Колеги, які ігнорують різноманітність носіїв листів і не враховують їх особливостей, мають проблеми з формуванням справ. Дізнайтеся 5 типових помилок, які допускають секретарі, та їх наслідки. А головне — довідайтесь, як їх виправити.
Листування — справи на паперовому та електронному носіях. Якщо не контролювати на якому носії воно відбувалось, швидко знайти оригінал потрібного листа неможливо. Тим паче подати історію листування керівнику за його запитом.
Ознайомтесь, які основні 5 помилок допускають колеги. Вчіться на чужих помилках.
Помилка 1. Вважати оригіналами роздруковані електронні листи
Секретарі та працівники канцелярій роздруковують електронні листи, ставлять на них штамп «вхідні» та називають їх оригіналами. Це неправильно. Така роздруківка, так само як і сканкопія паперового листа, не має юридичної сили. Оригінал паперового листа — це лист, який власноруч підписав керівник. А оригінал електронного листа — файл з електронним цифровим підписом (ЕЦП).
Як виправити. Не роздруковуйте електронних листів. Електронні листи, підписані ЕЦП, зберігайте в електронному вигляді. Тоді вони є оригіналами і мають юридичну силу. Ураховуйте носії документів, коли формуєте справу «Листування». У ній можуть бути і паперові листи, й електронні, записані на зовнішній носій.
Перевіряйте юридичну силу документа і достовірність ЕЦП, коли надходить лист. Незалежно від носія у листах перевіряйте правильність адресування, бланк, оригінальний підпис і додатки.
Якщо ви отримали лист, підписаний посиленим кваліфікованим ЕЦП, зареєстрованим у спеціально акредитованому засвідчувальному центрі, перевірте справжність сертифіката електронного підпису. Як саме це робити, залежить від програмного забезпечення, яке є на підприємстві. Найліпший варіант — автоматична перевірка, коли програма сама перевіряє підпис без вашої участі. Якщо такої можливості немає, використовуйте інтернетсервіси.
Щоб перевірити, завантажте на сайт лист, підписаний ЕЦП, або файл ЕЦП. Після того як введете код, програма видасть результат.
Помилка 2. Ігнорувати графи «Носій» у журналі реєстрації
Документи реєструють за встановленою на підприємстві формою в Журналі реєстрації вхідних документів. Паперові та електронні листи враховують на загальних підставах. У графі «Носій» у реєстраційному журналі часто забувають вказати, на якому носії надійшов лист — паперовому чи електронному. На юридичну силу документа і на формування справи ця помилка не впливає. Зате згаєте час і сили, якщо вам доручать негайно знайти й надати шефу потрібний лист. Якщо обсяг листування великий, то у справі багато паперових і електронних документів, тобто знайти лист швидко неможливо.
Як виправити. Проставляйте позначку про носія документа в реєстраційній формі. Позначка вкаже, що оригінал міститься у віртуальному просторі, а не в папці на полиці.
Журнал реєстрації вхідних документів з відмітками про носії інформації
Визначте, кому доцільно доручити табельний облік, адаптуйте форму табеля під потреби підприємства, заповніть табель без помилок, навіть якщо працівники працюють за режимом, відмінним від звичайного, та правильно оберіть позначки для неявок
Помилка 3. Змішувати документи на різних носіях і подання їх на розгляд керівнику
Помилка виникає, коли керівник розглядає вхідний лист. Часто менеджери консервативні: одні воліють працювати лише з паперовими листами, інші — тільки з електронними. Ось і доводиться або роздруковувати електронні листи і класти їх у папку «На підпис» разом із паперовими, або, навпаки, сканувати паперові й надсилати їх шефу разом з електронними.
Правилам діловодства це не суперечить, на формування справи не впливає, коли розміщуєте у справах листи в оригінальному варіанті.
Після роздрукування і сканування кількість листів подвоюється, причому оригінал у вас буде на одному носії, а резолюція на іншому.
Як виправити. Працюйте з електронними документами в електронному просторі, а з паперовими — офлайн.
Помилка 4. Переписувати резолюції з паперових листів у СЕД
Секретар отримує листа з резолюцією керівника, доводить завдання до виконавця в тій формі, яку заведено на підприємстві. Наприклад, часто систему електронного документообігу (СЕД) підприємства використовують як електронний журнал реєстрації з розширеними функціями. Секретар вносить у нього всі листи, сканкопії паперових листів, а директор розглядає їх тільки в паперовому вигляді й віддає секретарю з резолюцією. Секретар переносить резолюції в СЕД і розсилає завдання. Для формування справи така помилка небезпечна тим, що замість оригіналу листа у справі міститься його копія з резолюцією на іншому носії.
Як виправити. Працюйте з листом у тому вигляді, в якому його оригінальний примірник. Переконайте шефа, який віддає перевагу паперовим роздруківкам електронних документів, диктувати резолюції телефоном. Ви зі свого комп’ютера одразу створите і надішлете завдання виконавцю. Так один процес не робитимете двічі.
Помилка 5. Нехтувати принципом «запит — відповідь»
Часто ваші колеги формують листування у справу не за принципом «запит — відповідь», а як вхідні-вихідні листи. Тоді історію листування спочатку шукають у журналах реєстрації, а потім збирають по папках. А це довгий процес.
Як виправити. Формуйте листування за принципом «запит — відповідь», тобто за листом-запитом підшивайте відповідь на нього. Якщо надійшла реакція на відповідь, то новий лист підшийте після відповіді. Тоді історію листування з питання швидко знайдете. Коли реєструєте листа-відповідь у журналі обліку листів, позначте, якого запиту він стосується (Таблиця). Якщо виконавець працює в СЕД, то відповідь із запитом з’єднується автоматично.
Принцип «запит — відповідь» стосується й паперових, й електронних листів. Якщо паперові підшивають у папку-реєстратор або швидкозшивач, то електронні файли теж уміщують у віртуальну папку в СЕД або в локальній мережі. Файли вибудовують також у порядку запитів. Формувати електронну справу з листуванням набагато легше, оскільки всередині головної папки «Листування» можна створити безліч папок з історіями. Тема папки — дані листа-запиту.
Коли закінчиться рік, справу з листуванням надсилають на зберігання. Зберігають листування або в архіві підприємства, якщо він приймає справи з п’ятирічним строком зберігання, або в канцелярії, або у приймальні. Повністю справи з листуванням оформляти не потрібно. У паперових папках перевірте хронологію, видаліть непотрібні копії та чернетки, розшукайте і підшийте оригінали тощо. Електронні листи запишіть на зовнішній носій інформації, вкладіть у файл і підшийте в папку з паперовими документами.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
