Нормативно-правовими актами не встановлено вимог до нумерації сторінок чи аркушів журналів реєстрації наказів керівника підприємства, установи, організації (далі — організація) у поточному діловодстві.
Згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік типових документів), журнали реєстрації наказів з основної діяльності в організаціях — джерелах формування Національного архівного фонду (далі — НАФ) мають зберігатися постійно, а в організаціях, що не віднесені державними архівними установами до списку джерел формування НАФ, — до ліквідації організації.
Журнали реєстрації наказів з кадрових питань відповідно до статті 121-б Переліку типових документів зберігаються 75 років, незалежно від групи організацій.
Зважаючи на це, зазначені журнали необхідно внести до відповідного виду опису справ:
- постійного зберігання (в організаціях — джерелах формування НАФ);
- тривалого (понад 10 років) зберігання (в організаціях, які не є джерелами формування НАФ);
- з кадрових питань (особового складу).
Ці описи містять обов’язкову графу «Кількість аркушів у справі (томі, частині)», в якій зазначається кількість аркушів, що містять записи про реєстрацію наказів. Незаповнені (чисті) аркуші під час підготовки журналу для архівного зберігання не враховують і в описі не вказують.
У разі, коли у журналі буде пронумеровано сторінки, то під час підготовки журналу для архівного зберігання необхідно буде провести нумерацію аркушів, при цьому раніше проставлені номери сторінок закреслити.
Щоби уникнути закреслень, подвійної роботи (нумерація у поточному діловодстві, а потім під час підготовки журналу як окремої справи для архівного зберігання) та дотриматися архівних вимог стосовно оформлення справ, доцільно у поточному діловодстві нумерувати аркуші журналів реєстрації наказів, а не сторінки.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
