Помилка у документі може коштувати не тільки додатково витраченого часу, а й призвести до втрати його юридичної сили. Контролюйте документи до того, як їх побачить керівник, щоб не потрапити в незручну ситуацію і не пропустити помилку за межі компанії. Що і як перевіряти в документах — розповідає експерт.
Чи то поспіх, чи то надмірна впевненість можуть зіграти злий жарт: надрукований документ керівник повертає. Ситуація неприємна, особливо, якщо на помилку вказав представник іншого підприємства. Що перевірити в документі, перш ніж покласти його до теки «На підпис», розглянемо у статті.
Бланк документа
Зверніть увагу, чи відповідає вид документа бланку.
Для виготовлення листів використовують бланк листа, для інших документів — загальний бланк.
Крім того, є бланки конкретного виду документа — наприклад, наказу.
До відома!
На практиці часто доповідну записку оформлюють на бланку для листів, а листи — на загальному бланку підприємства, що неправильно.
Береги, інтервали, вирівнювання, абзацні відступи
Відповідно до Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003» береги документів мають бути не менше: 30 мм — лівий, 10 мм — правий, 20 мм — верхній та нижній; абзацні відступи — 1,25 см. Міжрядковий інтервал: у тексті документа — 1-1,5, між текстом і додатком — 2, між текстом і підписом — 3. Вирівнюємо сторінку по ширині аркуша.
Визначте, кому доцільно доручити табельний облік, адаптуйте форму табеля під потреби підприємства, заповніть табель без помилок, навіть якщо працівники працюють за режимом, відмінним від звичайного, та правильно оберіть позначки для неявок
Нумерація сторінок
Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега документа на відстані не менше 10 мм від верхнього краю аркуша, починаючи з другої сторінки.
Шрифт
У діловодстві використовують поширені шрифти, наприклад Times New Roman, Arial, 12, 13, 14-го кеглів.
Загалом у документах 32 реквізити. Перевірте, чи відповідає склад і оформлення реквізитів вимогам до конкретного виду документа.
Фактичний матеріал
Перевірте прізвище, ім’я, по батькові, посаду адресата і звертання до нього. Уточніть посаду керівника. З’ясуйте, чи не відбулося кадрових змін на підприємстві. Обов’язково перевірте найменування структурних підрозділів, прізвища, імена, по батькові працівників, назви підприємств, власні імена, терміни й абревіатури. Переконайтеся, що посилання на документи й нормативні акти актуальні.
Мова і стиль
Перевірте орфографію і пунктуацію в тексті документа, виправте стилістичні помилки.
Типові помилки в текстах документів і як їх виправити
Резюме
1. Передусім перевірте, чи правильно оформлені реквізити, які впливають на юридичну силу документа.
2. Перевірте найменування структурних підрозділів, прізвища, імена, по батькові працівників, назви підприємств, власні імена, терміни й абревіатури. Виправте стилістичні помилки.
3. Не виходьте за межі допустимого втручання в текст документа, щоб не спотворити його зміст і не створити конфліктної ситуації.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
