— А як ви реєструєте накази?
Це запитання ставлю кадровикам, секретарям, офіс-менеджерам, що приїжджають на Курси підвищення кваліфікації від нашого напряму Експертус Кадри.
Курси проводимо раз на два місяці, тобто шість разів на рік. У кожній групі — 50 осіб. Я викладаю на Курсах модуль про документування і роблю це впродовж 12 років. Тож маю відповіді 50 × 6 × 12 = 3600 фахівців на запитання про реєстрацію.
Якщо перевести у відсотки, вийде така картина:
| Спосіб реєстрації | Кількість фахівців, що використовують спосіб |
|---|---|
| Реєструю в паперовому журналі, роблю запис від руки | 35% |
| Реєструю в автоматизованій системі (1С, Парус, Медичні кадри України тощо). Система сама формує електронний реєстр наказів | 55% |
| Реєструю у файлі Excel (Word), раз на місяць/квартал/рік роздруковую реєстр | 10% |
Зазвичай запитання про реєстрацію пожвавлює атмосферу в аудиторії, бо зачіпає за живе. Одразу чую зустрічні запитання: «А можуть бути реєстраційні номери через дріб: 111/1, 111/2…?», «А що робити, коли зарезервували номер, а наказ не видано?», «Як часто треба роздруковувати реєстри наказів, що веду в файлі Excel/Word?»
І нарешті одвічне — «Чи можна продовжити журнал реєстрації на наступний рік, якщо в ньому половина вільних сторінок, чи треба обов’язково завести новий журнал?».
Спочатку відповім коротко:
- Реєстраційні номери через дріб — неправомірні, але є спосіб пояснити, як такий номер узагалі трапився.
- Невикористаний номер у журналі — хиба, але не злочин. За це вас точно не оштрафують, але соломку підстелити треба.
- Реєструвати накази у файлі Excel/Word не можна.
- Журнал із вільними сторінками можете продовжити, але нумерацію розпочніть із №….
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
