Основним загальнодержавним переліком, є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).
До документів, що мають тривалий (понад 10 років) строк зберігання, належать, зокрема, деякі види документів з питань охорони праці — акти розслідування професійних захворювань та отруєнь, акти, висновки, протоколи розслідувань нещасних випадків тощо.
Кадрові документи тривалого строку зберігання
Окрему групу у категорії документів з тривалим строком зберігання (75 років) становлять документи з кадрових питань (особового складу). До таких належать:
- накази про:
- прийняття на роботу, у т. ч. на умовах «внутрішнього» або «зовнішнього» сумісництва;
- переміщення на інше робоче місце;
- переведення на іншу посаду;
- скасування або запровадження суміщення професій (посад);
- звільнення (у т. ч. з роботи за сумісництвом);
- атестація, підвищення кваліфікації;
- стажування, щорічна оцінка держслужбовців, допуск та дозвіл до державної таємниці;
- присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду);
- зміна біографічних даних;
- заохочення (нагородження, преміювання);
- оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги;
- усі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці;
- надання відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати;
- довгострокові відрядження в межах України та за кордон;
- відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці;
- затвердження штатного розпису і внесення змін до нього (у т. ч. у разі приведення штатного розпису у відповідність до Класифікатора професій);
- скасування та встановлення режиму неповного робочого часу окремим працівникам;
- картотеки до наказів з особового складу;
- книги реєстрації видачі дипломів у навчальних закладах тощо.
До категорії документів, що мають тривалий (понад 10 років) строк зберігання, належать також документи, для яких Переліком № 578/5 передбачено зберігання «До ліквідації організації». Це документи, що характеризують основні напрями діяльності організацій, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду. Такі організації не передають свої документи до державних архівів для постійного зберігання. У державних архівних установах їх включають до так званого Списку № 3. У переважній більшості це — підприємства, засновані на приватній та іншій недержавній формі власності (публічні та приватні акціонерні товариства, товариства з обмеженою відповідальністю), а також організації, діяльність яких має допоміжний характер та основною функцією яких є господарське обслуговування.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
