Відмова програмного забезпечення не може бути поважною причиною невчасного оформлення звільнення працівника та повідомлення ДФС про прийнятих працівників. Тим більше, що у кадровика є вся необхідна інформація та наявні можливості для оформлення цих процедур.
Приймаємо та звільняємо працівників без 1С:Підприємство
Роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку і провести з ним повний розрахунок (ч. 1 ст. 47 Кодексу законів про працю України; КЗпП).
При затримці видачі трудової книжки з вини роботодавця працівникові сплачують середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. При чому днем звільнення в такому разі вважають день видачі трудової книжки (п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту України від 29.07.93 № 58).
Інших винятків, окрім випадку, коли працівник відсутній на роботі в день звільнення, законодавство про працю не містить.
Якщо на підприємстві накази з кадрових питань (у т. ч. про прийняття та звільнення) формують та роздруковують за допомогою програмного забезпечення 1С:Підприємство, підготуйте наказ одним з наведених способів:
- за можливості доступу до Інтернету з інших пристроїв (наприклад, мобільного телефону) завантажте форму наказу (П-1) та заповніть її в програмі Microsoft Word;
- за допомогою програмного забезпечення Microsoft Office оформіть наказ за формою, відмінною від типової, в якому мають бути усі показники, передбачені відповідною типовою формою.
- у разі виходу з ладу всіх комп’ютерів — оформіть наказ вручну.
Вам стане у пригоді:
При звільненні працівника йому мають виплатити грошову компенсацію за всі невикористані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину-інваліда з дитинства підгрупи А I групи (ч. 1 ст. 24 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР). Порахувати кількість днів невикористаних відпусток (днів відпусток, наданих в рахунок невідпрацьованого часу), за які необхідно виплатити компенсацію (утримати з заробітної плати працівника), допоможе інформація у відповідному розділі особової картки П-2 (особової картки державного службовця).
Повідомляємо ДФС про прийняття працівника без програмного забезпечення M.E.Doc
Повідомлення про прийняття працівника на роботу, яке роботодавці подають до територіальних органів ДФС до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором, окрім подання за допомогою засобів електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису (програмне забезпечення M.E.Doc), можна подати:
- на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
- на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами (постанова КМУ від 17.06.2015 № 413).
Тому і в цій ситуації є можливість виконати норму законодавства, незважаючи на відмову програмного забезпечення. До речі, якщо готуєте повідомлення ДФС на паперових носіях, оформіть супровідний лист до повідомлення.
Форму повідомлення можна завантажити за допомогою іншого пристрою (мобільного телефону). Утім, радимо роздрукувати основні бланки документів, що використовуєте в роботі, щоб в аналогічних ситуаціях в майбутньому не потрібно було шукати пристрої та веб-сайти, з яких можна завантажити необхідний документ.
І на майбутнє...
Кібератака, вчинена на корпоративні мережі і мережі органів державної влади 27.06.2017, ще раз вказує на необхідність для роботодавця дотримуватися правил кадрового діловодства та дублювати всі електронні документи, зокрема з кадрових питань, на паперових носіях. Порушення цих норм призводить до неможливості оформлення кадрових процедур у разі відмови програмного забезпечення, що призводить, зокрема, до порушення трудових прав працівників та може стати причиною їх судових позовів у майбутньому і, як наслідок, фінансових санкцій.
P. S. Чекаємо ваших коментарів на сторінці «Гаряча лінія кадровика» у 
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
