Листки непрацездатності, які працівники надають роботодавцю для отримання допомоги з тимчасової непрацездатності, мають певний час зберігатися в установі. А чи передбачено конкретні строки зберігання листків непрацездатності, розгляньмо далі.
Значну частину коштів Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (ФСС з ТВП) витрачає на фінансування допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю і пологами застрахованим особам.
Органи Фонду соціального страхування (ФСС) контролюють правомірне (цільове) використання страхових коштів. Ревізори перевіряють підтвердні документи за звітні періоди не тільки поточного, а й попередніх років, за які не проводили перевірки. Перевіряти можуть і більше ніж за три роки, що передбачено спеціальним законодавством.
Допомогу з тимчасової непрацездатності та у зв’язку з вагітністю і пологами підприємство нараховує на підставі листка непрацездатності (далі — лікарняний). Інспектори ФСС ретельно перевіряють не лише розрахунки цих видів допомоги, а й порядок заповнення лікарняних.
Тому керівник підприємства має забезпечити збереження документів, які підлягають перевірці, зокрема й лікарняних.
З погляду бухгалтерського обліку, листок непрацездатності є первинним документом.
Первинні документи — це документи, створені у письмовій або в електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення (п. 2.1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88).
Підприємство має самостійно забезпечувати належне зберігання первинних документів протягом встановленого законодавством строку (п. 7 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV; далі — Закон № 996).
Первинні документи і додатки до них, які фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах, зберігають 3 роки, але з приміткою «за умови завершення перевірки» (ст. 336 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5; далі — Перелік).
Якщо виникають спори (суперечки), порушують кримінальні справи, а суди відкривають провадження у справах, — документи зберігають до ухвалення остаточного рішення.
Оскільки підставою для виплати допомоги та використання коштів ФСС є належно оформлений лікарняний (п. 1 ст. 31 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-ХІV), то листки непрацездатності зберігають до проведення перевірки за коштами ФСС з ТВП.
У пункті 739 Переліку передбачено ведення Журналу реєстрації листків непрацездатності. Строк його зберігання — три роки після закінчення журналу.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
