;
- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
