Щороку відділ кадрів готує до архівного зберігання особові картки звільнених працівників за відповідний рік (після закінчення строку зберігання в поточному діловодстві). Яких правил слід дотримуватися при цьому, — детально у статті.
Цінність документа — це основна властивість, від якої залежить строк зберігання того чи того документа. Усі документи, які готує кадровик, мають різні строки зберігання. Усіх строків не запам’ятати. Та й не потрібно. Відтепер «під рукою» надійний онлайн-сервіс «Строки зберігання документів».
Законодавство не встановлює вимог до нумерації сторінок журналів реєстрації наказів. Як правильно нумерувати журнали реєстрації наказів? Як унести виправлення, якщо раніше велася неправильна нумерація сторінок у журналі?
Для більшості документів реєстрація — обов’язковий етап життєвого циклу. Службовий документ, отриманий підприємством або створений ним, зокрема для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду організації з моменту його реєстрації.
Окрім щорічних основної та додаткових відпусток, працівникам можуть надаватися додаткові відпустки, порядок та умови надання яких визначено колективним договором підприємства. Це може бути, приміром, додаткова відпустка за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці, але професії, за якими надається така відпустка, до Списку не включені. Розберімося, до якої групи наказів залежно від строків зберігання слід віднести накази про надання такої відпустки.
Листки непрацездатності, які працівники надають роботодавцю для отримання допомоги з тимчасової непрацездатності, мають певний час зберігатися в установі. А чи передбачено конкретні строки зберігання листків непрацездатності, розгляньмо далі.
Трудові договори належать до категорії документів, які зберігаються 75 років як в організаціях, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (НАФ), так і в організаціях, у діяльності яких документи НАФ не створюються.
Згідно зі статтею 10 Закону України «Про відпустки» роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам. Зручним обліковим документом слугує Журнал обліку відпусток.
У сховищах архіву підприємства прокладають сховану електропроводку та застосовують напівгерметичну освітлювальну арматуру. Світильники, електрощити й розподільні пристрої мають бути закритого виконання. Розподільні електрощити, запобіжні пристрої й рубильники встановлюють тільки поза сховищами. Все електрообладнання забезпечують заземленням.
Як створити оптимальні умови для зберігання архівних документів? Які вимоги для обладання архіву підприємства? З яких приміщень складається архів підприємства?
