Офіс-адміністратор — сучасна професійна назва роботи для технічного службовця, що опікується життєдіяльністю офісу.
Професію ввели до Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій у 2012 році Зміною 1 до КП (наказ Мінеконом розвитку від 16.08.2012 № 923). Професію застосовуємо з 1 вересня 2012 року.
Код офіс-адміністратора за КП — 4222. Категорія — технічні службовці. Для працівників, код посади яких за КП починається із цифри 4, розробляємо посадові інструкції.
Скористайтеся пошуком по Класифікатору професій, аби знайти правильну назву професії
Що має робити Офіс-адміністратор?
Зміна № 1 до КП містить стислий опис обов’язків такого працівника:
- забезпечує адміністративну підтримку керівника, ведення і організацію роботи з документами;
- планує зустрічі, конференції, ділові презентації та погоджує розклад робочого дня керівника;
- бере участь в організації корпоративних нарад, засідань, телефонних переговорів;
- забезпечує взаємозв’язки між керівником та керівниками структурних підрозділів, з представниками інших підприємств (установ, організацій), конкурентами, клієнтами тощо;
- забезпечує рішення організаційних питань щодо участі керівника в громадських та публічних заходах;
- бере участь у оформленні приміщення, його внутрішнього дизайну, рекламних матеріалів та подає пропозиції щодо організації робочого місця керівника, належного функціонування техніки офісу;
- вживає заходів щодо ефективного обслуговування відвідувачів та усунення конфліктних ситуацій.
Кваліфікаційні вимоги до офіс-адміністратора невибагливі. Достатньо мати рівень кваліфікації «молодший спеціаліст», або повну загальну середню чи професійно-технічну освіту.
Офіс-адміністратор і Адміністратор — професії не тотожні
Офіс-адміністратор і просто Адміністратор — це різні професії, хоча й належать до одного професійного угруповання 4222 «Службовці з інформування (довідок)». Адміністратор спрямований на підтримку відвідувачів (клієнтів), а Офіс-адміністратор — на підтримку офісу та його працівників.
Порівняймо.
Адміністратор:
- забезпечує роботу з ефективного і культурного обслуговування відвідувачів;
- створює для них комфортні умови;
- контролює збереженням матеріальних цінностей;
- консультує відвідувачів з питань наявних послуг;
- вживає заходів щодо запобігання і ліквідації конфліктних ситуацій;
- розглядає претензії, пов’язані з незадовільним обслуговуванням відвідувачів, і вживає організаційно-технічних заходів;
- контролює оформлення приміщень, стежить за оновленням і станом реклами в приміщеннях і на будівлі;
- забезпечує чистоту і порядок у приміщеннях і на прилеглих територіях;
- контролює додержання робітниками підприємства трудової і виробничої дисципліни, правил і норм охорони праці, вимог виробничої санітарії і гігієни, протипожежного захисту;
- інформує керівництво про недоліки в обслуговуванні відвідувачів, вживає заходів щодо їх ліквідації, здійснює контроль за виконанням працівниками вказівок керівництва підприємства.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
