Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом (далі — роботодавець) за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводяться до відома всіх працівників (ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки та ст. 79 Кодексу законів про працю України; далі — КЗпП).
Конкретний період надання щорічних відпусток у встановлених графіком межах узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Якщо працівник звертається до роботодавця із заявою про надання щорічної основної відпустки або її частини в інший термін, ніж це передбачено графіком відпусток, роботодавець може погодитися з проханням працівника, але має й право відмовити у задоволенні прохання. Без згоди роботодавця працівнику не може бути надано щорічну відпустку поза межами, обумовленими графіком.
Розглянемо ситуацію, коли відпустка надається раніше запланованого графіком відпусток терміну.
Отримуємо від працівника заяву про надання відпустки
Оскільки при розгляді звернення про отримання відпустки поза графіком роботодавець має враховувати обставини, які виникли у працівника, запропонуйте йому викласти їх у заяві про надання відпустки.
Керівник підрозділу і працівник кадрової служби погоджують заяву про надання відпустки
Доцільно, аби заяву про надання відпустки поза графіком було погоджено безпосереднім керівником працівника та кадровою службою.
Внутрішнє погодження документів в організації оформлюють за допомогою реквізиту «Віза» (п. 5.25 Національного стандарту України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163–2003).
За свою суттю віза — це «управлінський» реквізит. Мета візування — довести до відома керівника згоду посадової особи зі змістом документа або інформацію, на яку має зважати керівник, приймаючи те чи те управлінське рішення
Візуючи заяву, керівник підрозділу може вказати, що надання відпустки у бажаний для працівника термін може зашкодити інтересам організації. Якщо заперечень немає, візу оформлюють з дозволом надати відпустку.
Для працівника кадрової служби візування заяви — зручний спосіб повідомити керівнику організації, чи взагалі можливе надання відпустки у термін, про який просить працівник, з урахуванням дати початку відповідного робочого року.
Передаємо заяву на розгляд керівнику організації
Заяву щодо надання відпустки у термін, про який просить працівник, має бути передано на розгляд керівнику організації.
Керівник організації накладає резолюцію на заяві працівника
Рішення щодо можливості надання відпустки поза графіком керівник зазначає у резолюції на заяві працівника.
У разі згоди керівника організації на надання відпустки готуємо проект наказу про надання відпустки
Якщо керівник організації надав згоду на надання відпустки поза графіком, кадрова служба готує проект наказу про надання відпустки.
Накази про надання відпусток оформлюють за типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату України від 05.12.2008 № 489, або за формою, відмінною від типової, за умови збереження всіх необхідних показників, передбачених типовою формою.
Вкажіть, що підставою для видання наказу є заява працівника.
Візуємо проект наказу у керівника підрозділу та передаємо на підпис керівнику організації
Не забудьте, що до передання проекту наказу на підпис керівнику організації документ має завізувати керівник підрозділу, в якому працює працівник. Це передбачено типовою формою № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».
Реєструємо наказ та ознайомлюємо з ним працівника
Після підписання наказу зареєструйте його у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання.
Ознайомте працівника з наказом під особистий підпис.
Долучаємо наказ до справи
Після реєстрації та ознайомлення працівника з наказом долучіть оригінал наказу до справи «Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання» (за поточний рік).
Передаємо копії наказу до бухгалтерії і табельнику
Копії наказу про надання відпустки передайте до бухгалтерії та працівнику, відповідальному за ведення обліку використання робочого часу в підрозділі.
Відображаємо надання відпустки поза графіком у графіку відпусток
Якщо запланований період відпустки не збігається з фактичним, слід відобразити це у графіку відпусток.
У графах, передбачених для внесення інформації про перенесення відпустки, зазначте підставу для перенесення й нову узгоджену сторонами дату відпустки.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
