Журнали реєстрації наказів з кадрових питань, окрім наказів про надання щорічних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням, короткотермінові відрядження, стягнення, — мають зберігатися в архіві організації упродовж 75 років (ст. 121-б Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).
Ураховуючи, що накази з кадрових питань тривалого строку зберігання належать до категорії соціально значущих документів, а організація повинна забезпечити умови для тривалого зберігання таких документів, у тому числі щодо відомостей для інформаційно-пошукової роботи з наказами, то вести реєстрацію наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання в електронній формі (за допомогою програм Word, Excel тощо) не рекомендується. Адже у цьому разі висока ймовірність втрати важливої облікової інформації внаслідок можливих збоїв в роботі комп’ютерного обладнання.
А тому, якщо реєстрація наказів провадилась в електронній формі, то по закінченні календарного (діловодного) року електронний журнал реєстрації має бути роздруковано, а сторінки надійно скріплено (шляхом прошивання).
Після останнього запису робиться підсумковий запис про кількість зареєстрованих наказів у діловодному році, який засвідчується підписом керівника кадрової служби або особи, відповідальної за ведення цього журналу (з проставлянням дати). Майте на увазі, що підсумований запис оформлюють не у всіх журналах, що ведуть у відділі кадрів. Перехідні форми — є винятком.
Якщо під час реєстрації було допущено неточності, наприклад, пропущено реєстраційний індекс (номер), про це зазначається у підсумковому записі.
Після цього оформлюється окрема справа, що включається до опису справ з кадрових питань, заголовок якої буде таким: «Журнал реєстрації наказів директора ТОВ «Усе буде добре» з кадрових питань тривалого строку зберігання за 2019 рік».
Обкладинка справи оформлюється за правилами оформлення обкладинок справ.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
