Форму Книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (форма № П-10, далі — Книга обліку) затверджено наказом Мінстату України від 27.10.1995 № 277, а порядок її ведення встановлено частинами третьою, четвертою та п’ятою пункту 7.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58).
Проте жодним із цих документів не визначено правила та порядок виправлення помилок у Книзі обліку. Хоча практичний досвід показує, що при веденні цієї важливої облікової форми уникнути помилок не завжди можливо.
Теоретично, для внесення виправлень до Книги обліку можна було б скористатися правилами внесення виправлень до трудових книжок (п. 2.10 Інструкції № 58). Але на практиці робити це недоцільно. Справа в тім, що іноді помилки виявляються не одразу, а лише через деякий час, коли після внесення помилкового запису до Книги обліку вже внесено інші записи. В результаті запис про те, що помилковий запис є недійсним, може опинитися через декілька сторінок від сторінки з помилкою.
Що ж робити кадровику, якщо до Книги обліку помилково внесено зайвий запис або неправильно зазначено дату, номер наказу, або номер та серію трудової книжки тощо?
Для початку розглянемо вимоги до ведення Книги обліку, які містить Інструкція № 58. Частиною п’ятою пункту 7.1 Інструкції № 58 визначено, що Книга обліку має бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника підприємства та печаткою. Це означає, що з Книги обліку не дозволяється вилучати сторінки з помилковими записами. Отже, у разі допущення помилки виправити її необхідно таким чином, щоб після цього Книга обліку мала охайний вигляд, а всі записи після виправлення були чіткими та зрозумілими. І головне — записи, навіть після виправлення, мають виконувати своє головне завдання: підтверджувати, що саме цю конкретну трудову книжку конкретного працівника було прийнято на зберігання та видано працівникові після його звільнення.
Для того щоб після виправлення записи в Книзі обліку були чіткими і зрозумілими, необхідно уникати виправлень шляхом нанесення правильного запису «поверх» неправильного. Краще, якщо неправильний запис буде акуратно закреслений тонкою лінією, а правильний — написаний поряд.
Отже, записи в Книзі обліку доцільно розміщувати таким чином, щоб для прізвища, імені та по батькові було виділено окремий рядок, а записи відокремлювалися один від одного «порожніми» рядками. Це технічно полегшить внесення виправлень.
Оскільки помилки в записах можуть бути різними, то і способи їх виправлення можна застосовувати різні.
Не зайвим буде, якщо особа, відповідальна за ведення і облік трудових книжок, поставить свій підпис поряд з виправленням. Якщо запис до Книги обліку та виправлення було внесено тією ж відповідальною особою, то підпис можна не розшифровувати, оскільки таке розшифрування має бути в графі 9 «Розписка відповідальної особи, яка приймала або заповнювала трудову книжку чи вкладиш» Книги обліку. Якщо ж виправлення вносяться іншою відповідальною особою, то поряд з підписом про внесення виправлення необхідно також зазначити прізвище.
Якщо допущено помилку при внесенні запису про серію і номер трудової книжки, то не зайвим буде отримати підпис (з розшифруванням) власника трудової книжки. Це унеможливить непорозуміння у разі виникнення спірних питань при звільненні або при вирішенні трудових спорів у суді.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
