Повідомлення податкового органу щодо зміни головного бухгалтера
Згідно з пунктом 66.4 Податкового кодексу України (далі — ПК) повідомлення про зміну особи, що відповідальна за бухгалтерський та/або податковий облік, необхідно подавати до податкового органу в 10-денний термін.
Для цього, по-перше, треба подати форму № 1-ОПП із позначкою «Зміни». Необхідність подання цього документа передбачене пунктом 9.3 Порядку, який затверджений наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588 (далі — Порядок № 1588).
По-друге, слід змінити довідку форми № 4-ОП П. Для цього слід подати стару форму № 4-ОПП й заяву із проханням змінити її у зв’язку зі зміною відповідальної особи.
Переоформлення ЕЦП
Головний бухгалтер, зазвичай, уповноважена особа на підписання звітності підприємства. У разі подання звітності в електронному вигляді, документи підтверджуються електронним цифровим підписом (ЕЦП) відповідальної особи (відповідно до Закону «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 № 852-IV, а також Інструкції, затвердженої наказом ДПАУ від 10.04.2008 № 233 (розд. II)).
Саме тому в разі звільнення головного бухгалтера треба скасувати сертифікат відкритого ключа, що був виданий цій особі, та за потреби — переоформити ключ для іншої особи.
Переоформлення картки зі зразками підписів уповноважених осіб у банках, де обслуговується підприємство
Відповідно до Інструкції, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 № 492, для зміни карти зі зразками підпису необхідно подати оновлену картку з підписами уповноважених осіб та відбитком печатки (згідно з формою в додатку 2 цієї Інструкції) до установи банку.
Передати справи й документи
У випадку звільнення головного бухгалтера необхідно письмово затвердити передачу справ та документів тимчасово відповідальній особі або новому бухгалтеру.
Порядок передачі документів та справ є таким.
1. Керівник підприємства видає наказ щодо передачі справ із зазначенням дати передачі та П. І. Б осіб, які передають та приймають справи. У випадку, коли нового головного бухгалтера ще не прийнято на роботу, в наказі призначається особа відповідальна за приймання справ і документів.
2. У разі потреби може бути проведена позапланова інвентаризація. Положення про інвентаризацію активів і зобов’язань, що затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879, не наполягає на здійсненні інвентаризації. Проте, враховуючи ступінь відповідальності головного бухгалтера, ліпше і провести.
3. Передавання справ і документів. При цьому слід скласти акт приймання-передачі документів. Цей акт заповнюється в довільній формі та має містити у собі:
- дату складання;
- детальний перелік документів, які передаються;
- підписи осіб, які здійснюють приймання-передачу справ, і, за наявності, членів комісії.
Оформлення цього акту є необхідним не лише для підприємства, а й для головного бухгалтера, який іде з посади. Цей акт надалі може стати доказом наявності або відсутності певного документа, і бути причиною для притягнення чи не притягнення до відповідальності.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
